Visselblåsarpolicy

En visselblåsarpolicy är ett internt policydokument som arbetsgivare använder för att beskriva företagets process för att rapportera, avslöja eller uppmärksamma misstänkta oegentligheter, brott mot rättsliga skyldigheter, misskötsamhet, avsiktligt mörkande eller underlåtenhet att agera från någon inom organisationen.

☑ Den hjälper till att skapa en organisation där etik och integritet värderas högt och uppmuntrar medarbetare att agera i företagets bästa intresse genom att rapportera oegentligheter.

☑ Gör det möjligt att upptäcka oetiska eller olagliga aktiviteter tidigt, så att din organisation kan hantera problem innan de eskalerar - vilket kan spara resurser och skydda organisationens rykte.

☑ Fungerar som ett verktyg för riskhantering genom att identifiera och minska risker tidigt - vilket minskar potentiella juridiska, ekonomiska och ryktesmässiga skador.

☑ I många jurisdiktioner finns lagar som skyddar visselblåsare och kräver mekanismer för att rapportera missförhållanden - vilket gör en visselblåsarpolicy nödvändig för regelefterlevnad.

☑ Visa dina medarbetare att deras oro tas på allvar och att de är värdefulla delar av organisationen - vilket leder till bättre arbetsmoral och starkare förtroende.

Hur gynnar visselblåsning organisationen?

Visselblåsning hjälper er att identifiera och hantera oegentligheter tidigt, vilket förebygger juridiska, ekonomiska och ryktesmässiga skador för företaget.

Det stärker också en kultur av transparens och ansvarstagande, vilket ökar förtroendet bland medarbetare, intressenter och allmänheten.

Vad är en visselblåsarpolicy?

En visselblåsarpolicy är ett internt policydokument som arbetsgivare använder för att beskriva företagets process för att rapportera, avslöja eller uppmärksamma misstänkta oegentligheter, brott mot rättsliga skyldigheter, misskötsamhet, avsiktligt mörkande eller underlåtenhet att agera från någon inom organisationen. 

Policyn beskriver också vilket skydd som erbjuds visselblåsaren. 

Vår visselblåsarpolicy - på plattformen Miramis (tidigare Pocketlaw) - omfattar bland annat anställda, befattningshavare, konsulter, uppdragstagare, volontärer, praktikanter, timanställda och inhyrd personal.

Vad omfattar en visselblåsarpolicy?

Visselblåsarpolicyn gäller i hela organisationen och omfattar alla, från:

1. Högsta ledningen

2. Juniora roller

3. Externa intressenter

4. Uppdragstagare

5. Leverantörer

6. Kunder

Det här inkluderande upplägget säkerställer att alla som bevittnar - eller får kännedom om - oegentligheter har en tydlig och skyddad väg för att rapportera sina farhågor, vilket förstärker organisationens engagemang för integritet och etiskt agerande.

Vad förväntas av medarbetare enligt policyn?

Enligt den här policyn förväntas medarbetare rapportera alla kända eller misstänkta missförhållanden, inklusive olagliga aktiviteter, etiska överträdelser, säkerhetsbrister eller ekonomiska oegentligheter. 

Rapportering ska ske i god tro via utsedda kanaler, med säkerställd sekretess och skydd mot repressalier. 

Dessutom spelar medarbetare en avgörande roll för att upprätthålla organisationens integritet - genom att snabbt uppmärksamma ledningen på potentiella problem bidrar de till en trygg och etisk arbetsmiljö.

Vad förväntas av chefer och arbetsledare enligt visselblåsarpolicyn?

Chefer och arbetsledare är centrala för att främja visselblåsarpolicyn - de ska se till att deras team känner till processen och förstår den. 

De ansvarar därför också för att bidra till en miljö där medarbetare känner sig trygga att rapportera utan rädsla för repressalier.

När de får in en rapport måste de hantera den med diskretion och se till att den eskaleras på rätt sätt för utredning, så att visselblåsaren skyddas genom hela processen.

Vad förväntas av en visselblåsaransvarig eller kommitté?

Den visselblåsaransvarige eller kommittén utses för att ta emot, utreda och hantera visselblåsarrapporter. 

