Plattform för avtalshantering: den kompletta guiden

Därför har vi satt ihop den här guiden för att hjälpa dig att förstå vad avtalshantering innebär och vad programvara för avtalshantering online faktiskt gör – oavsett om du är nybörjare eller redan erfaren och vill ha fler tips för att införa en sådan lösning och förstå fördelarna bättre.

Till exempel kan en plattform för avtalshantering ses som en programvara eller plattform online som hjälper organisationer att skapa, följa upp och hantera sina avtal effektivt genom hela deras livscykel (kallas Avtalshantering) – från uppstart och avtalsutkast till förnyelse eller till och med uppsägning av avtal om projektet avslutas eller parterna går skilda vägar.

Det främsta målet med en plattform eller programvara för avtalshantering är därför att förenkla det komplexa som är kopplat till:

• Att hantera avtal

• Att göra det enklare att säkerställa efterlevnad

• Att övervaka deadlines

• Att hantera åtaganden

• och mer därtill.

Introduktion till plattformar och programvara för avtalshantering – vad är det?

En plattform för avtalshantering hjälper dig att automatisera rutinuppgifter kring dina avtal, till exempel dokumentlagring, deadlinepåminnelser, uppföljning av efterlevnad och mycket mer som vi går igenom nedan. 

Det minskar i sin tur kraftigt risken för fel i dina juridiska avtal. 

Och förbättrar samtidigt effektiviteten i verksamheten.

Det kan till exempel göra att företaget kan fokusera mer på strategiska beslut i stället för att fastna i de rutinmässiga administrativa uppgifter som följer med dem.

Dessutom ger plattformar för avtalshantering, som Miramis (tidigare Pocketlaw), dig en centraliserad plattform där all avtalsrelaterad information och metadata kan lagras och nås enkelt – vilket förbättrar samarbetet mellan alla dina avdelningar.

Så som du ser, oavsett om du är ett litet företag eller en stor verksamhet, hjälper den här programvaran online dig att få bättre kontroll över efterlevnad och bättre insyn i dina avtal.

Viktiga funktioner i en plattform för avtalshantering

Plattformar för avtalshantering ger dig många funktioner. Några av dem kan till exempel vara följande:

Avtalsarkiv

Med sitt Avtalsarkiv får du en säker och centraliserad databas där alla dina avtal lagras.

Det gör det enkelt att söka efter och hämta dokument från valfri tidsperiod när du behöver det.

Dokumenthantering

Funktionen för dokumenthantering gör att du kan skapa, lagra, redigera och hantera dina avtal och relaterade dokument.

Det här inkluderar också inbyggd versionshantering för avtal och dokument, vilket är en viktig komponent. Det säkerställer att den senaste versionen av ett dokument alltid är tillgänglig och att du enkelt och snabbt kan gå tillbaka till en tidigare version vid behov.

Arbetsflödesautomatisering

Med arbetsflödesautomatisering automatiseras processen för att skapa, godkänna, skicka och leverera avtal till dina kunder, anställda och leverantörer.

Det kan dessutom inkludera saker som notiser, påminnelser och automatisk vidarebefordran till rätt personer för godkännande innan något skickas ut.

Mall- och playbookbibliotek

Med mall- och playbookbibliotek får du förgodkända mallar och juridiska playbooks som hjälper dig att standardisera hur du skapar avtal, minska fel och sänka juridiska risker.

Vad är en juridisk playbook inom avtalshantering?

När det gäller avtalshantering ger en juridisk playbook dig en referensguide som beskriver följande:

• Processer

• Rutiner

• Bästa praxis

• Vilka juridiska team som ska användas

• Vilka som är avtalsansvariga

• Andra relevanta intressenter

Det säkerställer sedan konsekvens, efterlevnad och effektivitet i avtalshanteringsprocessen i hela organisationen – ett väldigt kraftfullt verktyg att ha.

Avtalshantering

Med en funktion för avtalshantering kan du enkelt, med bara några knapptryck, hantera varje fas i avtalets livscykel – från initiering via förhandling, godkännande och förnyelse till slutlig arkivering – i stor skala.

Efterlevnadshantering

Efterlevnadsdelen hjälper också dig och din organisation att säkerställa att era avtal inte bara följer interna policyer, riktlinjer och standarder utan även externa regelverk som ni omfattas av. 

Det kan till exempel innebära att övervaka villkor för att säkerställa att de uppfyller juridiska och regulatoriska krav, eller att använda färdiga mallar som har skrivits och juridiskt granskats av specialiserade jurister, redo för dig att använda direkt.

Signaturintegration

Att lägga till funktioner för digitala och elektroniska signaturer eller e-signering, så att dina avtal kan signeras säkert och snabbt online, kan också påskynda din signeringsprocess utan behov av fysiska dokument och traditionella bläcksignaturer som måste skickas tillbaka med posten.

Rapportering och analys

En annan fördel med en plattform för avtalshantering är att du får avancerade verktyg för att spåra och analysera avtalsdata. Den här funktionen kan till exempel hjälpa dig att analysera dina avtal i stor skala för att fatta mer välgrundade beslut framåt, samtidigt som den gör uppföljning av efterlevnad och revision mycket enklare än tidigare.

Åtkomstkontroll och säkerhet

Funktioner som kan styra vem som kan visa, redigera eller godkänna avtal är också ett måste. 

Det hjälper till att säkerställa att känslig information skyddas och att juridiska krav på efterlevnad uppfylls till 100 %.

