Därför har vi satt ihop den här guiden för att hjälpa både nybörjare att förstå vad avtalshantering innebär och vad onlineprogramvara för avtalshantering faktiskt gör – och mer erfarna proffs som vill ha fler tips om hur man implementerar en sådan och lära sig mer om fördelarna.
En plattform för avtalshantering kan till exempel ses som en onlineprogramvara, eller plattform, som hjälper organisationer att skapa, följa upp och hantera sina avtal effektivt genom hela livscykeln (kallat Contract Lifecycle Management) – från start och utkast till förnyelse eller till och med uppsägning om projektet tar slut eller båda parter går vidare.
Det viktigaste målet med en plattform eller programvara för avtalets livscykel är därför att förenkla den komplexitet som är kopplad till:
Att hantera avtal
Att göra det enklare att säkerställa regelefterlevnad
Att bevaka deadlines
Att hantera åtaganden
och mycket mer.
Introduktion till plattformar och programvara för avtalshantering – vad är det?
En plattform för avtalshantering hjälper dig att automatisera rutinuppgifter kring dina avtal, som dokumentlagring, deadlinepåminnelser, uppföljning av regelefterlevnad och mycket mer som vi går igenom här.
Det minskar i sin tur risken för fel i dina juridiska avtal avsevärt.
Och förbättrar därmed effektiviteten i verksamheten.
Den kan till exempel låta ditt företag fokusera mer på strategiska beslut i stället för att fastna i de rutinmässiga administrativa uppgifter som följer med dem.
Dessutom ger plattformar för avtalshantering, som Miramis (tidigare känt som Pocketlaw), dig en centraliserad plattform där all avtalsrelaterad information och metadata kan lagras och nås enkelt – vilket förbättrar samarbetet mellan dina olika avdelningar.
Så som du ser, oavsett om du är ett litet företag eller en stor verksamhet, hjälper den här onlineprogramvaran dig att få bättre kontroll på din regelefterlevnad och bättre insyn i dina avtalsrelationer.
Viktiga funktioner i en plattform för avtalshantering
Plattformar för avtalshantering ger dig många funktioner. Några av dem kan till exempel vara följande:
Avtalsarkiv
Med sina Contract Repositories får du en säker och centraliserad databas där alla dina avtal lagras.
Det gör det enkelt att söka fram och hämta dokument vid behov, oavsett tidsperiod.
Dokumenthantering
Funktionen för dokumenthantering gör att du kan skapa, lagra, redigera och hantera dina avtal och relaterade dokument.
Den innehåller också inbyggd versionshantering för avtal och dokument, vilket är en viktig komponent. Det säkerställer att den senaste versionen av ett dokument alltid är tillgänglig och att du enkelt och snabbt kan gå tillbaka till en tidigare version vid behov.
Automatisering av arbetsflöden
Med Workflow Automation automatiseras processen för att skapa, godkänna och även skicka och leverera dina avtal till kunder, medarbetare och leverantörer.
Det kan dessutom inkludera saker som notifieringar, påminnelser och automatisk routning till rätt personer för godkännande innan något skickas iväg.
Mall- och Playbook-bibliotek
Med Templates and Playbook Libraries får du förgodkända mallar och juridiska Playbooks som hjälper dig att standardisera hur du skapar avtal, minska fel och sänka juridiska risker.
Vad är en juridisk Playbook inom avtalshantering?
När det gäller avtalshantering ger en juridisk Playbook dig en referensguide som beskriver följande:
Processer
Rutiner
Best practice
Exakt vilka juridiska team som ska användas
Vilka som är avtalsansvariga
Andra relevanta intressenter
Det säkerställer i sin tur konsekvens, regelefterlevnad och effektivitet i avtalshanteringsprocessen i hela organisationen – ett väldigt kraftfullt verktyg att ha.
Contract Lifecycle Management
Med en funktion för Contract Lifecycle Management kan du enkelt och med bara några knapptryck hantera varje fas i avtalets livscykel – från initiering via förhandling, godkännande och förnyelse till slut även arkivering – i stor skala.
Hantering av regelefterlevnad
Den delen som rör regelefterlevnad hjälper också dig och din organisation att säkerställa att dina avtal följer inte bara interna policyer, riktlinjer och standarder, utan också externa regler som ni omfattas av.
Det kan till exempel handla om att bevaka villkor för att säkerställa att de uppfyller juridiska och regulatoriska krav, eller att använda färdiga mallar som har skrivits och juridiskt granskats av specialiserade jurister, redo för dig att använda direkt.
Integrering av signering
Att lägga till digital, electronic signature, or eSigning-funktioner som gör att dina avtal kan signeras säkert och snabbt online kan också snabba upp signeringsprocessen utan behov av fysiska dokument och traditionella bläcksignaturer som måste skickas tillbaka med post.
Rapportering och analys
En annan fördel med en plattform för avtalshantering är tillgång till avancerade verktyg för att track and analyse contract data. Den här funktionen kan till exempel hjälpa dig att analysera dina avtal i stor skala för att fatta mer välgrundade beslut framåt, samtidigt som uppföljning av regelefterlevnad och revision blir mycket enklare än tidigare.
Åtkomstkontroll och säkerhet
Funktioner som kan control who can view, edit, or approve contracts är också ett måste.
Det hjälper till att säkerställa att känslig information skyddas och att juridiska krav på regelefterlevnad uppfylls till 100 %.
