Lean Legal: Innovera

Förändringen av juridiska tjänster och processer har knappt börjat. E-signering och första generationens verktyg för avtalshantering (CLM) har startat en förändring, men de är långt ifrån att kunna stötta behoven hos ambitiösa företag. De här verktygen är bara digitala alternativ till delar av processen – de erbjuder inte ett verkligt nytt sätt att arbeta smartare. Slack är till exempel ett verktyg som har förändrat hur företag kommunicerar – de skapade ett helt nytt sätt att kommunicera för att lösa problemet, i stället för att bara hitta en lösning som samlar alla delar av spretig kommunikation på ett ställe. De gamla arbetssätten inom legal operations, som ofta är silobaserade, behöver utmanas för att kunna anpassas och förbättras både ur ett tekniskt perspektiv och ur ett strategiskt och internt processperspektiv. 

Därför är det avgörande att sätta en strategi och processer för innovation kopplat till legal och/eller juristteamet. Att bygga en innovationskultur hjälper dig att framtidssäkra teamet och organisationen som helhet genom att du konsekvent kopplar juridiska initiativ till affärsmål som delas av hela organisationen och ligger steget före både i ditt arbete och i konkurrensen. Vi har lagt detta som det tredje steget i Lean Legal-ramverket eftersom du får mycket större effekt av innovationsarbetet när du har data som stödjer det och har bestämt riktningen utifrån analysen. Så låt oss prata om hur du kan driva innovation i Lean Legal!

Uppmuntra experiment  

Testning och experiment är redan självklara och nödvändiga i många delar av verksamheten. Marknadsförare behöver experimentera med vilka annonstexter som fungerar bäst och i vilka kanaler för att få bästa möjliga resultat, och produkt- och utvecklingsteam behöver testa nya lösningar på problem för att förändra branscher i grunden. Techbranschen skapade hackathons – stora event helt fokuserade på att experimentera och driva innovation – för att få fram innovation på ett roligt sätt. Varför skulle vi inte göra samma sak med legal i ett företag?  

Experiment hjälper juristteamet att lösa problem eller friktion i det dagliga arbetet och kan också hjälpa dem att lösa framtida problem som de ser komma. Till exempel: hur kan de arbeta bättre med compliance och förändringar i reglering och lagstiftning? Det här är något alla juristteam vet kommer att hända, och det blir sannolikt mer utmanande inom en snar framtid – så hur kan de börja lösa det på ett smartare sätt? 

Några tips för att uppmuntra och vägleda experiment inom legal, 

• Laga inte det som inte är trasigt. Förbättra det gärna, men om det redan finns en bra process på plats finns det sällan skäl att lägga tid på att finjustera något som redan fungerar smidigt. 

• Ha tydligt fokus. Bestäm och tydliggör experimentets omfattning och syfte, och sätt tydliga mål. Du kan och bör ta in mätetal från mätsteget som du vill se förbättras genom att experimentera. 

• Säkra förankring hos de intressenter som behöver vara med på experimentet, och diskutera eventuellt även en budget om du tror att det behövs. 

• Sätt upp eller följ företagets ramar för experiment. Tydliga ramar gör det möjligt för juristteamet och resten av företaget att experimentera på ett sätt där det är säkert att misslyckas och där alla känner till gränserna. Ramarna kan till exempel ta hänsyn till den risknivå som är acceptabel och som vi diskuterar i analys-steget. 

• Gör det roligt. Varför inte köra något i stil med ett hackathon? Involvera olika interna intressenter som sälj och HR. Bra idéer uppstår ofta när vi är i ett lekfullt läge, så varför inte lägga till lite produktivt kul i vardagen? 

Låt andra än legal utmana dagens processer 

Vi säger det ofta, men det beror på att det är sant och viktigt – legal påverkar alla delar av verksamheten. Det betyder att legal också påverkar kollegor utanför juristteamet. Det är de kollegorna du bör vända dig till för feedback på hur väl dagens processer fungerar. Skapa sätt för kollegor utanför juristteamet att lyfta sina friktionspunkter och behov så att du kan använda dem som utgångspunkt för experiment och förbättringar. 