Aviseringar och notiser

Automatiska aviseringar som informerar relevanta parter om viktiga datum, som avtal som löper ut och deadlines för förnyelse, så att inga kritiska deadlines missas, är också en nyckelfunktion som du kommer att uppskatta.

Hur har avtalshantering utvecklats genom åren?

Som du vet vid det här laget handlar avtalshantering om att skapa avtal, säkerställa att de följs och hantera eventuella problem som uppstår. 

Med tiden har därför sättet vi hanterar avtal på förändrats mycket – främst på grund av tekniska framsteg och nya regelverk som gjort processen mer juridiskt korrekt. Tiden då pappersblanketter skickades ut för att kunder skulle fylla i sina kreditkortsuppgifter och posta tillbaka dem är till exempel sedan länge förbi.

Avtalshanteringens tidiga dagar

I början gjordes alltså all avtalshantering manuellt. Man skrev avtal på papper och förvarade dem i stora arkivskåp. Det gjorde det svårt att hitta och uppdatera avtal på ett smidigt sätt, eftersom allt behövde göras personligen – eller via post – vilket vi alla vet tar mycket tid.

Den digitala eran

I dag är den tiden däremot långt borta, så pass att vi nu har ännu mer avancerade verktyg, som programvara för avtalshantering online, till exempel Miramis.

Den här programvaran online gör att personer i din organisation kan skapa, signera och hantera avtal på ett och samma ställe. 

Den låter också dina team sätta påminnelser om när avtal behöver granskas eller uppdateras, vilket gör det enklare för dem att arbeta tillsammans med avtal samtidigt – även om de sitter på olika platser runt om i världen.

Överlag har avtalshantering gått från att vara en väldigt manuell process till att bli en högautomatiserad sådan. Varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?

Varför behöver ett företag ens en plattform för avtalshantering?

Okej, så jag förstår funktionerna – men varför är en plattform för avtalshantering viktig för mitt företag när det gäller leveranser, kanske du frågar?

Jo, för att den hjälper dig att säkerställa att alla överenskommelser eller affärer som görs med andra företag – eller personer – hanteras korrekt.

Bara den här processen gör att du kan hålla koll på alla detaljer i ett avtal så att alla gör det de har kommit överens om – men ännu viktigare, i stor skala över tusentals dokument samtidigt.

Dessutom bidrar plattformar för avtalshantering också med:

Tydlighet och ordning

De kan till exempel hjälpa alla inblandade att snabbt och enkelt förstå villkoren tydligt, samtidigt som alla avtalsrelaterade dokument hålls i ordning – vilket i sin tur minskar risken för förvirring och misstag.

Hålla deadlines

Det hjälper också organisationen genom att säkerställa att alla uppgifter och leveranser – som är en del av avtalet – slutförs i tid. 

Det i sin tur hjälper dig att upprätthålla goda relationer mellan dina affärspartners och dina anställda eller uppdragstagare.

Hjälper dig att förebygga problem

Bra avtalshantering kan hjälpa dig att identifiera problem tidigt innan de blir större – till exempel avtal som håller på att löpa ut och behöver revideras innan det händer.

Det kan i sin tur spara både pengar och tid genom att minska kundbortfall.

Följa regelverk

De kan också hjälpa till att säkerställa att avtalet följer lagar och regler – särskilt när du använder färdiga juridiska mallar – vilket kan skydda företaget från juridiska problem längre fram.

Spara pengar

Det hjälper dig att hantera kostnader och undvika extra utgifter genom att säkerställa att avtalets villkor följs – och det sker också i stor skala.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan sänka dina juridiska kostnader redan i dag?

Förstå grunderna i programvara för avtalshantering

Att förstå grunderna i avtalshantering innebär till exempel mer än att bara ha överblick över dina överenskommelser från start till mål för att säkerställa att allt flyter på så smidigt som möjligt.

Den här processen är faktiskt mer detaljerad och kan delas upp i flera viktiga områden, bland annat:

Skapandefasen

Det här steget handlar om att ta fram ett avtal som tydligt beskriver ansvar, tidslinjer och villkor för alla inblandade parter.

Genomförandefasen

Under den här fasen kommer båda parter överens om och signerar avtalet, vilket gör det officiellt. För en snabbare sign-off-process kan detta till exempel också göras via e-signering.

Avtalsuppföljningsfasen

Under den här fasen går plattformen från att skapa, skicka och följa upp signeringar till att övervaka avtalets status för att säkerställa att det inte håller på att löpa ut eller behöver förnyas. 

Avtalsändringsfasen

Ibland, särskilt när du använder de dataanalysfunktioner som följer med, eller när regelverk eller projektomfattning ändras, kan avtalet behöva ändras. 

Dessa justeringar måste godkännas av alla inblandade och dokumenteras korrekt. Därför gör en plattform för avtalshantering, som Pockelaw, att du snabbt kan göra dessa ändringar i stor skala.

Som du ser säkerställer effektiv avtalshantering att alla parter uppfyller sina åtaganden – vilket i sin tur hjälper dina projekt att lyckas och också förebygger tvister som annars enkelt hade kunnat uppstå. Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Automatisering av din process för avtalshantering

Att automatisera din avtalshantering gör också hela processen för att hantera dina avtal både enklare och snabbare. 

Den här automatiseringen hjälper dig till exempel att organisera dina avtalsprocesser i stället för att hantera pappershögar och manuella uppgifter – allt blir digitalt och hanteras i molnet, vilket gör att uppgifter kan automatiseras fullt ut. 

