Omstrukturerar du ditt team i Storbritannien? Så gör du

Fördelar med en effektiv omstrukturering

En omstrukturering kan ge många fördelar, bland annat:

✅ Att effektivisera processer och ta bort föråldrade roller genom uppsägningar på grund av arbetsbrist kan förbättra den operativa effektiviteten avsevärt.

✅ Omstrukturering leder ofta till kostnadsbesparingar genom att resurser omfördelas mer effektivt.

✅ Den gör det möjligt för din organisation att anpassa personalstyrka och resurser efter nuvarande strategiska mål.

✅ Genom att omstrukturera kan du snabbt anpassa dig till marknadsförändringar och behålla konkurrenskraften.

✅ Den ger dig möjlighet att ompröva roller och ansvarsområden så att alla har en position där deras kompetens och styrkor används på bästa sätt.

Definiera mål och omfattning

När du ska omstrukturera är det avgörande att identifiera dina mål. Det lägger grunden för alla beslut och åtgärder som följer i omstruktureringen av ett team.

Tydligt definierade mål ger riktning i förändringen och säkerställer att varje del av omstruktureringen ligger i linje med organisationens övergripande mål, oavsett om det gäller ett företag eller en koncern.

Vilka mål kan vara relevanta?

Oavsett om syftet är att öka effektiviteten, anpassa verksamheten till marknadsförändringar, hantera kostnader eller driva innovation gör tydliga mål det möjligt att ta fram en träffsäker strategi.

Mål underlättar kommunikationen med intressenter

Mål hjälper dig också att kommunicera med de intressenter som påverkas direkt eller indirekt, bland annat genom att:

1) Ge dem en tydlig förklaring till förändringarna

2) Hjälpa dig att mäta om omstruktureringen lyckas

3) Säkerställa att resurser fördelas optimalt för att stödja önskade resultat

Därför är tydliga mål avgörande för att skapa en fokuserad, sammanhållen och effektiv omstruktureringsplan.

Målens omfattning i omstruktureringen

När du definierar målens omfattning i en omstrukturering avgör du vilka delar av organisationen som påverkas.

Därför behöver målen ha en tydlig avgränsning. Att avgränsa mål är till exempel grundläggande i all teamomstrukturering eftersom det skapar tydlighet och riktning för hela processen.

Genom att exakt definiera vad omstruktureringen ska uppnå kan du och din organisation anpassa strategin på rätt sätt. Omfattningen kan till exempel utgå från om målet är att förbättra:

1) Effektivitet

2) Minska kostnader

3) Svara på marknadsförändringar

4) Förbättra leveransen av tjänster

Som ett resultat kan en tydlig målomfattning hjälpa dig att anpassa omstruktureringsarbetet till verksamhetens bredare mål så att varje förändring bidrar meningsfullt till den övergripande visionen.

Planera omstruktureringen

När du tar fram en strategi för att omstrukturera ett team i Storbritannien bör fokus ligga på att anpassa organisationsstrukturen till de strategiska målen. 

Planen bör omfatta en genomgång av nuvarande roller, ansvarsområden och processer för att identifiera områden där tydliga förbättringar och viss omställning behövs.

Viktiga delar i planen

Viktiga delar i en omstruktureringsplan kan till exempel vara att bedöma kompetenser och kapacitet i teamet för att säkerställa att de matchar framtida operativa behov och vart verksamheten är på väg, att ta hänsyn till hur teknik och marknadstrender påverkar effektiviteten samt att identifiera eventuella luckor eller om roller behöver tas bort på grund av arbetsbrist.

Ta fram en tydlig roadmap

Den här planen och strategin för omstruktureringen bör beskriva en tydlig roadmap för övergången från nuvarande struktur till den önskade, med hänsyn till den tid och de resurser som krävs samt möjliga risker och åtgärder för att minska dem.

Det är också viktigt att bygga in flexibilitet i planen så att du kan hantera oförutsedda förändringar och säkerställa att omstruktureringen stödjer dina långsiktiga affärsmål. Samtidigt behöver du följa brittisk arbetsrätt och arbetsrätten i andra länder där dina medarbetare är bosatta, om det är relevant.

Tidslinje

När det gäller tidslinjen behöver du sätta en tydlig plan för när omstruktureringen ska genomföras. I det här skedet är det viktigt att balansera noggrannhet med effektivitet.

