Protokollet ska skrivas under av den som skrivit protokollet (protokollföraren), bolagsstämmans ordförande samt den eller de som bolagsstämman utsett för att justera/granska protokollet (justerarna). Årsstämmoprotokoll - Årsstämma på distans (per capsulam) ska användas när årsstämman har hållits på distans genom så kallat per capsulam-förfarande.

Årsstämmoprotokoll är till för att dokumentera vilka beslut som tagits av aktieägarna vid årsstämman, till exempel godkännande av årsredovisning och utseende av styrelseledamöter.

Varför är det viktigt med Årsstämmoprotokoll?

Eftersom bolag är skyldiga enligt lag att låta aktieägarna samlas en gång per år för en årsstämma är det viktigt att dokumentera att så har skett genom ett per capsulam-förfarande. Protokollet anger också vilka beslut som har fattats av aktieägarna så att det är tydligt för alla berörda. För att registrera vissa beslut hos Bolagsverket krävs att en kopia av protokollet skickas in till Bolagsverket. 

Vilka är de vanliga fallgroparna?

Vid per capsulam-förfarande är det viktigt att samtliga aktieägare godkänner protokollet för att besluten ska anses giltiga. Det är också bra om samtliga aktieägare undertecknar protokollet, men det är inte strikt nödvändigt.