Varningar och notifieringar
Automatiska aviseringar som meddelar relevanta personer om viktiga datum, som avtalsutgångar och deadlines för förnyelse, så att inga kritiska deadlines missas, är också en nyckelfunktion som du kommer att uppskatta mycket.
Hur har avtalshantering utvecklats genom åren?
Som du vet nu innebär avtalshantering att skapa avtal, säkerställa att de följs och hantera problem som uppstår.
Över tid har därför sättet vi hanterar avtal på förändrats mycket – främst på grund av tekniska framsteg och nya regler som gör processen mer juridiskt korrekt. Tiden då pappersblanketter skickades ut för att kunder skulle fylla i sina kreditkortsuppgifter och posta tillbaka dem är till exempel sedan länge förbi.
Avtalshanteringens första år
I början sköttes alltså all avtalshantering manuellt. Man skrev avtal på papper och förvarade dem i stora arkivskåp. Det gjorde det svårt att hitta och uppdatera avtal enkelt, eftersom allt behövde göras personligen – eller via post – vilket vi alla vet tar mycket tid.
Den digitala eran
I dag är de dagarna långt borta, så pass att vi nu har ännu mer avancerade verktyg, som onlineprogramvara för avtalshantering, till exempel Miramis.
Den här onlineprogramvaran gör att personer i din organisation kan skapa, signera och hantera dina avtal på ett och samma ställe online.
Den gör också att dina team kan sätta påminnelser för när avtal behöver granskas eller uppdateras, vilket gör det enklare för dem att arbeta tillsammans i avtal samtidigt – även om de sitter på olika platser runt om i världen.
Sammantaget har avtalshantering gått från att vara en väldigt manuell process till en mycket automatiserad sådan. Varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?
Varför behöver ett företag ens en plattform för avtalshantering?
Okej, så jag förstår funktionerna – men varför är en plattform för avtalshantering viktig för mitt företag rent praktiskt, kanske du frågar?
Det är helt enkelt för att den hjälper till att säkerställa att alla överenskommelser eller affärer som görs med andra företag – eller personer – blir korrekt hanterade.
Bara den här processen gör att du kan hålla koll på alla detaljer i ett avtal för att säkerställa att alla gör det de har kommit överens om – men ännu viktigare, i stor skala över tusentals dokument samtidigt.
Dessutom ger plattformar för avtalshantering också:
Tydlighet och struktur
De kan till exempel hjälpa alla inblandade att snabbt och enkelt förstå villkoren tydligt samtidigt som alla avtalsrelaterade dokument hålls organiserade – vilket i sin tur minskar risken för förvirring och misstag.
Att hålla deadlines
Det hjälper också din organisation genom att säkerställa att alla uppgifter och leveranser som ingår i avtalet slutförs i tid.
Det hjälper dig i sin tur att upprätthålla goda relationer med leverantörer, anställda eller konsulter.
Hjälper dig undvika problem
Bra avtalshantering kan hjälpa dig att upptäcka problem tidigt innan de blir större – till exempel avtal som håller på att löpa ut och behöver revideras innan det händer.
Det kan i sin tur spara både tid och pengar genom att minska kundbortfallet.
Följa regler
De kan också hjälpa till att säkerställa att avtalet följer lagar och regler – särskilt när du använder färdiga juridiska mallar – vilket kan skydda ett företag från juridiska problem längre fram.
Spara pengar
Det hjälper dig att kontrollera kostnader och undvika extra utgifter genom att säkerställa att avtalsvillkoren följs – och det sker också i stor skala.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan sänka dina juridiska kostnader redan i dag?
Förstå grunderna i programvara för avtalshantering
Att förstå grunderna i avtalshantering handlar till exempel om mer än att bara övervaka dina avtal från början till slut för att säkerställa att allt flyter på så smidigt som möjligt.
Processen är faktiskt mer detaljerad och kan delas upp i flera viktiga områden, bland annat:
Skapandefasen
Det här steget handlar om att ta fram ett avtal som tydligt beskriver ansvar, tidslinjer och villkor för alla inblandade parter.
Genomförandefasen
Under den här fasen godkänner båda sidor avtalet och signerar det, vilket gör det officiellt. För en snabbare signeringsprocess kan det här till exempel också göras via e-signering.
Fasen för avtalsuppföljning
Under den här fasen går plattformen från att skapa, skicka och följa upp signeringar till att bevaka avtalets utveckling för att säkerställa att det inte håller på att löpa ut eller behöver förnyas.
Fasen för ändring av avtal
Ibland, särskilt när du använder de dataanalysfunktioner som följer med, eller när regler eller projektomfattning ändras, kan avtalet behöva justeras.
Dessa justeringar måste godkännas av alla inblandade och dokumenteras korrekt. Därför gör en plattform för avtalshantering, som Pockelaw, att du snabbt kan hantera sådana ändringar i stor skala.
Som du ser säkerställer effektiv avtalshantering att alla parter uppfyller sina åtaganden – vilket i sin tur hjälper dina projekt att lyckas och förebygger tvister som lätt hade kunnat undvikas. Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Automatisering av din Contract Lifecycle Management-process
Att automatisera din Contract Lifecycle Management gör också hela processen för att hantera dina avtal enklare och snabbare samtidigt.
Den här automatiseringen hjälper dig till exempel att strukturera dina avtalsprocesser i stället för att hantera högar av papper och manuella uppgifter – allt blir digitalt och hanteras i molnet, vilket gör att uppgifter kan automatiseras fullt ut.
Det betyder i sin tur att du kan skapa avtal, dela dem och hantera dem på ett ställe, vilket sparar tid eftersom du inte behöver flytta dokument fysiskt från en person till en annan.