De ansvarar för att upprätthålla rapporternas konfidentialitet och säkerställa att visselblåsare får det stöd och skydd mot repressalier som behövs. 

Därför är rollen avgörande för att säkerställa att alla rapporter utreds grundligt och opartiskt - och att organisationens engagemang för transparens och etiskt agerande upprätthålls.

Vilka rutiner ska gälla för att rapportera en överträdelse enligt en visselblåsarpolicy?

Rutinerna för att rapportera en överträdelse enligt en visselblåsarpolicy består av tre huvudområden. De omfattar:

Rapporteringskanaler

Medarbetare och externa intressenter ska kunna skicka visselblåsarrapporter via flera olika kanaler. En särskild hotline, en särskild e-postadress och en onlineportal är idealiska. 

Fysiska brevlådor och direkt kommunikation med den visselblåsaransvarige eller kommittén kan också göras tillgängliga. 

Flera kanaler säkerställer både tillgänglighet och enkelhet, så att visselblåsare kan rapportera sina farhågor på ett säkert sätt.

Anonymitet

Policyn tillåter anonym rapportering för att uppmuntra öppenhet och skydda visselblåsarens identitet. 

Anonymiteten skyddas genom säkra rapporteringskanaler (se ovan) som inte spårar personuppgifter eller IP-adresser. 

Organisationen bör därför åta sig att hantera alla rapporter med högsta möjliga sekretess och säkerställa att visselblåsarens identitet förblir skyddad - oavsett om personen väljer att uppge den eller inte.

Översikt av processen

När en rapport kommer in ska den visselblåsaransvarige - eller kommittén - registrera ärendet och inleda en första granskning för att bedöma om rapporten är trovärdig. 

Om den bedöms som trovärdig ska en mer detaljerad utredning därefter följa.

Under hela processen ska sekretessen alltid upprätthållas, och visselblåsaren ska få uppdateringar om hur utredningen fortskrider.

När utredningen avslutas ska lämpliga åtgärder vidtas utifrån resultatet, och ärendet stängs formellt med en slutrapport som sammanfattar utredningen och utfallet.

När bör du använda en visselblåsarpolicy?

Även om det inte alltid är ett lagkrav att ha en visselblåsarpolicy på plats, har företaget bara att vinna på att införa en sådan policy. 

Visar medarbetarna

Att ha en policy på plats redan innan behovet uppstår visar alla i organisationen företagets tydliga ställningstagande mot olagligt agerande och olagliga aktiviteter. 

Detta engagemang för lagligt och etiskt agerande bidrar till en kultur av ansvarstagande och stärker medarbetarnas handlingskraft.  

Därför bör alla företag, oavsett storlek, ha en visselblåsarpolicy på plats. Särskilt viktigt är det att bedöma om en mer omfattande policy behövs utifrån ökade risker kopplade till verksamheten, branschen eller de marknader där företaget verkar. 

Fyller två viktiga syften

Policyn fyller två viktiga syften. 

För det första ska den tydliggöra hur allvarligt arbetsgivaren ser på att identifiera oegentligheter och uppmuntra alla i företaget att lyfta farhågor internt så tidigt som möjligt. 

För det andra ska den försäkra visselblåsaren om att företaget, utöver det rättsliga skyddet, också kommer att skydda och stötta personen. 

Varför är en visselblåsarpolicy viktig?

En visselblåsarpolicy hjälper dig att bygga en kultur där farhågor rapporteras internt i ett tidigt skede. 

Det gör att sådana aktiviteter förhoppningsvis kan utredas och stoppas innan de utvecklas till ett allvarligare regulatoriskt eller juridiskt problem för företaget. 

Utformad för att minska risk

En effektiv intern policy är utformad för att minska risken att visselblåsaren rapporterar - eller avslöjar - oegentligheten för pressen eller en extern tredje part.

Den här riskminskningen kan bara uppnås om visselblåsaren känner sig trygg med och har förtroende för hela den visselblåsarprocess som företaget har satt upp. 

Det innebär också en försäkran om att personen inte kommer att drabbas av några negativa konsekvenser för att ha rapporterat sina farhågor. 

