Lean Legal: Bedöm

När du har gjort en grundläggande mätning av ditt juridiska arbete kan du bättre bedöma nuläget, var det finns luckor och var det finns utrymme för förbättring. Målet med Lean Legal-ramverket är att hjälpa dig göra förbättringar som ger dig kontroll när du skalar. Vi guidar dig genom hur du gör en bedömning som leder till innovation inom Lean Legal-ramverket. 

*När vi säger ”juridikteam” menar vi allt från ett bolag med en dedikerad juridikavdelning till ett bolag utan juridikavdelning men med ett team av flera personer i verksamheten som hanterar det juridiska arbetet utan att vara jurister. 

Bedöm nuläget

Juridikteam behöver ha ett affärsfokuserat mindset. Varje affärsmöjlighet påverkas av juridik. Därför behöver varje åtgärd som juridikteamet tar (om det finns ett) vara tätt kopplad till bolagets mål, och effekten av juridiska processer behöver tas med i beräkningen. 

Så ha detta top of mind när du bedömer ditt nuvarande juridiska arbete. Du bör nu ha mätvärden och en förståelse för hur juridik påverkar verksamheten, till exempel hur lång tid det tar att ta fram en offert eller ett avtal för kundsignering,  svara på ett juridiskt ärende, hur många timmar som läggs på avtal med hög brådska och låg risk, och så vidare. De här datapunkterna ger dig en mer komplett bild av nuläget i ditt juridiska arbete och var pengar och resurser läcker, så att du kan säkerställa att du optimerar den effekt juridik har och uppfyller bolagets mål. Nu är det dags att se hur detta påverkar det dagliga arbetet på en djupare nivå. 

För att bedöma ditt nuvarande juridiska arbete, ställ följande frågor till ditt team: 

Vad är syftet med juridikteamet? 

Eller, om du ännu inte har ett juridikteam, hur påverkar juridik verksamheten i dag? Finns det några väsentliga blinda fläckar/risker som inte har identifierats när det gäller juridik? 

Vad är den nuvarande juridikstrategin? Har du en ledstjärna / KPI:er för juridik? Är den ledstjärnan / de KPI:erna i linje med bolagets ledstjärna / KPI:er? 

Vilken strategi vill du ha? Hur kan juridikteamets mål bli bättre anpassade till bolagets? 

Var finns de största vinsterna? 

Vad är bra att ha? Vad måste finnas? 

Vem ansvarar för vad? Är detta tydligt och kommunicerat till alla som behöver veta det?

Hur är juridikteamet eller de juridiska processerna integrerade i andra teams arbetsflöden? Vad fungerar bra? Vad fungerar inte bra? 

Att ställa de här frågorna och göra den här analysen hjälper dig att bättre sätta och justera din strategi för hur juridik kan vara en tillgång för verksamheten och inte ett hinder. Om du inte har en grundläggande förståelse för vad som händer blir det omöjligt att skapa den strategin och prioritera rätt. 

Skapa en source of truth för juridik 

En source of truth för juridik är ett enkelt men kraftfullt sätt att hjälpa juridikteam att göra bättre bedömningar. Att samla allt juridikrelaterat på en central plats med tydlig struktur och tydligt ägarskap gör att du kan behålla kontrollen över alla avtal. Det gör det också lättare för juridikteamet att bedöma vilka befintliga avtal som används, hur ofta och av vilka team. Det synliggör även eventuella luckor i bolagets juridiska material som behöver åtgärdas. 

Se till att platsen där du lagrar dina avtal är säker och uppfyller kraven för integritet och dataskydd.  Om du till exempel i dag lagrar dina avtal i Google Drive eller något liknande, bedöm hur säker och riskutsatt den processen är. Vissa verktyg som samlar juridiskt innehåll åt dig gör det också möjligt att se den övergripande statusen för signeringen av alla dina dokument och var du kan ha innehållsluckor så att du kan åtgärda dem. Du bör välja verktyg och en lagringsplats som hjälper dig att arbeta strategiskt – inte bara lagra dina dokument. 

När alla juridiska dokument finns på en plats kan du regelbundet följa upp och uppdatera bolagets standard för juridiska dokument. Om hela bolaget hämtar juridiska dokument från en central plats kan du säkerställa att varje dokument som används är den senaste versionen. Att ha allt samlat på ett ställe är första steget för att behålla kontrollen över juridiska standarder när du skalar. 

Automatisera där du kan 

Juridiska utmaningar kommer inte att försvinna – tvärtom kommer de bara att öka. Det betyder att vi inte kommer att kunna lösa morgondagens utmaningar med dagens arbetssätt. Att kasta pengar eller människor på problemet är varken skalbart, hållbart eller kostnadseffektivt. En avgörande del av lösningen är att använda teknik smartare, precis som alla andra avdelningar redan har gjort i decennier. 