Allt görs på datorn – via molnet – vilket minskar fel och snabbar upp processen.
Från skapande till e-signering
När avtalet har godkänts är det redo att signeras, och det är här elektroniska signaturer (även kallat e-signering) gör det sista steget snabbt och juridiskt giltigt.
Alla inblandade kan signera avtalet från var som helst i världen, samtidigt eller nästan samtidigt, med dator eller mobil enhet.
Det tar bort behovet av fysiska möten bara för att signera ett dokument.
Så som du ser sparar automatisering av dessa steg mycket tid och gör din avtalshantering betydligt mer effektiv och mindre känslig för fel.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och
börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Integrationsmöjligheter
Plattformar för avtalshantering är inte bara en isolerad onlineprogramvara. De kan enkelt integreras med dina andra verktyg, som Salesforce, för att ge dig ett kraftfullt kombinerat verktyg som hjälper företaget att hantera kundinformation, försäljning och mer ännu snabbare än utan integrationen.
De är väldigt enkla att sätta upp och kan till exempel vara så här enkla:
Enkel att koppla ihop
Med bara några klick kan du till exempel se all kunddata på ett ställe, vilket sedan hjälper till med märkning av data och avtalsmetadata, vilket i sin tur gör det enkelt att hitta avtal som matchar vissa kriterier.
Möjliggör uppdateringar i realtid
När tredjepartsplattformar för data integreras med system som Miramis kan datautbytet uppdateras nästan i realtid.
Det betyder att om en kunds information ändras uppdateras den nästan direkt i Miramis, till exempel, och att metadata därefter också kan uppdateras.
Bättre rapportering
När all din data är uppkopplad blir rapporteringen ännu starkare och mer träffsäker. Du får en komplett bild av dina kunder från flera perspektiv med hjälp av extern data – vilket hjälper dig att fatta bättre affärsbeslut.
Säkerhet och regelefterlevnad i plattformar för avtalshantering
Ett annat kritiskt område i ett system för avtalshantering som du behöver känna till är säkerheten.
Som du vet innehåller många regelverk i dag krav kring säkerheten för kunddata och hur avtal lagras och hanteras – något som, beroende på hur din organisation är uppsatt, kan vara svårt att få på plats på ett bra sätt.
Här kommer system för avtalshantering in och kan hjälpa dig att:
Hålla din data säker
Plattformar för avtalshantering har starka säkerhetsåtgärder inbyggda – till exempel att uppfylla ISO 27001 compliance standards – vilket säkerställer att alla dina viktiga avtal lagras säkert i linje med en reglerad process som sker automatiskt åt dig.
Det betyder att bara personer som faktiskt ska se dokumenten får tillgång till dem – från medarbetare med åtkomst till vissa dokument eller avtal, till tredje parter som bara ska ha tillgång till sina egna – eller ingen alls.
Det hjälper dig också att vara trygg, eftersom din data skyddas mot hackare och andra obehöriga personer som lyckas ta sig in i dina lokaler eller få fjärråtkomst till din dator, genom att processen krypteras och säkras online i molnet.
Hjälper till att minska fel kring regelefterlevnad
När ditt system för avtalshantering följer juridiska standarder hjälper det dig också att minska fel i ditt avtalsflöde.
Så stark säkerhet och god regelefterlevnad i din plattform för avtalshantering hjälper dig att skydda din data, följa nödvändiga lagar, minska misstag och samtidigt bygga förtroende hos dina kunder för att deras data är säker.
Vill du veta mer, boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen i dag.
Granskning & redlining
När du hanterar avtal via en onlineplattform blir processen för granskning och redlining också väldigt enkel.
I stället för att behöva hantera pappershögar finns allt online, vilket gör samarbete möjligt – till och med samtidigt i realtid.
Du kan sedan snabbt hitta avtalet du behöver, göra ändringar direkt i dokumentet och spara det.
Det sparar mycket tid eftersom du inte behöver skriva om hela dokument. Gör bara uppdateringarna där de behövs.
Redlinings roll i en plattform för avtalshantering
Redlining är en juridisk funktion som gör att personer kan markera ändringar i avtalet så att alla kan se dem.
Den visar sedan exakt vad som har ändrats, lagts till eller tagits bort – så att det blir tydligt vilka de nya villkoren är.
Det här är särskilt hjälpsamt under förhandlingar eftersom allt blir transparent. Alla inblandade kan se ändringarna, godkänna dem och gå vidare med en tydlig förståelse för vad man har kommit överens om. Det hjälper i sin tur till att förhindra missförstånd och konflikter senare.
Hur fungerar mallar och Playbooks tillsammans med en plattform för avtalshantering?
Att använda färdiga juridiska mallar och Playbooks som ingår i din plattform för avtalshantering – som i Miramis – kan göra processen att skapa avtal mycket enklare.
De gör det till exempel enkelt att:
Enkelt använda en färdig juridiskt granskad avtalsstruktur
Mallar ger dig en färdig struktur för dina avtal. Det betyder att du inte behöver börja från noll varje gång du behöver skapa ett nytt avtal.
Det är alltså mer som att du får en ritning att fylla i – vilket sparar mycket tid och arbete jämfört med att skapa allt själv från början.
Konsekventa dokument
Dessa mallar hjälper dig sedan att hålla dina avtal konsekventa i hela organisationen, eftersom varje avtal följer samma format – vilket gör det enklare för alla inblandade att förstå villkoren och därmed minskar risken för misstag.