Det betyder att du kan skapa avtal, dela dem och hantera dem på ett och samma ställe, vilket sparar tid eftersom du inte behöver flytta dokument fysiskt från en person till en annan. 

Allt görs på datorn – via molnet – vilket minskar fel och gör processen snabbare.

Från skapande till e-signering

När avtalet är godkänt är det redo för signering, och det är här elektroniska signaturer (även kallat e-signering) gör det sista steget snabbt och juridiskt giltigt.

Alla inblandade parter kan signera avtalet var som helst i världen, samtidigt eller nästan samtidigt, med sin dator eller mobila enhet.

Det eliminerar behovet av fysiska möten bara för att signera ett dokument.

Så som du ser sparar automatisering av de här stegen mycket tid och gör din avtalshantering betydligt mer effektiv och mindre felbenägen. 

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och 

börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Integrationsmöjligheter

Plattformar för avtalshantering är till exempel inte bara en isolerad programvara online, utan de kan enkelt integreras med dina andra verktyg, till exempel Salesforce för att ge dig ett samlat kraftfullt verktyg som hjälper företaget att hantera kundinformation, försäljning och mer ännu snabbare än utan integrationen.

De här är väldigt enkla att sätta upp och kan till exempel vara så enkla som:

Enkel anslutning av integrationen

Med bara några få klick kan du till exempel se all kunddata på ett och samma ställe, vilket sedan hjälper dig med märkning av data och avtalsmetadata, som i sin tur gör det enkelt att hitta avtal som matchar vissa kriterier.

Möjliggör uppdateringar i realtid

När dataplattformar från tredje part integreras med system som Miramis kan datautbytet uppdateras nästan i realtid. 

Det betyder till exempel att om en kunds information ändras uppdateras den nästan omedelbart i Miramis, och att metadata då också kan uppdateras därefter.

Bättre rapportering

När all din data är sammankopplad blir rapporteringen ännu kraftfullare och mer träffsäker. Du får en komplett bild av dina kunder från flera perspektiv med hjälp av extern data – vilket hjälper dig att fatta bättre affärsbeslut.

Säkerhet och efterlevnad i plattformar för avtalshantering

Ett annat kritiskt område i ett system för avtalshantering som du behöver känna till är säkerheten.

Som du vet innehåller många regelverk nu krav på kunddatasäkerhet och hur avtal lagras och hanteras – något som, beroende på hur din organisation är uppsatt, kan vara svårt att få på plats på ett bra sätt.

Här kommer system för avtalshantering in och kan hjälpa dig att:

Hålla dina data säkra

Plattformar för avtalshantering har starka säkerhetsåtgärder inbyggda – som att följa ISO 27001-standarder för efterlevnad – vilket säkerställer att alla dina viktiga avtal lagras säkert i linje med en reglerad process, automatiskt åt dig.

Det innebär att bara personer som faktiskt ska se de här dokumenten kan komma åt dem – från medarbetare som bara ska ha tillgång till vissa dokument eller avtal, till tredje parter som bara ska ha tillgång till sina egna – eller inga alls.

Det hjälper dig också att hålla dig säker eftersom det skyddar dina data från hackare och andra obehöriga personer som lyckas ta sig in i dina fysiska lokaler, eller fjärransluta till din lokala dator, genom att kryptera processen och säkra dem online i molnet.

Hjälper dig att minska misstag kring efterlevnad

När ditt system för avtalshantering uppfyller juridiska standarder hjälper det dig också att minska fel i ditt avtalsflöde.

Stark säkerhet och god efterlevnad i din plattform för avtalshantering hjälper alltså till att hålla dina data säkra, säkerställa att du följer nödvändiga lagar, minska misstag och samtidigt bygga förtroende hos dina kunder för att deras data är säker.

Vill du veta mer? Boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen i dag.

Granskning & redlining

När du hanterar avtal via en onlineplattform blir processen för granskning och redlining också väldigt enkel.

I stället för att behöva hantera pappershögar är allt online, vilket gör samarbete möjligt – till och med samtidigt i realtid.

Du kan sedan snabbt hitta avtalet du behöver, göra ändringar direkt i dokumentet och spara det.

Det sparar mycket tid eftersom du inte behöver skriva om – eller skriva om från början – hela dokument. Du uppdaterar bara där det behövs.

Redliningens roll i en plattform för avtalshantering

Redlining är en juridisk funktion som gör att personer kan markera ändringar i avtalet så att alla kan se dem. 

Det visar sedan dig och alla parter precisely vad som har ändrats, lagts till eller tagits bort – vilket gör det tydligt vilka de nya villkoren är. 

Det här är särskilt hjälpsamt under förhandlingar eftersom det håller allt transparent, så att alla inblandade kan se ändringarna, godkänna dem och gå vidare med en tydlig förståelse för vad som faktiskt har avtalats. Det hjälper i sin tur till att förebygga missförstånd och konflikter längre fram.

Hur fungerar mallar och playbooks i en plattform för avtalshantering?

Att använda färdiga juridiska mallar och playbooks som ingår i din plattform för avtalshantering – som de kan göra i Miramis – kan förenkla processen att skapa dina avtal avsevärt. 

De kan till exempel enkelt göra att du kan:

Enkelt införa en färdig juridiskt granskad avtalsstruktur

Mallar ger dig en färdig struktur för dina avtal. Det betyder att du inte behöver börja från noll varje gång du behöver skapa ett nytt avtal. 

De fungerar därför mer som en ritning som du kan fylla i – vilket sparar mycket tid och arbete jämfört med att skapa allt från grunden själv.

