Tjänsteavtal – B2B

När ska du använda ett tjänsteavtal?

Ett tjänsteavtal anger alla kommersiella villkor för hur tjänsterna ska tillhandahållas. Det omfattar en beskrivning av tjänsterna, kostnaden för tjänsterna och tidsplanen för leverans. Det bör också innehålla skydd för båda parter om något går fel.

Varför är ett tjänsteavtal viktigt och varför ska du använda ett tjänsteavtal?

Ett tjänsteavtal dokumenterar vad parterna har kommit överens om. Att använda ett tjänsteavtal skyddar både kunden och tjänsteleverantören. Utan ett sådant är risken stor att parterna hamnar i oenighet om de kommersiella villkoren.

Ett tjänsteavtal skyddar också parterna genom att innehålla:

• ett tak för varje parts totala ansvar;

• undantag som innebär att parterna inte ansvarar för vissa typer av förlust, till exempel utebliven vinst eller goodwill;

• en mekanism för att säga upp avtalet;

• processer för att dela och hantera personuppgifter som delas mellan parterna; och

• en force majeure-klausul som gör det möjligt att säga upp avtalet utan att någon part bär skuld om det inte längre är möjligt att tillhandahålla tjänsterna.

Vanliga fallgropar i ett tjänsteavtal

Det är viktigt att tänka på vem tjänsterna ska tillhandahållas till när du väljer vilket avtal som ska användas för leverans av tjänster. Ett vanligt misstag vi ser är att företag försöker anpassa ett tjänsteavtal som ursprungligen skrevs för tjänster till konsumenter, i stället för till företag. I Storbritannien har konsumenter (det vill säga privatpersoner som agerar för ändamål utanför näringsverksamhet) rätt till olika konsumentskyddsregler som inte gäller i affärsrelationer mellan företag. Om du missar de här skillnaderna kan det försämra din position som leverantör väsentligt.

Ett annat vanligt misstag är bristande flexibilitet att ändra tjänsternas omfattning eller prissättning. Avtalet bör innehålla en tydlig process för att komma överens om ändringar i de tjänster som ska tillhandahållas. Den processen bör ge leverantören full rätt att avgöra om ändringen ska accepteras och möjlighet att lämna ett nytt pris för tjänsterna till följd av ändringen. Ett leverantörsvänligt avtal bör också göra det möjligt för leverantören att föra vidare eventuella kostnadsökningar som är kopplade till leveransen av tjänster. Om detta inte regleras kan leverantören bli tvungen att fortsätta tillhandahålla tjänster med förlust.

Även om avtalet innehåller flexibilitet för att komma överens om ändringar kommer det att finnas situationer där det blir nödvändigt att avsluta relationen mellan parterna. Ett leverantörsvänligt avtal bör ge leverantören rätt att säga upp avtalet vid ett väsentligt avtalsbrott eller utebliven betalning av avgifter. Det är också avgörande att avtalet kräver att kunden betalar alla utestående avgifter för arbete som har utförts när uppsägningen sker.

Slutligen måste ansvarsbegränsningarna i tjänsteavtalet anpassas till värdet av de tjänster som tillhandahålls. Ofta använder företag gamla mallar och glömmer att justera ansvarstaket så att det motsvarar tjänsternas värde. Om du inte inkluderar ett proportionerligt ansvarstak utsätter du leverantören för onödig risk utan någon kommersiell fördel.