Så eliminerar du onödiga juridiska processer

För att gå från att uppfattas som en bromskloss till en möjliggörare behöver juridiska team prioritera att eliminera ineffektiva processer. Och allt börjar med att identifiera dessa processer. 

I den här artikeln går vi igenom metoder för att eliminera och åtgärda några av de ineffektiva processer som är vanliga i juridiska team.

Effektivisera processer och förbättra samarbetet

Att effektivisera hur din juridiska verksamhet fungerar idag kräver att du utmanar status quo. Det är viktigt att först ställa frågan: hur är det juridiska teamet och de juridiska processerna integrerade i andra teams arbetsflöden? Vad fungerar? Vad fungerar mindre bra? Var finns möjligheter till automatisering? 

Standardisera dina avtalsförhandlingar med juridiska playbooks
Du bör också automatisera dina juridiska processer så mycket som möjligt för att säkerställa att juridiskt arbete med låg komplexitet kräver så lite handpåläggning som möjligt. Skapa juridiska playbooks som ger riktlinjer för avtalsförhandlingar, där du anger din standardposition och var du har flexibilitet att avvika från den på både kommersiella och juridiska tvistepunkter. Bestäm tillsammans med ledningsgruppen vilken miniminivå av regelefterlevnad företaget behöver för att skydda bolaget och varumärket, utan att verksamheten bromsas. 

Standardisering är ett värdefullt verktyg för alla företag som vill förbättra konsekvens, effektivitet och produktivitet – det eliminerar behovet av att ditt juridiska team skapar svar från grunden och minskar tiden som läggs på varje avtalsförhandling. Det säkerställer också att rätt processer följs och att juridiska krav uppfylls konsekvent, vilket minskar risken för fel och juridiska problem längre fram. 

Implementera ett formulär för förfrågningar om juridisk rådgivning
Det låter enkelt, men ett mallbaserat formulär som beskriver vilken specifik information ditt juridiska team behöver när verksamheten efterfrågar juridisk rådgivning kan verkligen förbättra tydligheten och kvaliteten i rådgivningen från ditt juridiska team. Formuläret kan innehålla projektdeadlines, berörda kollegor i verksamheten, relevanta dokument, budgetkrav och en beskrivning av den juridiska frågan. 

Det här ska förstås inte ersätta behovet av samtal för att diskutera frågan mer i detalj och undvika missförstånd eller oklarheter. Men på det här sättet får ditt juridiska team den nödvändiga informationen tydligt och strukturerat redan från början – vilket minskar behovet av fram- och tillbaka-kommunikation eller uppföljande förfrågningar om mer information – och sannolikt innebär ett onödigt samtal eller möte mindre!  Det säkerställer konsekvens och effektivitet i hur juridisk rådgivning kommuniceras till dina verksamhetsteam. 

Stärk andra team

En viktig del i detta är att säkerställa att du har en tillförlitlig källa för juridisk information, dvs. att du har alla juridikrelaterade dokument samlade på en central plats, med en tydlig ansvarsfördelning för att underhålla och uppdatera dokumenten. Det är första steget för att behålla kontrollen över dina juridiska standarder i stor skala. 

Självservice för avtal
Gör andra team kapabla att skapa och signera avtal utan att juridikfunktionen behöver ingripa genom att införa förgodkända avtalsmallar, som utformas och kvalitetssäkras av ditt juridiska team och hålls uppdaterade vid juridiska eller regulatoriska förändringar. 

Till exempel med ett standardiserat anställningsavtal; ditt HR-team kan ansvara för (1) att fylla i medarbetarens uppgifter, som startdatum, anställningsperiod och ersättningspaket, och (2) att ordna signering – i trygg vetskap om att relevanta juridiska skydd för verksamheten redan finns på plats i avtalsmallen. Det minskar behovet av individuella godkännandeprocesser för högvolymavtal och enklare avtal, och frigör ditt juridiska team så att det kan arbeta med mer komplexa frågor. 

Miramis (tidigare Pocketlaw)-plattformen erbjuder dessa funktioner för avtalshantering och gör det möjligt för dina team att skapa, lagra, hantera och signera avtal – allt på ett ställe. 

Ha blicken framåt

Att ha blicken framåt hjälper ditt juridiska team att vara organiserat, proaktivt och ha tillräckligt med tid för att förbereda viktiga uppgifter, som komplexa omförhandlingar eller att införa nödvändiga åtgärder för storskaliga regelefterlevnadsprogram – vilket hjälper dig att undvika kostsamma misstag och upprätthålla goda relationer både mellan verksamheten och juridikteamet och med leverantörer och kunder. 

Sätt påminnelser för viktiga avtalsfrister  
Det kan omfatta uppsägningar, förlängningar, betalningsskyldigheter, fysiska leveranser och varseltider. Att missa en frist kan leda till sanktioner, missade möjligheter och juridiska tvister. Genom att sätta påminnelser kan dina juridiska team och verksamhetsteam undvika dessa negativa konsekvenser, hålla koll på avtalsförpliktelser och förutse vilka åtgärder de behöver vidta, till exempel att involvera relevanta verksamhetsteam och motparter för att omförhandla kommersiella villkor. 

Förutse kommande lagändringar 
Genom att löpande bevaka och dokumentera juridiska förändringar som kan påverka verksamheten kan dina juridiska team förutse hur dessa förändringar påverkar verksamheten, produkterna och tjänsterna – och säkerställa att företaget uppfyller nya juridiska krav. 

Dina juridiska team kan förbereda sig och anpassa sig i god tid och samarbeta med verksamhetsteamen för att införa nödvändiga åtgärder – vilket minskar risken för juridiska problem, böter eller varumärkesskador som kan uppstå vid bristande regelefterlevnad.  Det är särskilt viktigt i hårt reglerade branscher, som finans eller hälso- och sjukvård. 

Att förutse förändringar i lagstiftningen kan också hjälpa dig att identifiera potentiella möjligheter för verksamheten, till exempel att dra nytta av affärsincitament eller ligga steget före branschtrender och upptäcka möjligheter till tillväxt eller expansion. Att ligga steget före hjälper verksamheten att bli mer strategisk i sitt beslutsfattande och fatta mer välgrundade beslut för att säkra långsiktig framgång. 

Investera i din legal tech-stack

Utvärdera din nuvarande legal tech-stack och fundera på om den hjälper dig att effektivisera dina processer eller skapar onödiga hinder. 

Använd specialutvecklad juridisk teknik som Miramis (tidigare Pocketlaw) 
Att investera i innovativ teknik är standard i de flesta delar av verksamheten – sälj har ett CRM och ofta ett verktyg som Gong, och marknad har teknik som hjälper dem att nå sin målgrupp och följa upp effekt och resultat. Om du tillämpar samma arbetssätt på dina juridiska processer kan du maximera värdet samtidigt som du minimerar slöseri, optimerar dina juridiska processer och förbättrar den övergripande effektiviteten i verksamheten. 

Miramis erbjuder en lösning för dina processer kring avtalslagring och avtalshantering, användbara dashboards och automationsfunktioner. Genom att använda Miramis kan team samarbeta mer effektivt med juridik, minska risken för juridiska problem, öka noggrannheten och sänka kostnaderna.