Enhetliga dokument

De här mallarna hjälper dig sedan att hålla dina avtal konsekventa i hela organisationen, eftersom varje avtal följer samma format – vilket gör det enklare för alla inblandade att förstå villkoren och därmed minskar risken för fel.

Anpassningsbart för din organisation

Playbooks och mallar erbjuder också riktlinjer för dem som skapar avtalet om hur mallarna ska anpassas för olika situationer.

Det betyder att du kan justera dina avtal så att de passar specifika affärer bättre, samtidigt som den övergripande strukturen och varumärkeslinjen behålls.

Kortare tid till marknaden

Med mallar och playbooks kan du också skapa avtal mycket snabbare, och den hastigheten hjälper företaget att reagera snabbt på möjligheter och stänga affärer tidigare.

Minskar fel

Att använda en standardiserad mall minskar risken för fel i dina avtal. Eftersom de grundläggande delarna redan är förinställda är det mindre sannolikt att du missar viktiga detaljer.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Vad är playbooks i en plattform för avtalshantering?

När det gäller plattformar för avtalshantering är playbooks helt enkelt en uppsättning regler – eller riktlinjer – som hjälper dig att avgöra hur olika avtalssituationer ska hanteras. 

Bättre beslutsfattande

Eftersom de ger tydliga instruktioner om vad som ska göras i olika scenarier hjälper de dig och din organisation att fatta bättre beslut snabbt och korrekt.

Öka din effektivitet

Playbooks är också ett bra tillskott i verktygslådan eftersom de hjälper till att effektivisera processen för att skapa och hantera dina avtal. 

Du behöver till exempel inte gissa vad nästa steg är; playbooken guidar dig genom processen, och det är en av dess största styrkor.

Utbildningsverktyg

Playbooks är också utmärkta för att utbilda nya medarbetare. Nya teammedlemmar kan följa playbooken för att lära sig hur avtal ska hanteras på rätt sätt – vilket gör att de kommer in i processerna mycket snabbare än annars.

Sammantaget betyder det att du kan fokusera mer på andra viktiga delar av verksamheten än på det mer monotona pappersarbetet, och frigöra dina team så att de kan göra mer.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Kraften i automatisering inom avtalshantering

När det gäller att hantera avtal är automatisering en verklig game-changer, eftersom juridisk automatisering gör att dina avtal skapas och hanteras snabbare. 

Så i stället för att skriva allt för hand och kontrollera varje detalj en och en gör våra automatiserade verktyg större delen av jobbet snabbt och korrekt åt dig.

Det innebär att dina avtal blir signerade snabbare och att du kan starta nya projekt betydligt tidigare än annars.

Färre fel

Människor kan göra misstag, särskilt när de är trötta – eller har mycket att göra. 

Automatiserade system följer strikta regler som satts upp i vår programvara, så det är mindre sannolikt att de gör fel. 

Det innebär att avtalen blir mer korrekta, vilket minskar risken för problem längre fram jämfört med om de hanteras mer manuellt.

Lättare att hålla koll

Dessutom hjälper automatisering dig att hålla alla dina avtal organiserade.

Du kan då se alla dina avtal på ett och samma ställe utan att behöva gräva igenom filer eller mappar för att hitta det där enda avtalet från för fyra år sedan, till exempel.

Det är också särskilt praktiskt när du snabbt behöver hitta specifika detaljer – oavsett om det gäller en uppdatering, en granskning eller en förhandling av ett befintligt avtal.

Sparar tid

Med avtalsautomatisering behöver du inte lägga lika mycket tid på rutinuppgifter – som att skicka påminnelser om signaturer eller kontrollera om villkor uppfylls. 

Systemet sköter de rutinuppgifterna åt dig, vilket frigör din tid så att du kan fokusera på viktigare saker – som att växa verksamheten eller förbättra ditt erbjudande totalt sett.

Ger dig konsekventa standarder

Automatiserade system använder också samma process varje gång – vilket betyder att varje avtal hanteras på samma sätt och hjälper dig att säkerställa att varje överenskommelse uppfyller företagets standarder och juridiska krav.

Så som du ser gör automationsnivån i en plattform för avtalshantering dina processer mycket snabbare, hjälper ytterligare till att minska fel och hjälper dig samtidigt att hålla ordning, spara tid och upprätthålla konsekventa standarder i hela organisationen.

Alla dessa fördelar tillsammans kan göra stor skillnad för hur effektivt du kan hantera avtal. Så boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan börja använda de här fördelarna redan i dag.

Ger dina team kraft med automatiserade mallar

Du kanske tänker att en plattform för avtalshantering online, när du väl inför den, skulle kunna ta makt och kontroll från dina team. 

Men inget kunde vara längre från sanningen, eftersom automatisering i din avtalshantering kan förbättra effektiviteten och slagkraften i dina team i hela organisationen avsevärt – ge dem möjlighet att göra mer och samtidigt ge bättre överblick än någonsin tidigare, av flera skäl. 

Smidigare avtalsskapande

Automatiserade mallar förenklar till exempel processen att skapa nya avtal, vilket du säkert redan ser.

I stället för att börja från noll varje gång kan dina team använda färdiga mallar som innehåller standardvillkor och klausuler som redan har granskats och godkänts av verksamheten.

Det sparar inte bara tid utan minskar också sannolikheten för fel i avtalen och säkerställer därmed att alla avtal som går ut är konsekventa och tillförlitliga.

Ökad produktivitet

Utöver att effektivisera processen snabbar automatisering upp hela avtalslivscykeln genom att automatisera rutinuppgifter som datainmatning, dokumentgenerering och godkännandeflöden, för att nämna några.