Anpassningsbara för din organisation
Playbooks och mallar ger också vägledning till personer som skapar avtal om hur mallarna ska anpassas för olika situationer.
Det betyder att du kan justera dina avtal så att de passar specifika affärer bättre, samtidigt som du behåller den övergripande strukturen och varumärkesprofilen.
Snabbare väg till marknaden
Med mallar och Playbooks kan du också skapa avtal mycket snabbare, och den hastigheten hjälper ditt företag att reagera snabbt på möjligheter och stänga affärer tidigare.
Minskar fel
Att använda en standardiserad mall minskar risken för fel i dina avtal. Eftersom grundelementen redan finns på plats är det mindre sannolikt att du missar viktiga detaljer.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Vad är Playbooks i en plattform för avtalshantering?
När det gäller plattformar för avtalshantering är Playbooks helt enkelt en uppsättning regler – eller riktlinjer – som hjälper dig att avgöra hur olika avtalssituationer ska hanteras.
Bättre beslutsfattande
Eftersom de ger tydliga instruktioner om vad som ska göras i olika scenarier hjälper de dig och din organisation att fatta bättre beslut snabbt och korrekt.
Förbättra din effektivitet
Playbooks är också ett bra tillskott i verktygslådan eftersom de effektiviserar processen för att skapa och hantera dina avtal.
Du behöver till exempel inte gissa vad nästa steg är – Playbooken guidar dig genom processen, och det är en av dess största styrkor.
Utbildningsverktyg
Playbooks är också väldigt bra när du ska introducera nya medarbetare. Nya personer kan följa Playbooken för att lära sig hur avtal ska hanteras på rätt sätt – och komma upp i fart betydligt snabbare.
Kort sagt betyder det att du kan lägga mer fokus på andra viktiga delar av verksamheten i stället för på det mer monotona pappersarbetet, vilket frigör tid för teamen att göra mer.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Kraften i automatisering inom avtalshantering
När det gäller att hantera avtal är automatisering verkligen en game-changer, eftersom juridisk automatisering gör att dina avtal kan skapas och hanteras mycket snabbare.
I stället för att skriva allt för hand och kontrollera varje detalj en efter en gör våra automatiserade verktyg det mesta av jobbet snabbt och korrekt åt dig.
Det betyder att dina avtal signeras snabbare och att du kan starta nya projekt betydligt tidigare.
Färre misstag
Människor kan göra fel, särskilt när de är trötta – eller har mycket att göra.
Automatiserade system följer tydliga regler som sätts av vår programvara, så risken för misstag är lägre.
Det betyder att avtalen blir mer korrekta, vilket minskar risken för problem längre fram jämfört med ett mer manuellt arbetssätt.
Enklare att hålla koll
Dessutom hjälper automatisering dig att hålla alla dina avtal organiserade.
Du kan då se alla dina avtal på ett ställe utan att behöva gräva i filer eller mappar för att hitta det där enda avtalet från fyra år sedan.
Det är också extra användbart när du snabbt behöver hitta specifika detaljer – oavsett om det gäller en uppdatering, en granskning eller en förhandling av ett befintligt avtal.
Sparar tid
Med avtalsautomatisering behöver du inte lägga lika mycket tid på rutinuppgifter – som att skicka påminnelser om signering eller kontrollera om villkor uppfylls.
Systemet sköter de återkommande uppgifterna åt dig, vilket frigör tid så att du kan fokusera på viktigare saker – som att växa verksamheten eller förbättra ditt erbjudande.
Ger dig konsekventa standarder
Automatiserade system använder också samma process varje gång – vilket betyder att varje avtal hanteras på samma sätt och hjälper dig att säkerställa att varje överenskommelse uppfyller företagets standarder och juridiska krav.
Som du ser gör nivån av automatisering i en plattform för avtalshantering dina processer mycket snabbare, hjälper ytterligare till att minska fel och gör det samtidigt enklare att hålla ordning, spara tid och upprätthålla konsekventa standarder i hela organisationen.
Alla dessa fördelar tillsammans kan göra stor skillnad för hur effektivt du kan hantera avtal. Så boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan börja använda de här fördelarna redan i dag.
Ger dina team kraft med automatiserade mallar
Du kanske tänker att en onlineplattform för avtalshantering kan ta kraft och kontroll från dina team om du inför en sådan.
Men det kunde inte vara längre från sanningen. Att införa automatisering i din avtalshantering kan kraftigt öka teamens effektivitet och träffsäkerhet i hela organisationen – och ge dem möjlighet att göra mer samtidigt som du får bättre överblick än någonsin tidigare av flera skäl.
Effektiviserad avtalsproduktion
Automatiserade mallar gör till exempel processen för att skapa nya avtal mycket enklare.
I stället för att börja från noll varje gång kan dina team använda färdiga mallar som innehåller standardvillkor och klausuler som redan har granskats och godkänts av verksamheten.
Det sparar inte bara tid utan minskar också risken för fel i avtalen och säkerställer att alla avtal som skickas ut är konsekventa och tillförlitliga.
Ökad produktivitet
Utöver att effektivisera processen gör automatisering hela avtalslivscykeln snabbare genom att automatisera rutinuppgifter som datainmatning, dokumentgenerering och godkännandeflöden, för att nämna några.
Det gör i sin tur att teammedlemmar kan fokusera mer på sina faktiska roller – som förhandling och relationshantering – i stället för pappersarbete.
