Lean Legal: Innovera

Förändringen av juridiska tjänster och processer har knappt börjat. E-signering och första generationens CLM-verktyg för avtalshantering har satt igång en förändring, men de är långt ifrån att kunna möta behoven hos ambitiösa företag. De här verktygen är bara digitala alternativ för delar av processen – de erbjuder inte ett verkligt nytt sätt att arbeta smartare. Slack är till exempel ett verktyg som har förändrat hur företag kommunicerar – de skapade ett helt nytt sätt att kommunicera för att lösa problemet, i stället för att bara försöka samla alla delar av splittrad kommunikation på ett ställe. De gamla sätten att arbeta med juridiska processer, som ofta sker i stuprör, behöver utmanas för att kunna anpassas och förbättras både tekniskt, strategiskt och i interna processer. 

Därför är det avgörande att sätta en strategi och processer för innovation kopplad till juridik och/eller juridikteamet. En innovationskultur hjälper dig att framtidssäkra teamet och hela organisationen genom att du löpande kopplar juridiska initiativ till affärsmål som delas av hela bolaget, och ligger steget före både i ditt arbete och mot konkurrenterna. Vi har lagt det som det tredje steget i Lean Legal-ramverket eftersom du kan få ut mycket mer av innovationen när du har data som stöd och har bestämt riktningen efter att ha utvärderat nuläget. Så låt oss prata om hur du innoverar i Lean Legal!

Uppmuntra experiment  

Testning och experiment uppmuntras redan och är nödvändiga i många delar av verksamheten. Marknadsförare behöver testa vilket budskap som fungerar bäst och i vilka kanaler för att få bästa möjliga resultat, och produkt- och utvecklingsteam behöver experimentera med nya lösningar på problem för att kunna förändra branscher i grunden. Techbranschen skapade hackathons – stora event helt fokuserade på att testa och innovera – för att driva innovation på ett roligt sätt. Varför skulle inte juridik göra samma sak i ett företag?  

Experiment hjälper juridikteamet att lösa problem och friktion i vardagen, samtidigt som det kan hjälpa dem att lösa framtida problem som de redan ser komma. Till exempel: hur kan de arbeta bättre med regelefterlevnad och förändringar i regler och lagstiftning? Det här är något alla juridikteam vet kommer att hända, och sannolikt blir det ännu mer utmanande inom en nära framtid. Så hur kan de börja lösa det på ett smartare sätt? 

Här är några tips för att uppmuntra och styra experiment i juridikteamet, 

• Laga inte det som inte är trasigt. Förbättra gärna, men om det redan finns en bra process på plats finns det sällan skäl att lägga tid på att perfekta något som redan fungerar smidigt. 

• Ha ett tydligt fokus. Bestäm och förtydliga experimentets omfattning och syfte, och sätt tydliga mål. Du kan och bör ta in mätetal från steget measure som du vill förbättra genom att experimentera. 

• Säkra förankring hos nödvändiga intressenter för experimenten, och diskutera eventuellt även budget om du bedömer att det behövs. 

• Sätt upp eller följ företagets ramar för experiment. Tydliga ramar gör att juridikteamet och resten av bolaget kan experimentera på ett sätt där det går att misslyckas utan stora konsekvenser och där alla vet var gränserna går. Sådana ramar kan till exempel ta hänsyn till den risknivå som är acceptabel och som vi tar upp i steget assessment. 

• Gör det roligt. Varför inte göra något i stil med ett hackathon? Involvera olika interna intressenter som sälj och HR. Bra idéer föds ofta när vi är i ett lekfullt läge, så varför inte lägga in lite produktivt kul i arbetsdagen? 

Låt andra än juridik utmana dagens processer 

Vi säger det ofta, men det är för att det är sant och viktigt – juridik påverkar varje del av verksamheten. Det betyder att juridik också påverkar kollegor utanför juridikteamet. Det är från de kollegorna du bör hämta feedback om hur väl dagens processer fungerar. Skapa sätt för kollegor utanför juridikteamet att visa var det skaver och vad de behöver, så att du kan använda det som startpunkt för experiment och förbättringar. 

