Lean Legal: Mät

Ett sätt att mäta framgång förväntas redan i alla andra delar av verksamheten – sälj har mål och KPI:er som de mäts mot, liksom marknad, customer success och produkt. Så varför mäter vi inte juridiken? Kan du föreställa dig att ditt företag inte skulle mäta sina digitala marknadsinsatser? Det känns självklart – du lägger tid och pengar på digital marknadsföring och vill därför veta vilken avkastning du får. I dag är nästan allt vi gör i verksamheten digitalt och mätbart. Det gäller inte bara marknad eller sälj. Så varför skulle vi inte sträva efter samma standard i juridikens arbetssätt? 

Eftersom det i dag saknas en etablerad standard för hur man mäter legal operations vill vi föreslå en med Lean Legal-ramverket. 

Vad du ska mäta i juridiken 

Företag och juridiska team kan använda data för att fatta välgrundade beslut om hur resurser ska fördelas och initiativ prioriteras. Att ha KPI:er och mätetal för legal operations hjälper till att säkerställa att initiativ är i linje med affärsmål och strategier. Det hjälper oss också att spara tid och pengar – två kritiska resurser. 

Första gången du mäter juridiken handlar det främst om att skapa en baslinje för företaget, så att du för första gången kan utvärdera den mer datadrivet. När processen upprepas kan du välja mätetal och KPI:er mer strategiskt och knyta dem ännu närmare affärsmålen. I den första iterationen räcker det att få en förståelse för hur dina juridiska processer kan påverka verksamheten, och vilka områden som bör förbättras och prioriteras. 

Så väljer du juridikens KPI:er & mätetal 

Välj 3–5 KPI:er (Key Performance Indicators) och 3–5 mätetal som du börjar med för att mäta hur dina legal operations presterar. KPI:erna ska vara direkt kopplade till de övergripande affärsmålen – i praktiken: bryr sig ledningen om KPI:erna som rör juridiken? Och de mätetal du följer ska vara kopplade till att förbättra och optimera de specifika aktiviteter som påverkar KPI:erna. Vi säger 3–5 eftersom det är lätt att mäta för mycket och tappa kopplingen mellan det du mäter och helheten. Börja därför med ett litet antal som du kan fokusera på och förbättra. Du kan justera dem när du börjar se förbättringar och lär dig mer. 

Vilka KPI:er kan du börja med? Låt oss till exempel säga att ett av företagets mål är att minska payback-tiden per kund. Juridik kan vara inblandad i flera delar som påverkar kundens payback-tid. Den första är vanligtvis att ta fram och signera det nya kundavtalet, eller ännu tidigare, med ett NDA för att kunna starta ett proof of concept. 

KPI:er kan vara: 

• Minska svarstiden på juridiska förfrågningar med 20 %  

• Öka acceptansgraden för standardavtal med 25 % 

• Minska förhandlingstiden för säljavtal med 10 % 

• Minska kostnaderna för externa juridiska tjänster med 30 %

• Minska andelen tredjepartsavtal som hanteras med 15 %

• Minska andelen avtal som hanteras i manuella arbetsflöden med 30 % 

• Öka antalet avtal med låg juridisk involvering* med 40 % (låg juridisk involvering 

Mätetal kan vara: 

• Tid som läggs på juridiska förfrågningar

• Tid från lagändring till uppdaterade avtal

• Tid det tar att ta fram ett avtal 

• Hur många fel uppstår i genomsnitt under avtalsframtagningen? 

• Hur lång tid tar det att få ett nytt avtal till en kund för signering?

• Antal timmar som läggs på att granska tredjepartsavtal

• Tid som läggs på avtal med hög brådska/låg risk 

Att ha KPI:er och mätetal på plats hjälper också om teamet driver ett experiment för att förbättra något specifikt, så att du kan mäta om experimentet lyckas. 

*low-touch legal är juridiskt arbete där administrativa och repetitiva processer automatiseras. Det gäller ofta ärenden med hög brådska men låg risk. Det gör att juristteamet kan vara involverat så lite som möjligt och samtidigt ge resten av organisationen större självständighet, utan att tumma på kvalitet och kontroll. 

Lägg till mjuka mätetal

Samla intern feedback från medarbetare och kunder om avtalsprocessen. De här mer kvalitativa datapunkterna ger mer nyans till dina KPI:er och vad som påverkar dem. Du kan göra det med en kort enkät som du skickar till kollegor, eller låta ett kundnära team be kunder och prospekt om feedback.

Några exempel på mjuka mätetal du kan ta med, 

• Sentiment (positivt eller negativt) – du kan samla data om hur dina juridiska processer uppfattas internt och externt. Det är alltid bra att följa upp med ett ”Varför?” eller ”Vill du utveckla ditt svar?”

• Engagemang i juridiska processer – är processerna du har på plats enkla att använda? Är de effektiva och lättillgängliga för resten av organisationen? Tycker företaget att det är lätt att arbeta med de juridiska processerna? Det här kan hjälpa dig att utveckla bättre och smidigare processer som företaget med större sannolikhet använder – och använder rätt. 

• Du kan skicka ut en intern enkät – ungefär som ett Net Promoter Score (NPS) eller Employee Promoter Score (EPS), men för legal operations. Att samla in och använda dessa ”mjukare” datapunkter ger mycket mer sammanhang till siffrorna och gör att teamet kan justera med ännu bättre insikter. Du kommer att kunna ta bort flaskhalsar, och hela organisationen kommer att kunna arbeta mer effektivt med juridiken. 

Skapa företagets benchmarkar 

Att skapa benchmarkar och standarder för juridiken hjälper dig att fortsätta mäta och förbättra prestationen. Det ger också teamen något konkret att sikta mot och stärker en kultur av ständig förbättring. 

Skapa benchmarkar som hänger ihop med företagets övergripande mål (vi återkommer till det, men det är verkligen viktigt!). Du kan till exempel sätta en benchmark på max 15 minuter för att skapa kommersiella avtal. Om du överskrider det kan det tyda på att du inte får ut avtalen till kunder och prospekt tillräckligt snabbt, vilket gör att säljcykeln fördröjs. Det kan också betyda att du inte använder automatisering på bästa sätt och att resurser kan fördelas bättre för vardagliga avtal. Det kan också betyda att du inte prioriterar rätt frågor, till exempel att förhandlingstider drar ut på tiden på grund av en klausul som inte är viktig att ha med när man ser till det övergripande affärsmålet. 

Första gången du sätter benchmarkar, håll dem enkla och förbättra dem varje gång du går igenom Lean Legal-ramverket. Ju längre du mäter, desto bättre benchmarkar kan du skapa för dina juridiska processer. Du kan fortsätta att utvärdera och justera de benchmarkar du har satt. 

Vi hoppas att det här har inspirerat dig att börja mäta den juridiska prestationen, och att vi har gett dig tillräckligt för att komma igång. Härnäst går vi djupare in i innovera- och utvärdera-stegen i Lean Legal.