Vad är allmänna villkor? 

Allmänna villkor finns oftast på din webbplats eller bifogas beställningsformulär, ordrar, offerter eller olika avtal om köp av tjänster. De är skrivna generellt för att kunna gälla för alla avtal som du ingår med dina kunder. Därför omfattar de normalt inte detaljer som pris eller exakt vilka produkter som beställs. Sådana detaljer avtalas individuellt med varje kund och dokumenteras vanligtvis i ett beställningsformulär eller i en e-postbekräftelse. Kunden behöver normalt inte underteckna villkoren, men bör bekräfta att de har godkänt dem som en del av beställningsprocessen. 

Vad används allmänna villkor till?

Allmänna villkor bör användas när du tillhandahåller tjänster till företag, alltså inte konsumenter. Villkoren gäller för alla tjänster som ditt företag tillhandahåller till kunder. Du kan avtala om ändringar från fall till fall, men om du ofta behöver förhandla de juridiska villkoren med dina kunder bör du överväga att använda ett tjänsteavtal i stället. Det kan självklart kompletteras med allmänna villkor.

Därför är allmänna villkor viktiga

Genom att använda allmänna villkor för dina tjänster slipper du att förhandla avtalsvillkoren med varje enskild kund. Det sparar inte bara tid och juridiska kostnader, utan gör också säljprocessen smidigare. 

Allmänna villkor täcker flera viktiga juridiska områden, bland annat följande: 

• tjänsteleverantörens maximala ansvar;

• hur tjänsterna avslutas eller avbryts och vad som händer då;

• äganderätten till immateriella rättigheter som skapas genom, eller används i samband med, tillhandahållandet av tjänsterna. 

• kundens skyldigheter efter köpet av tjänsten;

• dessutom kan villkoren användas för att ge kunden viktig information, till exempel:

• hur kunden kontaktar ditt företag;

• hur kunden lämnar in ett klagomål; och

• hur kunden ska betala för tjänsterna.

Vanliga fallgropar i allmänna villkor

Det finns flera lagar som skyddar konsumenter när de köper från näringsidkare, men de gäller inte om du tillhandahåller tjänster till andra bolag.

I vissa fall kan allmänna villkor användas tillsammans med andra policyer och villkor. Därför är det viktigt att villkoren inte strider mot andra villkor eller policyer, eftersom det kan skapa förvirring och leda till juridiska problem. 

En vanlig fallgrop är att de allmänna villkoren inte speglar företagets faktiska verksamhet, alltså att de inte är anpassade till de risker och situationer som företaget normalt möter. När du tar fram dina villkor bör du därför gå igenom dem noggrant och bedöma om varje villkor fungerar i de situationer som ditt företag faktiskt kan ställas inför.

Ett annat vanligt misstag är att villkoren inte ger tillräcklig flexibilitet för att ändra omfattningen eller prissättningen av tjänsterna. Villkoren bör innehålla en tydlig process för hur ändringar av tjänsterna ska avtalas. Processen bör ge leverantören möjlighet att godkänna ändringen och att ange ett nytt pris för tjänsterna som följd av ändringen. Ett leverantörsvänligt avtal bör också ge leverantören rätt att föra vidare kostnadsökningar som uppstår i samband med att tjänsterna tillhandahålls. Om detta saknas kan leverantören tvingas fortsätta leverera tjänsterna med förlust.

Även om avtalet ger flexibilitet att avtala om ändringar kan det uppstå situationer där relationen mellan parterna behöver avslutas. Ett leverantörsvänligt avtal bör ge leverantören rätt att säga upp avtalet vid ett väsentligt avtalsbrott, till exempel om kunden inte betalar avtalade avgifter. Det är också viktigt att avtalet kräver att kunden betalar alla utestående kostnader för utfört arbete vid tidpunkten för uppsägningen. Dessa villkor bör också ses som viktiga delar i varje specifikt tjänsteavtal som du kan ha med dina kunder.