Vad bör tidslinjen innehålla?

Tidslinjen bör därför börja med en inledande analysfas där mål och konsekvenser identifieras tydligt.

Detaljerad planeringsfas

Därefter följer vanligtvis en detaljerad planeringsfas där strategier och resurser konkretiseras.

Juridiska överväganden

Därefter kommer de juridiska övervägandena in, särskilt kraven enligt brittisk arbetsrätt för ett företag baserat i Storbritannien.

Dessa bör integreras redan i de tidiga faserna.

Medarbetarkonsultation

Nästa fas omfattar konsultation med medarbetare när omstruktureringen är planerad och de juridiska aspekterna är på plats. Det här steget säkerställer transparens och att lagkraven för kommunikation med personalen följs, särskilt om uppsägningar på grund av arbetsbrist förväntas.

Genomförande

Därefter kommer genomförandet av omstruktureringen, med en tidslinje som ger utrymme för gradvisa övergångar, utbildning av personal och justeringar av roller där det behövs.

Uppföljningsperiod

Slutligen bör en uppföljningsperiod planeras efter genomförandet för att bedöma hur effektiv omstruktureringen varit och hantera eventuella oförutsedda konsekvenser som inte fångades upp fullt ut.

Hela processen kan sträcka sig över flera månader beroende på organisationens storlek och omstruktureringens komplexitet, där varje fas är tydligt avgränsad för att behålla fokus och ordning.

Resurser för omstrukturering

I samband med omstrukturering av ett team i Storbritannien behöver du bedöma vilka resurser som krävs för att genomföra omstruktureringen.

En omstrukturering kräver mycket resurser, särskilt när det gäller:

1. Finansiella resurser

2. Personalresurser

3. Tekniska resurser

Finansiella resurser

Finansiella resurser behövs särskilt för eventuella avgångspaket, juridisk rådgivning och utbildningsinsatser för kvarvarande eller nya medarbetare.

Personalresurser

Personalresurser spelar en avgörande roll och omfattar HR-avdelningens expertis i att hantera de juridiska och mellanmänskliga delarna av en omstrukturering samt att fördela personal till nya eller förändrade roller.

Tekniska resurser

Dessutom kan tekniska resurser behövas, framför allt om omstruktureringen innebär förändringar i teknik eller operativa processer. 

Därför är det avgörande att fördela och hantera dessa resurser effektivt för att säkerställa att omstruktureringsprocessen blir smidig, följer lagen och stör organisationens verksamhet så lite som möjligt.

Juridiska överväganden vid en omstrukturering

Ur ett juridiskt perspektiv måste du särskilt säkerställa att företaget följer brittisk arbetsrätt.

Det inkluderar bland annat att förstå regler om arbetsbrist, medarbetarnas rättigheter och kraven på konsultation.

Regelefterlevnad hjälper dig att undvika juridiska fallgropar

Den här regelefterlevnaden hjälper dig att undvika juridiska fallgropar och säkerställa att medarbetare behandlas rättvist. I Storbritannien innebär det till exempel att följa Employment Rights Act 1996, som reglerar förfaranden vid arbetsbrist, och Trade Union and Labour Relations (Consolidation) Act 1992, som beskriver kraven på kollektiv konsultation vid större uppsägningar på grund av arbetsbrist.

Använd tydliga och objektiva kriterier

Det hjälper dig som arbetsgivare, eftersom du måste använda tydliga och objektiva kriterier vid uppsägning på grund av arbetsbrist för att undvika diskrimineringsanspråk och säkerställa att urvalsprocesserna är rättvisa och transparenta.

Ge rätt uppsägningstid och ersättning vid arbetsbrist

Dessutom måste du, eller dina chefer, ge rimliga uppsägningstider och ersättning vid arbetsbrist enligt medarbetarnas anställningstid och ålder.

Konsultera medarbetare eller deras representanter

Det är också obligatoriskt att konsultera medarbetare eller deras representanter om planerna för omstruktureringen, särskilt när uppsägningar på grund av arbetsbrist ingår, så att de kan lyfta frågor och diskutera alternativ.

Om du inte följer dessa juridiska krav kan det leda till kostsamma rättstvister och skada företagets rykte.

Rådfråga en arbetsrättsjurist eller advokat

När du genomför en omstrukturering av ett team i Storbritannien är det avgörande att rådgöra med en arbetsrättsjurist för att säkerställa att alla åtgärder följer gällande arbetsrätt.