Starkare samarbete i teamet
Automationsverktyg leder faktiskt ofta till mer samarbete, inte mindre, eftersom funktioner som gör att teammedlemmar kan arbeta mer effektivt tillsammans blir tillgängliga på ett sätt de inte hade tidigare.
Oavsett om de sitter på samma kontor eller är geografiskt utspridda kan dina team samtidigt visa, redigera och kommentera avtalsdokument i realtid – vilket leder till snabbare samsyn och bättre beslut än någonsin tidigare, inte mindre.
Skalbarhet
Som du vet blir behoven inom avtalshantering mer komplexa för varje dag som företaget växer.
Det är här automatisering verkligen visar sitt värde, eftersom det gör det möjligt för företaget att hantera en växande mängd avtal utan att kompromissa med hastigheten eller kvaliteten i innehållet – som du vet kommer att förbli konsekvent.
Den här skalbarheten säkerställer att avtalshanteringsprocessen fortsätter vara effektiv oavsett företagets storlek, och gör att dina befintliga team kan göra mycket mer än tidigare.
Datainsikter och kontroll
Med automatiserad avtalshantering får din organisation mycket bättre insyn i avtalsdata.
Det gör till exempel att du kan följa mätvärden som du inte hade kunnat göra tidigare, som avtalsprestanda, acceptansgrad och utgångsdatum i stor skala, för att bara nämna några.
Den här datan blir sedan ovärderlig både för affärsbeslut och för att du samtidigt ska kunna behålla kontrollen över hela avtalslivscykeln.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Datainsikter & intelligens med avtalshantering
När du använder en plattform för avtalshantering är en av de största fördelarna just datainsikter och intelligens.
Det beror på att du snabbt kan se och förstå mycket information som du tidigare inte hade tillgång till. Det hjälper i sin tur dig och dina team att fatta smartare beslut än tidigare.
Fatta välgrundade beslut med realtidsdata
Med en avtalsplattform får du till exempel tillgång till realtidsdata. Det gör att du kan följa vilka avtal som snart löper ut eller se hur ändringar i ett avtal kan påverka andra.
Den här snabba tillgången till data betyder att du kan agera snabbare och mer effektivt än någonsin tidigare.
Hur data påverkar avtalshantering
Att ha mycket data direkt tillgänglig kan också förändra hur du hanterar avtal över hela linjen.
Du kan till exempel upptäcka mönster, som att vissa typer av avtal ofta får samma problem, eller att vissa villkor fungerar bättre än andra.
Det hjälper dig i sin tur att förstå vad som fungerar bra och vad som inte gör det. Resultatet blir att du kan skapa bättre avtal framåt, vilket kan spara tid och pengar, minska frustration, få fler avtal godkända och minska bortfall när befintliga avtal löper ut.
Det här kan göra stor skillnad eftersom det hjälper dig att hålla ordning och arbeta proaktivt. Så om du är redo att göra den skillnaden, varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?
Plattform för avtalshantering med AI – PLAI Assistant
Att använda en AI-assistent tillsammans med din plattform för avtalshantering kan göra utkast och granskning av avtal ännu enklare och snabbare.
Det beror på att AI kan skapa och kontrollera avtal mycket snabbt och i stor skala.
Den lär sig också av många exempel, så den kan göra uppgifter som att fylla i namn, datum och andra detaljer nästan direkt åt dig – särskilt när den kombineras med en integration med exempelvis Salesforce – se ovan.
Förbättrar träffsäkerheten i dina avtal
AI, like our own Miramis AI (formerly Pocketlaw PLAI) Asssitant, hjälper dig och dina team att minska misstag genom att hålla utkik efter fel som människor kan missa, som stavfel eller saknad information – vilket gör avtalet mer tillförlitligt än någonsin.
Förenklar avtalssammanfattning med en dokumentsammanfattare
En AI-assistent i din avtalshantering gör det också mycket enklare att förstå vad som finns i ett avtal.
Till exempel kan en AI Document Summariser läsa igenom långa och komplexa dokument och lyfta fram de viktigaste delarna åt dig.
Det betyder att du snabbt kan se viktiga detaljer som datum, belopp och vad varje person lovar att göra utan att läsa allt ord för ord.
Sammantaget sparar det mycket tid och minskar risken att du missar viktig information – även i det finstilta. Med det här verktyget kan du därför hantera avtal mycket effektivare och samtidigt säkerställa att allt är i ordning.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
e-signering & godkännande
När du hanterar avtal kan det vara väldigt värdefullt att använda en eSigning and approval feature direkt i en plattform för avtalshantering.
Det finns flera skäl till det, till exempel:
Integrerade processer för avtalsgodkännande
Med den här funktionen kan alla som är involverade i avtalet granska och godkänna det på en enda plattform, vilket förenklar processen genom att hålla alla steg på samma ställe.
Det betyder att du inte behöver skriva ut dokument – eller mejla fram och tillbaka – och plattformen för avtalshantering sparar dessutom en fullständig granskningslogg över när saker skickades och hanterades.
I stället kan alla se hur avtalet fortskrider, göra nödvändiga ändringar och godkänna det online, vilket inte bara sparar mycket tid utan också minskar risken för fel eller att avtalet tappas bort längre fram – något som kan bli väldigt kostsamt.
e-signering gör sign-off snabb och enkel
e-signering gör signing contracts snabbt och enkelt. Du kan till exempel signera dokument var som helst, från vilken enhet som helst, oavsett om det är dator, surfplatta eller direkt från mobilen.