Om feedback från andra team inte fångas upp kanske du aldrig får veta om sälj- och customer success-teamen skulle kunna stänga fler affärer snabbare med automation. Eller om marknadsteamet skulle kunna lansera nya kampanjer på nya marknader snabbare (innan konkurrenterna hinner dit), eller om HR-teamet skulle kunna anställa toppkandidater snabbare.  

Här är några rekommendationer för att samla in feedback från intressenter, 

• Sätt upp enkla feedbackloopar, som en intern enkät för att samla in feedback och data anonymt. Fråga var det skaver mest i kontakten med juridik och varför det skapar en flaskhals för dem. 

• Inkludera externa intressenter i valideringsprocessen när du experimenterar. Låt dem testa de processer eller verktyg du experimenterar med och ge feedback innan du går all in och överinvesterar, bara för att sedan upptäcka att det fortfarande är krångligt för dem.  

• Finns det gemensamma KPI:er med interna intressenter som kan öka förståelsen och transparensen, och samtidigt öka incitamentet för alla att förbättra juridiska processer?  

Genom att be andra team om input får de förbättringar du gör i juridiska processer stor effekt i bolaget, eftersom de påverkar varje del av verksamheten. 

Uppdatera din legal tech-stack 

Teknik är något du inte kan ignorera när vi pratar om innovation. Innovation skapar ny teknik som förbättrar våra liv, och sedan kan vi använda samma teknik för att fortsätta innovera och förbättra. Legal tech är något många företag väljer att investera i. Statista uppskattar att 12 % av den interna juridikbudgeten kommer att läggas på juridisk teknik år 2025, vilket är en ökning på mer än 200 % jämfört med budgetarna 2020. Varför? Vi tror att många företag redan ser, eller kommer att se, värdet av en stark legal tech-stack. Men som vi nämnde tidigare finns det skillnad mellan teknik som förändrar beteenden i grunden och verkligen hjälper dig att arbeta smartare som organisation, och teknik som bara löser en del av pusslet. Ha det i åtanke när du investerar i legal tech. 

Om vi bara tittar på Miramis kundbas (tidigare Pocketlaw) hanterades, automatiserades och lagrades över 25 000 juridiska dokument i plattformen under 2022. Miramis uppdaterade också över 30 mallar för juridiska dokument på våra 7 marknader för att säkerställa regelefterlevnad under 2022 och in i 2023. Det är alltid svårt att kvantifiera sparade timmar och ökad effektivitet eftersom processer kan se så olika ut, men om du utgår från den tid och insats som krävs för att slutföra en avtalslivscykel (vilket du bör känna till efter steget measure i Lean Legal) kan du räkna fram ROI för ditt företag. Ökad effektivitet, sparad tid och pengar samt mer tillgänglig juridik för resten av bolaget är anledningarna till att företag investerar i legal tech, och sannolikt också varför investeringarna väntas öka med över 200 %.    

Fundera på följande, 

• Vilka verktyg använder företaget och juridikteamet i dag? Samarbetar alla i samma system eller arbetar alla i stuprör? 

• Hjälper verktygen du använder dig att effektivisera, eller skapar de oavsiktligt mer komplexitet och onödiga friktionspunkter? 

• Testa hur du kan göra din tech-stack mer slimmad och smart.

• Kör experiment med de verktyg du använder i dag för att öka effektiviteten, samtidigt som du testar ett proof of concept med andra plattformar för att se vilken som ökar effektiviteten och minskar friktion. 

Avsluta experimentet 

Du har nått sista steget i Lean Legal-ramverket, men arbetet är inte klart. När du har infört några nya innovativa processer och verktyg, gå tillbaka till measure-assess och innovera sedan igen där det är relevant. Alla de här stegen hjälper dig att skapa smart tillväxt – tillväxt som är hållbar, byggd för långsiktig framgång och skalbar. Så här kommer företag inte bara att vinna, utan också att lyckas långsiktigt.