Mall för sjukfrånvaropolicy

Den här sjukfrånvaropolicyn förklarar vilken sjuklön en medarbetare har rätt till och beskriver processen för att anmäla och hantera sjukfrånvaro.

Viktigaste fördelarna med en mall för sjukfrånvaropolicy

En sjukfrånvaropolicy lyfter fram många viktiga delar när du ska hantera medarbetares frånvaro från arbetsplatsen. 

Några av de viktigaste fördelarna är:

✅ Ger både medarbetare och chefer tydliga riktlinjer för hur sjukfrånvaro ska hanteras, vilket minskar osäkerhet och säkerställer enhetlighet i sådana situationer.

✅ Hjälper dig att hantera och minska den totala frånvaron genom att fånga upp problem tidigt och stötta medarbetare tillbaka i arbete, vilket också kan bidra till att behålla personal.

✅ Säkerställer att organisationen följer relevanta arbetsrättsliga lagar och regler, vilket minskar risken för juridiska tvister kopplade till sjukfrånvaro.

✅ Visar att företaget prioriterar medarbetares hälsa och välmående – och skapar en stöttande arbetsmiljö.

✅ Genom att hantera sjukfrånvaro effektivt hjälper policyn dig att hålla uppe produktiviteten, så att arbetet inte störs i onödan av oplanerad frånvaro.

✅ Gör det möjligt att tidigt identifiera och agera vid frekventa korttidsfrånvarotillfällen eller långvariga hälsoproblem – vilket kan bidra till kortare frånvaroperioder.

✅ Säkerställer att alla medarbetare behandlas rättvist och konsekvent vid sjukfrånvaro – vilket minskar risken för klagomål.

Varför du behöver en sjukfrånvaropolicy

Sjukdom och frånvaro är en oundviklig del av arbetslivet. Det påverkar inte bara den enskilda medarbetaren, utan också organisationens produktivitet och stämning. 

Därför är det avgörande för din verksamhet att ta fram en genomtänkt sjukfrånvaropolicy, så att du kan hantera frånvaro effektivt och samtidigt säkerställa både medarbetarnas välmående och en välfungerande verksamhet. 

Vad är en sjukfrånvaropolicy?

En sjukfrånvaropolicy beskriver de processer och regler en organisation tillämpar när en av dina medarbetare är frånvarande på grund av sjukdom.

Den behöver tydliggöra vad du förväntar dig av medarbetare under deras frånvaro och vilket stöd de kan förvänta sig av dig som arbetsgivare.

Den här policyn är viktig för att sätta tydliga och rättvisa ramar för hur sjukfrånvaro hanteras – och därmed förebygga förvirring och potentiella tvister innan de uppstår.

Vad ska en mall för sjukfrånvaropolicy innehålla?

En mall för sjukfrånvaropolicy består av flera delar. 

Till exempel kan den innehålla:

Policyns omfattning och syfte

Det här avsnittet ska definiera vem policyn gäller för och vilka huvudmål den har – till exempel att minska frånvaro, stötta medarbetarnas hälsa och bibehålla produktiviteten.

Rutiner för sjukanmälan

Beskriv tydligt hur och när en medarbetare ska anmäla sjukfrånvaro. Ta till exempel med vem de ska kontakta, vilka kommunikationssätt som föredras och inom vilken tidsram anmälan ska göras.

Krav på intyg

Policyn ska beskriva kraven för egenanmälan och när ett läkarintyg – även kallat ett "fit note" – krävs.

I länder som Storbritannien kan medarbetare till exempel egenanmäla sig i upp till 7 dagar, därefter behövs ett läkarintyg.

Samtal om sjukfrånvaro

Helst ska policyn även beskriva processen för återgångssamtal och återkommande uppföljningsmöten om frånvaro. 

De är viktiga för att förstå medarbetarens hälsosituation och planera återgången till arbetet – eller avgöra om några anpassningar behövs.

Stöd och anpassningar

Mallen bör också beskriva vilka stödinsatser som finns, till exempel företagshälsovårdsbedömningar, och vilka arbetsplatsanpassningar som kan bli aktuella för medarbetare som återvänder efter långvarig sjukdom.

Registrering och uppföljning av frånvaro

Den bör också förklara hur sjukfrånvaro ska registreras och följas upp. 