Det gör det i sin tur mycket snabbare än traditionella metoder där du behöver träffas fysiskt för att få en signatur, eller vänta på att dokument ska postas tillbaka för att få signaturerna.
Det betyder också att avtal kan färdigställas och börja gälla mycket snabbare, vilket hjälper dig att starta projekt – eller stänga affärer – utan onödig fördröjning.
Uppgiftshantering i avtalsprogramvara
Plattformar för avtalshantering kommer också med funktioner som Miramis task management tools, vilket ger företaget många fördelar utöver att bara lagra, signera och läsa avtal – allt detta gör dig och dina team mer effektiva i det dagliga arbetet.
De kan till exempel fokusera på:
Effektiviserade arbetsflöden
De här verktygen för uppgiftshantering hjälper dig att samla alla avtalsrelaterade uppgifter på ett ställe.
Det betyder att du enkelt kan se vad som behöver göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.
De hjälper dig också att flytta avtal genom olika steg, från utkast till signering, utan några onödiga förseningar.
Automatiska påminnelser
En av de största fördelarna är att en plattform för avtalshantering automatiskt kan påminna dig och dina team om viktiga deadlines.
Det säkerställer att inga viktiga datum missas, som avtalsförnyelser eller granskningsperioder – vilket kan spara mycket tid och förhindra kostsamma misstag.
Bättre samarbete
De här verktygen gör det också möjligt för dina teammedlemmar att arbeta mer effektivt tillsammans.
Oavsett om personer sitter på samma kontor eller på olika platser kan alla hålla sig uppdaterade om avtalets status. Du kan till exempel dela uppdateringar, tagga teammedlemmar och hantera frågor direkt i plattformen.
Tidsbesparing
Genom att ha alla uppgifter kopplade till avtalshantering på ett ställe – och automatisera rutinuppgifter – sparar de här verktygen utan tvekan mycket tid.
Det gör i sin tur att du och ditt team kan fokusera på viktigare delar i stället för att fastna i manuella processer – vilket gör alla mer effektiva samtidigt.
Ger dig bättre uppföljning och rapportering
När alla uppgifter och deras status följs upp blir det ännu enklare att skapa rapporter som ger insikter i avtalsprocesserna, vilket kan hjälpa dig att identifiera flaskhalsar och förbättra processerna över tid.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Skala upp kontroll och hastighet i avtalshanteringen
En plattform för avtalshantering hjälper dig verkligen att skala upp – och i hög hastighet. Det beror på att den hjälper dig att hålla alla avtal organiserade på ett ställe.
Det gör det i sin tur lättare att snabbt hitta vilket avtal som helst, vilket sparar tid och minskar stressen, särskilt när du hanterar hundratals eller till och med tusentals avtal.
Bättre kontroll över dina avtal
Med en plattform för avtalshantering kan du se alla detaljer om varje avtal, till exempel vem som signerade det – och när det löper ut.
Det ger dig i sin tur bättre kontroll eftersom du alltid känner till statusen för varje avtal och därför kan hantera dem mer effektivt.
Snabbare avtalsprocesser
Som du ser ovan kan plattformen också automatisera många steg i den övergripande avtalsprocessen, till exempel att skapa avtal med mallar och att få elektroniska signaturer.
Det gör i sin tur att avtal skapas och signeras snabbare – vilket i sig är väldigt hjälpsamt när du behöver hantera många avtal snabbt.
Skalbarhet
Som du vet kommer du att hantera fler och fler avtal i takt med att företaget växer, vilket annars kan sakta ner arbetet rejält.
Det är inget problem med en plattform för avtalshantering, eftersom den kan hantera ökningen väldigt smidigt – så att du kan hantera fler avtal utan att tappa kvalitet eller kontroll samtidigt.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Förbättrar din regelefterlevnad och minskar riskerna
När ett företag använder en plattform för avtalshantering hjälper det dig att säkerställa att du följer alla regler kring hur dina avtal lagras, med fullständiga granskningsloggar tillgängliga när du behöver dem.
Håller koll på detaljer
Plattformen kan till exempel hålla koll på alla detaljer i avtalen, som deadlines och juridiska krav, och dessutom varna dig när något behöver uppmärksamhet, så att du undviker att oavsiktligt bryta mot regler – vilket annars kan leda till böter eller juridiska problem.
Minskar risk
Dessutom hjälper plattformen dig att minska risker genom att sänka sannolikheten att något går fel, genom att noggrant övervaka avtalen och använda data för att förutse potentiella problem innan de blir allvarliga – sådant som manuella processer lätt missar.
Om ett avtal till exempel håller på att löpa ut, eller om vissa villkor riskerar att skapa konflikt, kan plattformen varna dig.
Hur implementerar du en onlineplattform eller programvara för avtalshantering?
Att utvärdera rätt programvara för avtalshantering och välja rätt lösning för dig är avgörande om du vill effektivisera dina avtalsprocesser.
Det kan till exempel handla om:
Planera noggrant
Innan du börjar behöver du säkerställa att du verkligen förstår organisationens behov.
Det kan vara så enkelt som att identifiera vilka olika typer av avtal du hanterar, vilka problem ni har i era nuvarande processer och vad ni vill uppnå med det nya systemet.
Välj rätt verktyg
Du vill till exempel välja en plattform som passar dina behov. Den ska kunna hantera komplexiteten i dina avtal, fungera bra ihop med andra verktyg du använder och vara användarvänlig så att alla enkelt kan använda den.