Det gör i sin tur att dina teammedlemmar kan fokusera mer på sina roller – som förhandling och relationshantering – i stället för pappersarbete.

Förbättrat teamsamarbete

Faktum är att automatiseringsverktyg ofta leder till mer samarbete, inte mindre, eftersom funktioner blir tillgängliga som gör att teammedlemmar kan arbeta tillsammans mer effektivt än tidigare. 

Oavsett om de sitter på samma kontor eller är geografiskt utspridda kan dina team samtidigt visa, redigera och kommentera avtalsdokument i realtid – vilket leder till snabbare samsyn och snabbare beslutsfattande än någonsin tidigare, inte mindre.

Skalbarhet

Som du vet blir behoven kring avtalshantering mer komplexa för varje dag i takt med att företaget växer.

Det är här automatisering verkligen briljerar, eftersom det gör att företaget kan hantera en växande mängd avtal utan att kompromissa med hastigheten eller kvaliteten i innehållet, samtidigt som du vet att det förblir konsekvent. 

Den här skalbarheten säkerställer att avtalshanteringsprocessen förblir effektiv oavsett företagets storlek och gör att dina befintliga team kan göra mycket mer än de kunnat tidigare.

Datainsikter och kontroll

Med automatiserad avtalshantering får din organisation mycket bättre insyn i dina avtalsdata.

Det gör det till exempel möjligt att följa upp mätvärden som du tidigare inte hade kunnat få fram, som avtalsprestanda, acceptansgrader och utgångsdatum i stor skala, för att bara nämna några.

Den här datan blir sedan ovärderlig både för att fatta affärsbeslut och för att du samtidigt ska kunna behålla kontrollen över hela din avtalslivscykel.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Datainsikter & intelligens med avtalshantering

När du använder en plattform för avtalshantering är en av de största fördelarna just datainsikter och intelligens. 

Det beror på att du snabbt kan se och förstå mycket information som du tidigare inte hade tillgång till. Det hjälper i sin tur dig och dina team att fatta smartare beslut än tidigare. 

Fatta välgrundade beslut med realtidsdata

Med en avtalsplattform får du till exempel tillgång till realtidsdata. Det gör att du exempelvis kan följa vilka avtal som håller på att löpa ut eller se hur ändringar i ett avtal kan påverka andra. 

Den här snabba tillgången till data betyder sedan att du kan agera snabbare och mer effektivt än någonsin tidigare.

Datans påverkan på avtalshantering

Att ha mycket data nära till hands kan också förändra hur du hanterar avtal över hela linjen.

Du kan till exempel upptäcka trender, som om vissa typer av avtal ofta stöter på samma problem, eller om vissa villkor fungerar bättre än andra. 

Det hjälper dig i sin tur att förstå vad som fungerar bra och vad som inte gör det. Resultatet blir att du kan skapa bättre avtal i framtiden, vilket kan spara tid och pengar, undvika huvudvärk och få fler avtal signerade, med mindre bortfall när befintliga avtal löper ut.

Det kan göra stor skillnad eftersom det hjälper dig att vara organiserad och proaktiv. Så om du är redo att göra den skillnaden, varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?

Plattform för avtalshantering med AI – PLAI Assistant

Att använda en AI-assistent tillsammans med din plattform för avtalshantering kan göra avtalsutkast och granskning av avtal ännu enklare och snabbare. 

Det beror på att AI kan skapa och kontrollera avtal mycket snabbt och i stor skala.

Den lär sig också av många exempel, så den kan göra uppgifter som att fylla i namn, datum och andra detaljer nästan direkt åt dig – särskilt när den kombineras med en integration med till exempel Salesforce – se ovan.

Förbättrar noggrannheten i dina avtal

AI, som vår egen Miramis AI (tidigare Pocketlaw PLAI) Assistant, hjälper dig och dina team att minska misstag genom att hålla utkik efter fel som människor kan missa, som stavfel eller saknad information – vilket gör avtalet mer tillförlitligt än någonsin tidigare.

Förenklar avtalssammanfattning med en dokumentsammanfattare

En AI-assistent i din avtalshantering gör det också mycket enklare att förstå vad som står i ett avtal.

Till exempel kan en AI-dokumentsammanfattare läsa igenom långa och komplexa dokument och plocka ut de viktigaste delarna åt dig.

Det betyder att du snabbt kan se viktiga detaljer som datum, belopp och vad varje person lovar att göra utan att läsa allt ord för ord. 

Sammantaget sparar det mycket tid och minskar risken för att du missar viktig information – även i det finstilta. Med det här verktyget kan du alltså hantera avtal mycket mer effektivt samtidigt som du säkerställer att allt är i ordning.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

E-signering & godkännande

När du hanterar avtal kan det vara mycket fördelaktigt att använda en funktion för e-signering och godkännande direkt i en plattform för avtalshantering. 

Det finns flera skäl till det, till exempel:

Integrerade processer för avtalsgodkännande

Med den här funktionen kan alla som är involverade i avtalet granska och godkänna det på en och samma plattform, vilket förenklar processen genom att hålla alla steg samlade på ett ställe. 

Det betyder att du inte behöver skriva ut dokument – eller skicka mejl fram och tillbaka – och plattformen för avtalshantering sparar dessutom en fullständig revisionslogg över när saker skickades och hanterades. 