Korrekt dokumentation är avgörande för att identifiera mönster och potentiella problem hos dina medarbetare.

Sekretess

Eftersom det handlar om medicinska uppgifter behöver du försäkra dina medarbetare om att informationen hanteras konfidentiellt och i enlighet med regler och annan relevant lagstiftning i de jurisdiktioner du verkar i.

Gränsvärden och triggers för sjukfrånvaro

Den kan också innehålla information om frånvarotriggers som kan leda till formella åtgärder.

Det ska alltid vara rättvist och konsekvent för alla medarbetare.

Långvarig sjukfrånvaro

Dessutom bör den beskriva processen för att hantera långvarig sjukfrånvaro – inklusive möjliga åtgärder som successiv återgång i arbete – och under vilka förutsättningar anställningen kan avslutas.

Översyn och ändringar

Slutligen bör policyn ses över regelbundet och uppdateras utifrån feedback eller förändrad lagstiftning.

Varför är en sjukfrånvaropolicy viktig?

Medarbetare måste känna till rutinerna och kraven för att anmäla och hantera sjukfrånvaro. 

Utan en tydlig process som täcker till exempel sjukanmälan, bevis på arbetsoförmåga, återgångssamtal och krav på att genomgå en medicinsk undersökning – i vissa situationer – ökar risken för att medarbetare felaktigt hävdar att de inte kan komma till arbetet på grund av sjukdom.

Då blir det också enklare att hantera medarbetare med återkommande korttidsfrånvaro om en sådan policy finns på plats. 

Det är också viktigt att tydliggöra att missbruk av sjukfrånvaro – till exempel att inte anmäla frånvaro eller att felaktigt göra anspråk på sjuklön – ska behandlas som misskötsamhet enligt företagets disciplinära process.

Viktiga delar i en sjukfrånvaropolicy 

Viktiga delar som kan ingå i din sjukfrånvaropolicy är till exempel:

Vem gäller sjukfrånvaropolicyn för?

Policyn gäller vanligtvis alla medarbetare i en organisation, även om vissa rutiner kan variera beroende på roll eller typ av anställningsavtal.

Hur ska en medarbetare anmäla sjukfrånvaro?

Medarbetare ska följa organisationens angivna rutin, vilket vanligtvis innebär att de meddelar sin chef eller HR via telefon eller e-post inom en viss tidsram.

Det här bör helst framgå tydligt i policyn.

Vad är egenanmälan vid sjukfrånvaro?

Egenanmälan innebär att en medarbetare informerar arbetsgivaren om sjukdomen och hur länge frånvaron väntas pågå utan att ett läkarintyg behövs – detta gäller vanligtvis vid kortare frånvaro.

När krävs läkarintyg vid sjukfrånvaro?

Det varierar mellan olika jurisdiktioner. I Storbritannien krävs till exempel ett läkarintyg (eller fit note) från läkare om sjukfrånvaron överstiger 7 sammanhängande dagar, inklusive helger och lediga dagar.

I USA kan gränsen till exempel vara betydligt lägre, ofta redan 3 dagar.

Vad är ett återgångssamtal?

Ett återgångssamtal är ett möte som vanligtvis hålls mellan en medarbetare och hens chef efter en period av sjukfrånvaro.

Mötet är viktigt för att förebygga ytterligare frånvaro och bör helst ta upp:

• Medarbetarens nuvarande och fortsatta hälsa

• Eventuella arbetsplatsanpassningar som behövs

• Uppdatering om vad som hänt på arbetsplatsen medan medarbetaren varit borta

Hur stöttar organisationen medarbetare som återvänder efter långvarig sjukdom?

Stödet kan omfatta anpassningar av arbetsuppgifter eller arbetstid, planer för successiv återgång och tillgång till företagshälsovård om det är relevant.

Är sjukfrånvaro konfidentiell?

Ja, uppgifter om en medarbetares hälsa är konfidentiella och ska hanteras i enlighet med GDPR i EU, brittisk dataskyddslagstiftning och andra integritetslagar i olika delar av världen.

Vad händer om en medarbetare ofta är sjukskriven?