Det kan till exempel vara ett verktyg som erbjuder funktioner som:
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Konfiguration
Den här processen är normalt väldigt enkel. När användare har lagts till och dina befintliga avtal integrerats behöver du bara fastställa dina varumärkesregler och andra organisatoriska regler som ska slå igenom i mallarna för att göra dem konsekventa, och sedan går du vidare med att utbilda teamet i hur plattformen ska användas framåt.
Utbilda ditt team
När grunderna väl är på plats behöver du bara lära teamet hur plattformen fungerar. Det kan du göra genom att visa dem själv eller via utbildningssessioner som levereras av leverantören.
Bra utbildning hjälper sedan alla att förstå hur de får ut mest av de nya verktygen, vilket i sin tur minskar misstag och hjälper teamet att hantera avtal mycket effektivare.
Sätt upp processer
I det här steget bör du definiera tydliga processer för hur dina avtal ska skapas, granskas, godkännas och förnyas i plattformen. Att standardisera processen hjälper dig att förebygga fel och spara tid samtidigt som alla arbetar på samma sätt i onlineprogramvaran.
Följ upp och förbättra
När du har använt systemet ett tag bör du kontrollera vad som fungerar och vad som inte gör det – kanske lagras inte alla avtal, kanske skickas vissa fortfarande på det gamla sättet – och sedan göra de förändringar som behövs för att förbättra processer och utbildning.
Genom att följa de här stegen kan organisationen alltså gå över till att använda en plattform för avtalshantering på ett smidigt sätt och börja se fördelar som bättre struktur, enklare åtkomst till avtal i stor skala och effektivare hantering av avtal – samtidigt.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag?
Exempel på lyckad användning av avtalshantering
Ibland ger det ett annat perspektiv att läsa om en plattforms funktioner och se hur den faktiskt har implementerats.
Några case på hur den här plattformen kan användas är till exempel:
Teya – från fragmenterat system till effektivt arbetsflöde
Teya, plattformen för kortbetalningslösningar för företag, har förvandlat sin juridiska verksamhet från ett fragmenterat och tidskrävande system till ett effektivt och strömlinjeformat arbetsflöde på bara några månader. Så här lyckades de med det.
Teyas Senior Legal Counsel, Lorna Khemraz, ville göra det möjligt för sig själv och teamet att fokusera mer på att stötta interna affärsfrågor och förbättra den juridiska operativa effektiviteten.
Genom att använda Miramis har Teya därför kunnat:
Standardisera och behålla kontrollen över sina mest vanliga avtal, som partneravtal och koncerninterna avtal.
Öka kontrollen över juridisk dokumentation genom att skapa en juridisk source of truth.
Minska tiden som krävs för att skapa, granska och signera dokument avsevärt.
Med 51 aktiva användare
Miramis (tidigare känt som Pocketlaw) har hjälpt till att skapa sömlöst samarbete, kommunikation och dokumentdelning inom deras juridiska team – och alla andra avdelningar som är involverade i juridiska frågor.
Med 51 aktiva användare har det juridiska teamet kunnat delegera juridiska uppgifter och behov, samtidigt som de behållit kontrollen över juridisk kvalitet och processer.
Till exempel, här är vad Lorna säger om avtalshantering med Miramis-plattformen:
"Vi standardiserade avtalsprocessen för partnerskapsteamet genom att ta fram ett antal mallvillkor och ge tillgång till Pocketlaw (nu Miramis). Nu kräver enkla avtal 15 minuters juridisk tid. Mer komplexa avtal kräver max 1 timmes juridisk tid."
Lorna Khemraz, Senior Legal Counsel på Teya
Williams Stanley & Co:s juridiska transformation
Williams Stanley and Co har etablerats för att specialisera sig på hospitality-sektorn genom att erbjuda bokföring, lönehantering och redovisningstjänster, samt ge kunderna skräddarsydd rådgivning och stöd över hela Storbritannien.
Williams Stanley & Co har nu full kontroll över allt juridiskt tack vare Miramis plattform för avtalshantering.
Vad använder de främst Miramis till?
"Pocketlaw (nu Miramis) har automatiserat ett urval av våra avtal som vi använder regelbundet för våra kunder. Tidigare använde vi Word-mallar för att skapa dokument och då användes oundvikligen fel avtal ibland, eller så smög det sig in ett misstag. Med Pocketlaw (nu Miramis) kan vi känna oss trygga med kvaliteten i de dokument vi producerar.
Vi har också använt PocketLaw för våra interna avtal och har särskilt haft stor nytta av bredden i HR-erbjudandet."
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Hur kan en plattform för avtalshantering hjälpa olika typer av företag och organisationer?
Som du har sett ovan har avtalshantering många funktioner för företag, och det kan hjälpa många olika typer av verksamheter med deras avtalsbehov på olika sätt.
Det kan till exempel bero på:
Avtalshantering för juridiska avdelningar
Avtalshantering för juridiska avdelningar hjälper dig att effektivisera arbetsbelastningen genom att automatisera steget där avtal skapas och även hur de genomförs.
Det stärker också din regelefterlevnad mot juridiska standarder och regelverk, vilket du kan läsa mer om på ICO:s webbplats för brittisk regelefterlevnad och EU Commission-webbplatsen för EU-efterlevnad, och hjälper dig att minska risken för tvister samt spara tid och kostnader kopplade till manuell datahantering.
Det gör i sin tur att jurister kan fokusera mer på strategiska eller taktiska aktiviteter i stället för administrativa och operativa uppgifter.
Varför är avtalshantering särskilt värdefullt i inköp?