Arbetsrättsjurister kan till exempel ge dig expertstöd i att navigera komplexa juridiska krav, som regler kring arbetsbrist, rättvisa urvalsprocesser och skyldigheter kring konsultation med medarbetare.

De kan också hjälpa dig att identifiera juridiska risker och ge råd om bästa praxis för att minimera ansvar.

Medarbetarkonsultation

Enligt brittisk lag måste du som arbetsgivare informera och konsultera dina medarbetare om större förändringar på arbetsplatsen, särskilt om arbetsbrist kan uppstå.

"Inform and Consult"-fasen är en viktig juridisk och etisk skyldighet. 

Som arbetsgivare behöver du till exempel föra en meningsfull dialog med dina medarbetare om större förändringar på arbetsplatsen, särskilt när de kan leda till uppsägningar på grund av arbetsbrist.

Processen innebär att du tydligt kommunicerar skälen till omstruktureringen, den förväntade påverkan och eventuella föreslagna förändringar i roller eller anställningsvillkor.

Att erbjuda lönesänkningar

Enligt en nyligen genomförd studie säger 74 % av medarbetarna att de skulle acceptera en lönesänkning för ett nytt jobb med en stark kultur som främjar utveckling. 

Det tyder på att medarbetare kan vara villiga att stanna kvar med lägre lön så länge företaget håller moralen uppe och har en realistisk långsiktig tillväxtplan. Därför är detta något du bör överväga i processen.

Frivilliga uppsägningar på grund av arbetsbrist

Kom också ihåg att överväga frivilliga uppsägningar på grund av arbetsbrist för att undvika tvingande uppsägningar, och glöm inte att särskilda konsultationskrav gäller när 20 eller fler medarbetare sägs upp inom 90 dagar.

Ge dem möjlighet att framföra sina synpunkter

Medarbetare bör till exempel få möjlighet att lyfta sina farhågor, ställa frågor och ge feedback. 

Om omstruktureringen påverkar många medarbetare kan lagen kräva konsultation med fackföreningar eller valda arbetstagarrepresentanter för att säkerställa rättvis representation.

Konsultationen måste ske i god tro

Den här konsultationen måste genomföras i god tro, med en genuin avsikt att ta hänsyn till medarbetarnas input innan slutliga beslut fattas. 

Målet är att skapa transparens, minska osäkerhet och stärka känslan av delaktighet i organisationen under omställningen.

Informera och konsultera fackföreningar och relevanta branschorgan

Om det är relevant bör du involvera fackföreningar, relevanta branschorgan eller medarbetarrepresentanter i konsultationsprocessen.

Det beror på att fackföreningar bidrar med viktig expertis i arbetsrättsliga frågor och hjälper till att säkerställa att medarbetarnas kollektiva intressen representeras under förhandlingar, så att du kan följa lagen och skapa bättre relationer med personalen efter omstruktureringen.

Därmed bidrar deras insikter till välgrundade beslut och kan minska negativa effekter längre fram.

Dessutom stärker konsultation med fackföreningar förtroendet och transparensen i relationen mellan arbetsgivare och medarbetare, och visar att du tar medarbetarnas rättigheter och rättvisa arbetssätt på allvar.

Rättvisa urvalskriterier

När det gäller uppsägningar på grund av arbetsbrist är det avgörande att fastställa rättvisa urvalskriterier som en del av regelefterlevnaden, särskilt när arbetsbrist är aktuell. 

Dessa urvalskriterier bör vara objektiva, icke-diskriminerande och kommuniceras transparent till alla medarbetare.

Några av de vanligaste kriterierna är 

1. Kompetens och kvalifikationer

2. Resultat- och prestationshistorik

3. Närvarohistorik – exklusive frånvaro kopplad till funktionsnedsättning, graviditet/föräldraledighet eller andra lagligt skyddade skäl.

4. Disciplinär historik

5. Arbetslivserfarenhet

6. Kompetensbedömningar

7. Arbetsbelastning och ansvar

8. Anpassningsförmåga

9. Potential för framtida bidrag

Säkerställ att kriterierna inte diskriminerar indirekt

Som arbetsgivare bör du säkerställa att dessa kriterier inte indirekt diskriminerar någon skyddad grupp enligt UK Equality Act 2010. 