I stället kan alla se avtalets status, göra nödvändiga ändringar och godkänna det online, vilket inte bara sparar mycket tid utan också minskar risken för fel eller att avtalet försvinner längre fram – vilket kan bli väldigt kostsamt.

E-signering gör signering snabb och enkel

E-signering gör det snabbt och enkelt att signera avtal. Du kan till exempel signera dokument var som helst, från vilken enhet som helst – dator, surfplatta eller direkt från mobilen.

Det gör i sin tur processen mycket snabbare än traditionella metoder där du behöver träffas fysiskt för att få en signatur eller vänta på att dokument ska skickas tillbaka till dig med posten.

Det innebär också att avtal kan slutföras och börja gälla mycket snabbare, vilket är till stor hjälp för att få projekt startade – eller affärer stängda – utan fördröjning. 

Uppgiftshantering i avtalsprogramvara

Plattformar för avtalshantering är också utrustade med saker som Miramis verktyg för uppgiftshantering, vilket ger många fördelar för verksamheten utöver att bara lagra, signera och läsa avtal – allt detta gör den dagliga arbetsbelastningen för dig och dina team smidigare och mer effektiv.

De kan till exempel fokusera på:

Smidigare arbetsflöden

De här verktygen för uppgiftshantering hjälper dig att organisera alla avtalsrelaterade uppgifter på ett ställe. 

Det betyder att du enkelt kan se vad som behöver göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. 

De hjälper dig också att flytta avtal genom olika steg på ett smidigt sätt, från avtalsutkast till signering, utan några förseningar alls.

Automatiska påminnelser

En av de största fördelarna är att en plattform för avtalshantering automatiskt kan påminna dig och dina team om viktiga deadlines. 

Det säkerställer att inga viktiga datum missas, som avtalsförnyelser eller granskningsperioder, vilket kan spara mycket tid och förhindra kostsamma misstag.

Förbättrat samarbete

De här verktygen gör det också möjligt för dina teammedlemmar att arbeta mer effektivt tillsammans. 

Oavsett om människor sitter på samma kontor eller är utspridda på olika platser kan alla hålla sig uppdaterade om avtalets status. Du kan till exempel dela uppdateringar, tagga teammedlemmar och hantera frågor direkt i plattformen.

Sparar tid

Genom att ha alla uppgifter kopplade till avtalshantering på ett ställe – och automatisera rutinuppgifter – sparar de här verktygen dig mycket tid, utan tvekan.

Det gör i sin tur att du och ditt team kan fokusera på viktigare delar i stället för att fastna i manuella processer – vilket gör alla mer effektiva samtidigt.

Ger dig bättre uppföljning och rapportering

När alla uppgifter och deras status följs upp blir det ännu enklare att skapa rapporter som ger insikter i avtalsprocesserna, vilket kan hjälpa dig att identifiera flaskhalsar och förbättra processerna över tid.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Skala kontroll och hastighet i avtalshantering

En plattform för avtalshantering hjälper dig verkligen att skala – och att göra det snabbt. Det beror på att den hjälper dig att hålla alla dina avtal organiserade på ett ställe. 

Det gör i sin tur att det blir enklare att hitta vilket avtal som helst snabbt, vilket sparar tid och minskar stressen, särskilt när du hanterar hundratals eller till och med tusentals avtal.

Bättre kontroll över dina avtal

Med en plattform för avtalshantering kan du se alla detaljer om varje avtal, till exempel vem som signerade det – och när det löper ut.

Det ger dig i sin tur bättre kontroll eftersom du alltid vet statusen för varje avtal och kan hantera dem mer effektivt.

Snabbare avtalshantering

Som du ser ovan kan plattformen också automatisera många steg i den övergripande avtalsprocessen, som att skapa avtal med hjälp av mallar och få elektroniska signaturer. 

Det gör i sin tur att avtal skapas och signeras snabbare – vilket i sig är mycket hjälpsamt när du behöver hantera många avtal snabbt.

Skalbarhet

Som du vet kommer du att hantera fler och fler avtal i takt med att verksamheten växer, vilket annars kan bromsa dig rejält.

Det är inget problem med en plattform för avtalshantering, eftersom de kan hantera den här ökningen väldigt smidigt – så att du kan hantera fler avtal utan att tappa kvalitet eller kontroll samtidigt.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Förbättrar din efterlevnad och minskar dina risker

När ett företag använder en plattform för avtalshantering hjälper den dig att säkerställa att du följer alla regler och krav kring hur du lagrar dina överenskommelser, med fullständiga revisionsloggar tillgängliga när du behöver dem. 

Håller koll på detaljer

Plattformen kan till exempel hålla koll på alla detaljer i avtalen, som deadlines och juridiska krav, samtidigt som den varnar dig när de behöver uppmärksamhet – så att du undviker att oavsiktligt bryta mot regler, vilket annars kan leda till böter eller juridiska problem eftersom du hamnar utanför avtalet.

Minskar risk

Dessutom hjälper plattformen dig att minska risker genom att sänka sannolikheten för att något går fel, genom att noggrant övervaka avtalen och använda data för att förutse potentiella problem innan de blir allvarliga – sådant som manuella processer lätt missar. 

Om ett avtal till exempel är på väg att löpa ut eller om det finns villkor som kan orsaka konflikter kan plattformen varna dig.

Hur implementerar du en plattform eller programvara för avtalshantering online?

Att utvärdera rätt programvara för avtalshantering och välja den som passar dig är avgörande för att effektivisera dina avtalsprocesser.

Det kan till exempel handla om:

Planera noggrant

Innan du börjar behöver du säkerställa att du faktiskt förstår organisationens behov.