Målet med automatisering i juridiska processer bör vara att göra juridiskt arbete med låg komplexitet så hands-off som möjligt. En Gartner-studie från 2022 visade att jurister förväntar sig att lägga 100 % mer tid än före pandemin på att hantera störningar i verksamheten. Sådana störningar omfattar sanktioner, problem i leveranskedjan, nya arbetspolicys med mera. Störningar i verksamheten är mindre förutsägbara och tar därför betydligt mer tid och energi – vilket de också bör göra eftersom de är mer komplexa. Därför är det avgörande att ha processer som gör att du kan skala med kontroll. Du behöver processer som gör att du kan fokusera bättre på det som är viktigt samtidigt som du stöttar verksamheten i den dagliga juridiken. 

Med automatisering är det också viktigt att föra en dialog med ledningen om vilken risknivå bolaget är berett att ta för att nå målen för året eller åren framåt. Det betyder till exempel vilka klausuler du är villig att inte förhandla eftersom risken kan vara tillräckligt låg, medan förhandlingstiden kan bli en flaskhals. När detta är tydligt kan organisationen fatta snabbare beslut och beslut som ligger mer i linje med bolagets mål. 

När du har anpassat dina mål till din riskaptit, bedöm följande för att komma igång:

Vad är bolagets acceptabla/föredragna standard för olika typer av avtal och för tredjepartsavtal? Var är det viktigt att förhandla en klausul, och var är det okej att acceptera en kanske mindre än idealisk klausul? ”Lägre” standarder betyder ofta snabbare processer. 

Vilka risker är acceptabla för verksamheten att ta? Involvera ledningsgruppen (eller till och med styrelsen) för att fatta detta beslut tillsammans med juridikteamet. När det finns en tydlig samsyn kring verksamhetens viktigaste risker blir det lättare att hålla den standarden i verksamheten och samtidigt undvika att fastna i risker som egentligen skulle vara acceptabla för att få saker gjorda. 

Vilka behov har andra team, och hur mycket är du villig att automatisera för dem? (Det här hänger ihop med vilken risknivå du är villig att ta) 

Bedöm din nuvarande legal tech-stack – hjälper den dig att effektivisera dina processer, eller skapar den onödiga hinder? Använder du verktyg som hjälper dig att automatisera och minska administrativa uppgifter? Hjälper verktygen du använder dig att hålla nere behovet av fler anställda? 

När långa och komplexa processer finns på plats tar de ofta mer resurser än nödvändigt. Det finns många administrativa uppgifter och uppgifter med hög volym men låg komplexitet som kan automatiseras för att avlasta arbetsbelastningen. Juridikteam kommer sannolikt att hantera mer komplexa situationer utan att få ökade resurser för det. Automatisering som gör att du kan behålla kontrollen när du skalar måste vara en del av strategin för juridikverksamheten. 

Ha en process för compliance och uppdateringar

Att vara tillräckligt compliant är ett krav i dag. Inte bara på grund av risken för kännbara sanktioner från tillsynsmyndigheter, utan också för att det kan skada ditt varumärke (internt och externt) om bolaget inte är uppdaterat och compliant. Att vara uppdaterad gör det också möjligt att anställa med de senaste anställningsavtalen eller lansera marknadskampanjer på nya marknader utan att behöva oroa dig. 

Bedöm följande: 

Vilka processer har du i dag för att hålla dig uppdaterad om lagändringar? Tänk igenom detta per marknad, och ta gärna in datapunkten från mätningen: ”tiden från lagändring till uppdaterade avtal.” 

Finns det någon risk att inaktuella villkor används av någon i bolaget? 

Bestäm tillsammans med ledningsgruppen vilken miniminivå av compliance som behövs för att bolaget och varumärket ska vara skyddade utan att verksamheten hålls tillbaka. 

Du kanske inte har den perfekta lösningen exakt när du behöver den, men hitta verktyg och processer som hjälper dig att ha koll på allt. Nyckeln till framgång och till att undvika att förlora ännu mer värdefull tid är att ”bara börja”, särskilt om du är övertygad om att ditt nuvarande arbetssätt inte är hållbart. 

Nu är det dags att bedöma 

Första gången du bedömer ditt juridiska arbete genom Lean Legal-ramverket får du fram den nuvarande standarden för din juridikfunktion. Därefter kan du förbättra och förnya. När du går igenom Lean Legal-ramverket kommer du att kunna göra ännu mer finjusterade justeringar och ditt juridiska arbete blir mer effektivt. Det här är en kontinuerlig process, så när du väl har bedömt nuläget en gång ska du se till att göra det igen minst en gång per år när bolagets mål justeras. Det finns alltid sätt att bli bättre. 

Juridikteam kommer i framtiden att behöva göra mer med mindre, men fortfarande bidra till bolagets tillväxt. Att bedöma hjälper bolag att vara smartare i hur budgeten fördelas och att få större kontroll över sina juridiska processer. 

Vi har nu gått igenom mäta → bedöma → så nästa steg är förnya.