Det är också viktigt att tillämpa kriterierna konsekvent på alla medarbetare för att säkerställa rättvisa och hålla kursen mot dina mål.

Dokumentera i detalj

Processen bör dokumenteras noggrant och ge en tydlig motivering till de beslut som fattas. Den dokumentationen skyddar dig sedan mot eventuella juridiska utmaningar längre fram.

Därför rekommenderas du att rådgöra med juridiska experter eller HR-specialister för att säkerställa att du följer brittisk arbetsrätt.

Uppsägningstider

Det är avgörande att följa de juridiska kraven kring uppsägningstider.

Arbetsgivare är juridiskt skyldiga att ge berörda medarbetare tillräcklig uppsägningstid vid uppsägningar på grund av arbetsbrist.

Längden på uppsägningstiden

Längden på uppsägningstiden kan variera beroende på hur länge medarbetaren har varit anställd. 

Till exempel är minst en veckas uppsägningstid standard vid anställning mellan en månad och två år, en veckas uppsägningstid för varje anställningsår om personen varit anställd mellan två och tolv år, samt högst tolv veckors uppsägningstid vid anställning på tolv år eller mer i Storbritannien.

Undvik potentiella juridiska problem

Det är viktigt att följa dessa lagstadgade uppsägningstider för att undvika potentiella juridiska problem.

Anpassa era avtalsenliga uppsägningstider

Som arbetsgivare behöver du dessutom ofta säkerställa att era specifika avtalsenliga uppsägningstider motsvarar eller överstiger dessa minimikrav, inte understiger dem. 

Därför är det viktigt att du planerar och kommunicerar dessa uppsägningstider noggrant under omstruktureringsprocessen för att säkerställa en rättvis och transparent övergång för alla berörda.

Ersättning vid arbetsbrist

I Storbritannien är ersättning vid arbetsbrist en form av ekonomisk kompensation som ges till medarbetare som sägs upp eftersom deras roll blir övertalig.

Rätt till ersättning och nivå

Rätten till ersättning vid arbetsbrist baseras i allmänhet på sammanhängande anställning i minst två år.

Dessutom bestäms ersättningens storlek av flera faktorer. Det kan bland annat vara:

1) Medarbetarens ålder

2) Anställningstid

3) Veckolön.

Åldersbaserad ersättning

Medarbetare som är 41 år eller äldre får vanligtvis en och en halv veckolön för varje helt år de var 41 år eller äldre, en veckolön för varje helt år de var 22 till 40 år, och en halv veckolön för varje helt år de var under 22 år, där anställningstiden till exempel är begränsad till 20 år.

Lagstadgad maxgräns

Veckolönen omfattas också av en lagstadgad maxgräns som den brittiska regeringen uppdaterar med jämna mellanrum.

Du kan också erbjuda mer generösa villkor, men inte mindre än lagens miniminivå.

Därför behöver verksamheten känna till och följa dessa juridiska krav vid uppsägningar på grund av arbetsbrist.

Stöd till uppsagda medarbetare

Att ge stöd till medarbetare som sägs upp under en omstrukturering är en viktig del av att hantera övergången på ett omtänksamt och ansvarsfullt sätt. 

Det stödet kan ta olika former, till exempel outplacement-tjänster som hjälper medarbetare att hitta nya jobbmöjligheter, karriärrådgivning eller CV-workshops, samt tillgång till ekonomisk rådgivning – särskilt kring ersättning vid arbetsbrist och privatekonomi under arbetslöshet.

Omstrukturering kan påverka er negativt

Kom ihåg att en omstrukturering kan påverka företagets sociala anseende negativt, vilket i sin tur kan leda till lägre produktivitet bland de teammedlemmar som blir kvar.

Emotionellt stöd

Dessutom är det värdefullt att erbjuda emotionellt stöd genom rådgivningstjänster, eftersom arbetsbrist kan vara en stressande och utmanande upplevelse både för de som berörs direkt och för medarbetare som ser vänner och kollegor gå igenom processen.

Erbjud stödfunktioner

Genom att erbjuda dessa stödfunktioner hjälper du inte bara berörda medarbetare att gå vidare smidigare till nya roller eller karriärer, utan visar också att du tar medarbetarnas välmående på allvar även för dem som inte påverkas direkt – något som kan stärka moralen och hur den kvarvarande personalen uppfattar organisationen.