Det kan vara så enkelt som att identifiera vilka typer av avtal du hanterar, vilka problem du har med dina nuvarande processer och vad du hoppas uppnå med det nya systemet.

Välj rätt verktyg

Du vill till exempel välja en plattform som passar dina behov. Den ska kunna hantera komplexiteten i dina avtal och fungera bra ihop med andra verktyg du använder, samtidigt som den ska vara användarvänlig så att alla enkelt kan använda den.

Det kan till exempel vara ett verktyg som erbjuder funktioner som:

• Avtalshantering

• AI-assistent för juridiska dokument

• Samarbete kring juridiska dokument & efterlevnad

• e-signaturlösningar

• Avtalslagring & hantering

• Juridisk dataanalys & arbetsflödeshantering

• Uppgiftshantering för att automatisera dina juridiska dokument

• Juridiska mallar som redan är juridiskt framtagna

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Uppsättning

Den här processen är normalt väldigt enkel. När användare har lagts till och dina befintliga avtal har integrerats behöver du bara fastställa dina varumärkesregler och andra organisationsregler som ska slå igenom i dina mallar så att de blir konsekventa, och sedan går du vidare till att utbilda teamet i hur lösningen ska användas framåt.

Utbilda ditt team

När grunderna väl är på plats behöver du bara lära teamet hur plattformen fungerar. Det kan ske genom att du visar dem, eller via utbildningar som erbjuds av leverantören.

Bra utbildning hjälper sedan alla att förstå hur de får ut mest av de här nya verktygen, vilket i sin tur minskar misstag och hjälper teamet att hantera avtal mycket mer effektivt.

Sätt upp processer

I det här steget bör du definiera tydliga processer för hur dina avtal ska skapas, granskas, godkännas och förnyas i plattformen. Att standardisera processen hjälper dig att förebygga fel och spara tid, samtidigt som alla får samma bild av hur programvaran online ska användas konsekvent.

Granska och förbättra

Efter att ha använt systemet ett tag bör du sedan kontrollera vad som fungerar och vad som inte gör det – kanske lagras inte varje avtal, kanske skickas vissa fortfarande på gammalt sätt – och sedan göra de förändringar som behövs för att förbättra processer och utbildning.

Genom att följa de här stegen kan organisationen därför göra en smidig övergång till att använda en plattform för avtalshantering och börja se fördelar som bättre ordning, enklare åtkomst till avtal i stor skala och mer effektiv avtalshantering – samtidigt.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?

Exempel på bra användning av avtalshantering

Ibland ger det ett annat perspektiv att läsa om en plattforms funktioner och se hur den har implementerats.

Ett par exempel på hur den här plattformen har använts kan till exempel vara:

Teya, som gick från ett fragmenterat system till ett strömlinjeformat arbetsflöde

Teya, plattformen för kortbetalningslösningar för företag, har förvandlat sin juridiska verksamhet från ett fragmenterat och tidskrävande system till ett strömlinjeformat och effektivt arbetsflöde på bara några månader. Här är till exempel hur de lyckades med det. 

Teyas Senior Legal Counsel, Lorna Khemraz, ville göra det möjligt för sig själv och teamet att fokusera på att stödja interna affärsfrågor och förbättra den juridiska effektiviteten i verksamheten. 

Genom att använda Miramis har Teya därför kunnat:

1. Standardisera och behålla kontrollen över sina mest använda standardavtal, till exempel partnerskapsavtal och koncerninterna avtal.

2. Öka kontrollen över juridisk dokumentation genom att skapa en gemensam sanningskälla. 

3. Minska tiden som krävs för dokumentframtagning, granskning och signering avsevärt.

Med 51 aktiva användare

Miramis (tidigare Pocketlaw) har hjälpt till att skapa sömlöst samarbete, kommunikation och dokumentdelning inom deras juridiska team – och alla andra avdelningar som är involverade i juridiska frågor. 

Med 51 aktiva användare har det juridiska teamet kunnat delegera juridiska uppgifter och behov, samtidigt som de behållit kontrollen över juridisk kvalitet och processer. 

Här är till exempel vad Lorna säger om avtalshantering med Miramis-plattformen:

“Vi standardiserade avtalsprocessen för partnerskapsteamet genom att förbereda en uppsättning standardvillkor och ge tillgång till Pocketlaw (nu Miramis). Nu kräver enkla avtal 15 minuters juridisk tid. Mer komplexa avtal kräver högst 1 timmes juridisk tid.”

Lorna Khemraz, Senior Legal Counsel på Teya

Williams Stanley & Co:s juridiska transformation

Williams Stanley and Co etablerades för att specialisera sig på hotell- och restaurangsektorn genom att erbjuda bokföring, löner och redovisningstjänster samt skräddarsydd rådgivning och support till dessa kunder i hela Storbritannien. 

Williams Stanley & Co har nu full kontroll över alla sina juridiska frågor tack vare Miramis plattform för avtalshantering.

Vad använder de främst Miramis till?

"Pocketlaw (nu Miramis) har automatiserat ett urval av våra avtal som vi regelbundet använder för våra kunder. Tidigare använde vi Word-mallar för att skapa dokument och det ledde oundvikligen till att fel avtal användes eller att ett misstag gjordes. Med Pocketlaw (nu Miramis) kan vi vara trygga med kvaliteten på de dokument vi tar fram.

Vi har också använt PocketLaw för våra interna avtal och har särskilt haft stor nytta av djupet i HR-erbjudandet."

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.