Om feedback från andra team inte fångas upp kanske du aldrig får veta om sälj- och customer success-teamen skulle kunna stänga fler affärer snabbare med automation. Eller om marknadsteamet skulle kunna lansera nya kampanjer på nya marknader snabbare (innan konkurrenterna hinner dit) eller om HR-teamet skulle kunna få toppkandidater att skriva på snabbare.  

Här är några rekommendationer för att samla in feedback från intressenter, 

• Sätt upp enkla feedbackloopar, som en intern enkät för att samla in feedback och data anonymt. Fråga var de upplever mest friktion i kontakten med legal och varför det skapar en flaskhals för dem. 

• Inkludera externa intressenter i valideringsprocessen när du experimenterar. Låt dem testa de processer eller verktyg du experimenterar med och ge feedback innan du går all in och överinvesterar, bara för att upptäcka att det fortfarande är omständligt för dem.  

• Finns det några gemensamma KPI:er med interna intressenter som kan öka förståelsen och transparensen, och dessutom öka incitamentet för alla att förbättra legal operations?  

Genom att be andra team om input kommer de förbättringar du gör i juridiska processer att få stor påverkan på företaget, eftersom de påverkar alla delar av verksamheten. 

Uppdatera din legal tech-stack 

Teknik är något du inte kan bortse från när vi pratar om innovation. Innovation skapar ny teknik som förbättrar våra liv, och sedan kan vi använda samma teknik för att fortsätta innovera och förbättra. Legal tech är något många företag väljer att investera i. Statista uppskattar att 12 % av den interna juridikbudgeten kommer att läggas på juridisk teknik år 2025, vilket är en ökning på mer än 200 % jämfört med budgetarna 2020. Varför? Vi tror att många företag inser eller kommer att inse värdet av att ha en stark legal tech-stack. Men som vi nämnde tidigare finns det en skillnad mellan teknik som förändrar beteenden i grunden och faktiskt hjälper dig att arbeta smartare som organisation, och teknik som bara löser en del av pusslet. Ha det i åtanke när du investerar i legal tech. 

Om vi bara tittar på Miramis (tidigare Pocketlaw) kundbas behandlades, automatiserades och lagrades över 25 000 juridiska dokument i plattformen under 2022. Miramis uppdaterade också över 30 juridiska dokumentmallar på våra 7 marknader för att säkerställa compliance under 2022 och inför 2023. Det är alltid svårt att kvantifiera sparade timmar och ökad effektivitet eftersom processer kan variera så mycket, men om du tar den tid och insats som krävs för att slutföra en avtals livscykel (vilket du bör känna till efter mät-steget i Lean Legal) kan du skapa en ROI-beräkning för ditt företag. Ökad effektivitet, sparad tid och pengar och mer tillgänglig juridik för resten av företaget är skälen till att företag investerar i legal tech – och sannolikt också varför investeringarna väntas öka med över 200 %.    

Fundera på följande, 

• Vilka verktyg använder företaget och juristteamet i dag? Samarbetar alla i samma system, eller arbetar alla i silos? 

• Hjälper verktygen du använder dig att effektivisera, eller skapar de oavsiktligt mer komplexitet och onödiga friktionspunkter? 

• Experimentera med hur du kan göra din tech-stack mer slimmad och smartare.

• Kör experiment med de nuvarande verktygen för att öka effektiviteten samtidigt som du testar ett proof of concept med andra plattformar för att se vilken som ökar effektiviteten och minskar friktion. 

Runda av experimentet 

Du har nått det sista steget i Lean Legal-ramverket, men arbetet är inte över. När du har implementerat nya innovativa processer och verktyg går du tillbaka till mät-analysera och driver sedan innovation igen där det är relevant. Alla de här stegen hjälper dig att skapa smart tillväxt – tillväxt som är hållbar, byggd för långsiktig framgång och skalbar. Det är så företag inte bara vinner utan också fortsätter att utvecklas framåt.