Om en medarbetares sjukfrånvaro överstiger vissa gränsvärden eller följer vissa mönster kan det utlösa en formell uppföljningsprocess för att förstå orsakerna och hitta lösningar som bättre stöttar medarbetaren och minskar påverkan på verksamheten.

Kan en medarbetare sägas upp på grund av för mycket sjukfrånvaro?

Uppsägning kan förekomma vid långvarig sjukfrånvaro, men först efter en noggrann process där alla alternativ övervägs och där du säkerställer att arbetsrätten följs.

Hur ska sjukfrånvaro registreras och följas upp?

Sjukfrånvaro registreras i medarbetarens personalakt. Organisationen bör sedan följa upp dessa uppgifter för att identifiera mönster eller trender som kräver vidare åtgärder.

Får en medarbetare lön under sjukfrånvaro?

Det beror på organisationens policy, medarbetarens anställningsavtal och den jurisdiktion som gäller för dig och medarbetaren.

Lagstadgad sjuklön (SSP) är till exempel ett minimikrav i Storbritannien, men vissa arbetsgivare erbjuder också mer generösa sjuklöneförmåner.

Vilka rättigheter har en medarbetare vid långvarig sjukfrånvaro?

Medarbetare har vanligtvis åtminstone rätt till rättvis behandling, att anpassningar för återgång övervägs och skydd mot diskriminering på grund av sitt hälsotillstånd.

Hur ofta bör en sjukfrånvaropolicy ses över?

Hur ofta policyn ses över varierar mellan organisationer, men det bör göras regelbundet för att säkerställa efterlevnad av gällande lagar och bästa praxis.

Kan en medarbetare överklaga ett beslut enligt sjukfrånvaropolicyn?

Ja, medarbetare bör ha rätt att överklaga beslut, och policyn bör beskriva hur det går till.

Vanliga fallgropar i en sjukfrånvaropolicy

Det finns många vanliga fallgropar när det gäller en sjukfrånvaropolicy. 

Några exempel är:

Att inte ha någon sjukfrånvaropolicy alls

Utan en sjukfrånvaropolicy på plats kan en arbetsgivare bryta mot Section 1 i Employment Rights Act 1996 – vilket längre fram kan leda till ekonomiska sanktioner i en Employment Tribunal.

Det kan också skapa otydlighet kring förväntningar och krav kopplade till sjukfrånvaro för dina medarbetare – vilket lätt kan leda till tvister.

En policy kan också göra det enklare för en arbetsgivare att hantera återkommande korttidsfrånvaro och långvarig sjukfrånvaro bland personalen.

Att ha en sjukfrånvaropolicy som strider mot anställningsavtalet

Det är viktigt att säkerställa att sjukfrånvaropolicyn är förenlig med klausulerna om sjukfrånvaro i anställningsavtalet – så att de inte krockar eller motsäger varandra. 

Annars kan det leda till osäkerhet och tvister med medarbetare.

Att göra sjukfrånvaropolicyn avtalsbunden

The anställningsavtalet innehåller de villkor som reglerar en medarbetares anställning. 

Som huvudregel kan ändringar bara göras med båda parters samtycke. 

Som arbetsgivare vill du vanligtvis kunna uppdatera policies och processer löpande – och i vissa situationer kanske du vill undvika att behöva följa dem ordagrant.

Därför är det oftast klokt att låta sjukfrånvaropolicyn vara icke-avtalsbunden – så att den inte utgör en del av anställningsavtalet och kan ändras. 

Annars behöver du få medarbetarnas godkännande för varje ändring, hur liten den än är.

Därför bör policyn tydligt ange att den inte är avtalsbunden, dvs. att den inte utgör en del av anställningsavtalet.

För mycket juridiskt språk och detaljer

De bästa policyerna är tydliga, kortfattade och enkla att hitta i och förstå. 

Policies som är långa, svåröverskådliga och fulla av jargong kommer sannolikt varken att användas eller förstås.

Redo att komma igång?

Skapa din sjukfrånvaropolicy på några minuter med plattformen Miramis (tidigare Pocketlaw), som ger dig AI-stöd för att ta fram utkast, ett smart system för avtalshantering genom hela livscykeln samt möjligheten att förvandla dina standardmallar till dynamiska arbetsflöden genom att automatisera dina egna juridiska mallar och använda eSigning.