Hur kan en plattform för avtalshantering hjälpa olika typer av företag och organisationer?

Avtalshantering har, som du sett ovan, många funktioner för företag, och det kan hjälpa många olika typer av verksamheter med deras avtalsbehov – på olika sätt. 

Det kan till exempel baseras på:

Avtalshantering för juridiska avdelningar

Avtalshantering för juridiska avdelningar hjälper dig att effektivisera arbetsbelastningen genom att automatisera fasen där avtal skapas och även hur de genomförs.

Det förbättrar också din efterlevnad av juridiska standarder och regelverk, vilket du kan läsa mer om på ICO:s webbplats om efterlevnad i Storbritannien och EU-kommissionens webbplats om efterlevnad i EU, och hjälper dig att minska risken för tvister samt spara tid och kostnader kopplade till manuell datahantering, särskilt.

Det gör i sin tur att dina jurister kan fokusera mer på strategiska eller taktiska aktiviteter i stället för administrativa och operativa uppgifter.

Varför är avtalshantering idealiskt inom inköp?

I inköpssammanhang kan bra avtalshantering vara mer fokuserad på hur den hjälper dig och teamet att optimera processerna genom att säkerställa att era avtal är kostnadseffektiva, följer juridiska standarder som ovan, ser till att deadlines i leverantörsrelationer inte håller på att löpa ut och ligger i linje med företagets mål.

Dessutom gör den det möjligt att följa upp hur avtalen har presterat tidigare – via dataanalys. Den här dataanalysen hjälper dig sedan att agera snabbare i förhandlingar innan ett avtal löper ut och ger dig mer tid att få bättre förnyelser signerade med leverantörer. 

Allt detta samtidigt som riskerna kopplade till leverantörssamarbeten minimeras genom användning av automatiska aviseringar och notiser om avtals slutdatum, till exempel. 

Avtalshantering för offentlig verksamhet

För offentliga verksamheter är avtalshantering ännu viktigare för att upprätthålla transparens och ansvar i användningen av offentliga medel. Det görs indirekt genom att förenkla uppföljningen av avtal mellan flera avdelningar så att du kan veta om du får bästa möjliga avkastning på dina utgifter – vilket i sin tur hjälper dig att behålla allmänhetens förtroende.

Avtalshantering för småföretag

För små företag kanske det inte är kostnadseffektivt att anställa en dedikerad jurist för att hålla koll på alla avtal, samtidigt som du behöver någon som också kan minska pappersarbetet. Det är här en automatiserad plattform för avtalshantering verkligen kommer in genom att låta dig hantera begränsade resurser effektivt och samtidigt hålla dig compliant, utan att du behöver anställa den juristen ännu.

Avtalshantering för byggföretag

I byggbranschen hanterar du, som du vet, mycket komplexa projekt med många intressenter. 

Det är här avtalshantering verkligen kan göra skillnad, eftersom den inte bara låter dig hålla koll på dina utestående avtal och när de behöver ses över, utan också gör det möjligt för flera intressenter att arbeta i samma avtal samtidigt och använda funktioner som redlining.

Avtalshantering för hälso- och sjukvården

För hälso- och sjukvårdssektorer med många avtal på plats kan avtalshantering enkelt hjälpa dig att effektivisera de komplexa regelverk och efterlevnadskrav som är unika för branschen.

Det är till exempel idealiskt genom att hjälpa dig att hantera avtal, överenskommelser och leverantörsrelationer, samtidigt som du säkerställer efterlevnad av hälsolagar – och minskar operativa risker samtidigt.

Avtalshantering för ideella organisationer

För ideella organisationer kan avtalshantering hjälpa dig att maximera begränsade resurser genom att säkerställa att partneravtal är effektiva och transparenta, samtidigt som du förblir regulatoriskt compliant och operativt effektiv – vilket är avgörande för att maximera finansieringen.

Avtalshantering och tvistlösning

När det gäller tvistlösning handlar avtalshantering om att ha överblick över överenskommelser från början till slut.

Det säkerställer att alla parter uppfyller sina åtaganden och att villkoren är tydliga och gynnsamma. 

Tvistlösning är därför en viktig del av processen, eftersom effektiva metoder som medling, skiljeförfarande eller rättslig prövning används när oenigheter uppstår. Plattformen kan då användas som en back-up för att ta fram rapporter om när avtal signerades, vilka villkor de hade och en fullständig revisionslogg.

Det kan i sin tur hjälpa båda parter att lösa tvister mycket snabbare än att behöva gå den juridiska vägen. Om juridiska resurser krävs kommer plattformen att ge dig kompletta revisionsloggar som visar exakt vad som avtalades. 

Avtalshantering och förhandling

När det gäller avtalsförhandlingar kan en plattform för avtalshantering vara avgörande för framgångsrika affärer. 

Det beror på att plattformen ofta blir en central del när förhandlingen startar, eftersom båda parter kan samarbeta, justera avtal snabbt och diskutera villkor för att hitta lösningar som båda kan acceptera.

När en affär väl är i hamn tar plattformen sedan också över hanteringen av avtalet.

Varför behöver ditt företag en plattform för avtalshantering?

Som du ser kan valet av rätt plattform för avtalshantering förändra hur organisationen hanterar sina avtal i grunden.

De här plattformarna sparar inte bara tid genom att automatisera rutinuppgifter utan minskar också fel, säkerställer efterlevnad och förbättrar den övergripande synligheten i dina avtal för viktiga intressenter, för att bara nämna några fördelar.

Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen (tidigare Pocketlaw) för att se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.