Utbildning och stöd

Det här är ofta ett förbisett alternativ. 

Till exempel kan kostnaden för att ersätta personal vara enorm, och att behålla befintlig kompetens för att fylla luckor i organisationen kan öka engagemanget, stärka moralen, bygga djupare lojalitet till företaget och höja produktiviteten.

Kort sagt: att erbjuda utbildning och stöd i roller till kvarvarande medarbetare skickar rätt signaler, samtidigt som du bevarar företagets rykte och kompetens efter att processen är slutförd.

Kulturpåverkan

Omstrukturering kan vara både positiv och komplex att ta sig igenom.

Därför bör du tänka igenom hur förändringarna påverkar företagskulturen och vidta åtgärder för att bevara eller förbättra den där det går.

Annars kan skadan från en omstrukturering, både externt och internt, bli större än fördelarna.

Förstå hur förändringarna påverkar organisationens ethos

Det innebär till exempel att förstå hur förändringarna påverkar organisationens värdegrund, värderingar och hur teammedlemmar interagerar och arbetar tillsammans. 

Om du till exempel nyligen har drivit ett större internt initiativ kring inkludering, bara några månader före omstruktureringen, kan detta uppfattas som motsägelsefullt. Det kan i sin tur minska förtroendet och försvaga effekten av de insatserna längre fram, beroende på tajmingen.

Därför kan en större omstrukturering förändra företagets etablerade normer och dynamik på fler oförutsedda sätt än du tror.

Kan leda till osäkerhet

Det kan leda till osäkerhet, lägre moral och motstånd mot förändring, vilket gör det svårare för omstruktureringen att nå de mål du satte från början.

Styr kulturförändringen aktivt

Därför är det viktigt att aktivt hantera och leda den kulturella övergången under den här perioden, så att kärnvärden och positiva delar av den befintliga kulturen bevaras eller till och med stärks. 

Omstruktureringen kan också vara positiv för den interna kulturen. Om ett av målen till exempel är att bli mer positiv och bättre på att lyfta fram framåtblickande idéer bör det kommuniceras tydligt.

Så gör du

Det kan uppnås genom effektiv kommunikation, att involvera medarbetare i förändringsprocessen och att säkerställa att nya strukturer, roller och processer ligger i linje med och stödjer den önskade organisationskultur du vill skapa.

Målet här är att skapa en välfungerande, anpassningsbar och positiv miljö som omfamnar nödvändiga förändringar och stärker känslan av enhet och syfte bland alla teammedlemmar.

Hälsa och välmående

Det är viktigt att uppmärksamma alla medarbetares mentala hälsa och välmående under den här utmanande perioden.

I samband med omstrukturering av ett team är det till exempel avgörande att prioritera medarbetarnas hälsa och välmående.

Om du sätter dig in i medarbetarnas situation är det här ofta en period som innebär osäkerhet och stress, vilket kan påverka deras mentala och emotionella välmående betydligt och minska produktiviteten både hos direkt berörda teammedlemmar och hos dem som inte är det. 

För att motverka den produktivitetsförlusten bör du proaktivt erbjuda stödresurser, som tillgång till rådgivningstjänster eller dagar för mental återhämtning. 

Det är viktigt att hålla kommunikationen öppen så att medarbetarna kan uttrycka oro och få trygghet.

Regelbundna avstämningar

Regelbundna avstämningar och en stödjande arbetskultur kan också bidra till att minska oro i betydande grad.

Ge tydlig information om förändringar

Tydlig information om förändringar och deras konsekvenser kan också kraftigt minska osäkerheten.

Se och hantera dessa aspekter

Att uppmärksamma och hantera dessa delar av välmåendet hjälper dig att stötta medarbetarna under övergången och bidrar till en mer motståndskraftig och anpassningsbar organisation efter omstruktureringen.

Se också det kompletterande avsnittet om social påverkan ovan.

Avslutande tankar om att omstrukturera ett team i Storbritannien

Det är viktigt att komma ihåg att varje organisations behov och förutsättningar är unika. Den här guiden bör därför anpassas efter situationen och ska inte ses som något som passar ord för ord för varje företag.

Dessutom är det viktigt att hålla dig uppdaterad om de senaste brittiska arbetsrättsliga reglerna och riktlinjerna, eftersom de kan förändras över tid.