I inköpssammanhang kan bra avtalshantering handla mer om hur det hjälper dig och teamet att optimera processerna genom att säkerställa att avtal är kostnadseffektiva, följer juridiska standarder som ovan, att deadlines i leverantörsrelationer inte håller på att löpa ut och att allt ligger i linje med företagets mål.
Dessutom gör plattformarna det möjligt att följa historisk prestation i dina avtal – via dataanalys. Den datan hjälper dig sedan att initiera förhandlingar snabbare innan ett avtal går ut och ger dig mer tid att få bättre förnyelser godkända med leverantörer.
Allt detta samtidigt som du minimerar riskerna i leverantörspartnerskap genom användning av automatiska varningar och notifieringar om avtals slutdatum, till exempel.
Avtalshantering för offentlig sektor
För offentliga verksamheter är avtalshantering ännu viktigare för att upprätthålla transparens och ansvar i användningen av offentliga medel. Det gör det indirekt genom att förenkla uppföljningen av avtal över flera avdelningar så att du kan se om du får maximal effekt av dina utgifter – vilket i sin tur hjälper dig att behålla allmänhetens förtroende.
Avtalshantering för småföretag
För små företag är det kanske inte kostnadseffektivt att anställa en dedikerad jurist som håller koll på alla avtal, samtidigt som du också behöver någon som minskar pappersarbetet. Det är här en automatiserad plattform för avtalshantering verkligen kommer in, genom att göra det möjligt att använda begränsade resurser effektivt samtidigt som du fortsätter vara compliant – utan att behöva anställa den där juristen ännu.
Avtalshantering för byggföretag
Inom byggbranschen hanterar du som bekant väldigt komplexa projekt med många intressenter.
Det är här avtalshantering verkligen kan göra skillnad, eftersom den inte bara hjälper dig att hålla koll på utestående avtal och när de behöver ses över, utan också gör det möjligt för flera intressenter att arbeta i samma avtal samtidigt och använda funktioner som contract redlining.
Avtalshantering för hälso- och sjukvård
För vårdsektorn, där många avtal är på plats, kan avtalshantering enkelt hjälpa dig att hantera de komplexa regler och krav på regelefterlevnad som är unika för branschen.
Det är till exempel idealiskt för att hjälpa dig att hantera avtal, överenskommelser och leverantörsrelationer, samtidigt som du säkerställer regelefterlevnad mot hälsolagstiftning – och minskar operativa risker på samma gång.
Avtalshantering för ideella organisationer
För ideella organisationer kan avtalshantering hjälpa dig att få ut mer av begränsade resurser genom att säkerställa att partneravtal är effektiva och transparenta, samtidigt som du förblir compliant och operativt effektiv – vilket är avgörande för att maximera finansieringen.
Avtalshantering och tvistlösning
När det gäller tvistlösning handlar avtalshantering om att ha kontroll över avtal från början till slut.
Det säkerställer att alla parter uppfyller sina åtaganden och att villkoren är tydliga och gynnsamma.
Tvistlösning är därför en viktig del av processen, eftersom effektiva metoder som medling, skiljeförfarande eller domstolsprocess används när oenigheter uppstår. Plattformen kan då användas som en fallback för att ta fram rapporter om när avtal signerades, vilka villkor de innehöll och en fullständig granskningslogg.
Det kan i sin tur hjälpa båda parter att lösa tvister mycket snabbare än om man måste gå hela den juridiska vägen. Om juridiska resurser behövs ger plattformen dig fullständiga granskningsloggar som visar exakt vad man kom överens om.
Avtalshantering och förhandling
När det gäller avtalsförhandlingar kan en plattform för avtalshantering vara helt avgörande för framgångsrika affärer.
Det beror på att plattformen ofta blir central redan när förhandlingen börjar, eftersom båda parter kan samarbeta, justera avtal snabbt och diskutera villkor för att hitta lösningar som fungerar för båda.
När en överenskommelse väl är nådd tar plattformen sedan också över hanteringen av avtalet.
Varför behöver ditt företag en plattform för avtalshantering?
Som du ser kan valet av rätt plattform för avtalshantering förändra hur organisationen hanterar sina avtal på ett genomgripande sätt.
De här plattformarna sparar inte bara tid genom att automatisera rutinuppgifter, utan minskar också fel, säkerställer regelefterlevnad och förbättrar den övergripande insynen i dina avtal för viktiga intressenter, för att bara nämna några fördelar.
Så varför inte boka en kostnadsfri demo av Miramis-plattformen (tidigare Pocketlaw) och se hur du kan komma igång och börja sänka dina juridiska kostnader redan i dag.
Ansvarsfriskrivning:
Observera: Miramis ersätter inte en advokat eller advokatbyrå. Om du har juridiska frågor om innehållet på den här sidan, kontakta en kvalificerad jurist.
Relaterade artiklar
Förenkla avtalsgranskning med AI: köparguide
Upptäck hur AI förändrar avtalsgranskning. Spara tid och pengar och minska riskerna. Hitta rätt lösning i vår köpguide för AI för avtalsgranskning
AI-märkning av metadata för enklare avtalshantering
Lyft din avtalshantering med AI-driven metadatamärkning. Effektivisera processer, öka precisionen och gör dokumenthanteringen enklare.
Redlining – förstå ändringsmarkering i juridiska dokument: en detaljerad guide
Bemästra redlining i juridiska dokument med vår detaljerade guide. Lär dig tekniker och bästa praxis för effektiv avtalsförhandling.