Tydliga skydd

Det skydd som anges i visselblåsarpolicyn minskar också risken för tvister som uppstår på grund av uppsägning av eller annan nackdel för en visselblåsare. 

Att införa policyn skickar ett tydligt budskap på alla nivåer, även till ledningen, om att företaget arbetar proaktivt för regelefterlevnad och intern kontroll - och därför inte tolererar oetiska eller olagliga handlingar.

Nära kopplad 

En visselblåsarpolicy är också ofta nära kopplad till policyn mot mutor och korruption, eftersom den kan hjälpa till att visa att företaget har ”tillräckliga rutiner” på plats för att förebygga mutbrott och korruptionsbrott.

Dessa processer är viktiga eftersom de kan utgöra ett möjligt försvar om en medarbetare begår ett brott enligt Bribery Act 2010 (Bribery Act) i Storbritannien, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) i USA eller EU-lagstiftning om korruptionsbekämpning, för att nämna några.

Vanliga fallgropar vid införande av en visselblåsarpolicy

Visselblåsarpolicyn ska vara i linje med företagets övriga policyer - det är grundläggande.

Särskilt ofta har den här policyn en nära koppling till företagets policy mot mutor och korruption, policy för klagomålshantering, arbetsmiljöpolicy, disciplinära regler, sekretessbestämmelser i anställningsavtal, regulatoriska regelverk (om tillämpligt) och branschens uppförandekoder (om tillämpligt). 

Företag bör därför säkerställa att policyerna är konsekventa och inte skapar oklarheter kring det som anges i visselblåsarprocessen. 

Hur blir den effektiv?

För att visselblåsarpolicyn ska vara effektiv bör språket vara enkelt, tydligt och fritt från juridisk jargong. 

En visselblåsare är till exempel mer benägen att träda fram om personen har en tydlig förståelse för processen och det skydd som erbjuds. 

En komplex eller alltför juridisk policy kan däremot avskräcka personal från att rapportera oegentligheter om de inte känner sig helt säkra på processen och skyddet.

Vem kan visselblåsa?

Alla som är kopplade till organisationen, inklusive medarbetare på alla nivåer, uppdragstagare, leverantörer och kunder, kan visselblåsa.

Policyn bör därför vara inkluderande och säkerställa att alla intressenter som ser - eller misstänker - oegentligheter har en tydlig och skyddad väg för att rapportera sina farhågor.

Kan en visselblåsare rapportera anonymt enligt policyn?

Ja, din organisation bör tillåta anonyma rapporter för att skydda visselblåsarens identitet. 

Samtidigt bör du uppmuntra personen att lämna kontaktuppgifter om det kan hjälpa utredningen om ytterligare information behövs (men det ska vara frivilligt). 

Anonymitet skyddas enligt lag, men det är viktigt att tydliggöra att personen bör lämna så detaljerad information som möjligt för att underlätta utredningen av policyöverträdelsen.

Ska en visselblåsarrapport vara konfidentiell?

Konfidentialitet är en hörnsten i en effektiv visselblåsarpolicy. 

Visselblåsarens identitet och uppgifterna i rapporten hålls konfidentiella och är bara tillgängliga för dem som är direkt involverade i utredningen. 

Organisationen bör därför vidta åtgärder för att säkerställa att konfidentialiteten upprätthålls genom hela processen, och detta bör vid behov också framgå tydligt av policyn.

Vilket skydd har visselblåsare enligt policyn?

Visselblåsare skyddas mot repressalier, inklusive uppsägning, degradering, trakasserier eller någon form av diskriminering, som följd av att de rapporterar en policyöverträdelse. 

I många jurisdiktioner finns dessutom rättsligt skydd för visselblåsare (se ovan) - vilket stärker organisationens policy.

Vad händer efter en visselblåsarrapport?

När en rapport har skickats in bör den genomgå en första bedömning för att avgöra om den är trovärdig. 

Om rapporten bedöms gälla en policyöverträdelse anses den trovärdig. Då ska en fullständig utredning genomföras i enlighet med policyn. 

Under processen bör visselblåsaren få uppdateringar, beroende på organisationens policy och rättsliga överväganden.

Vad ska hända om en visselblåsarrapport gäller personens chef eller arbetsledare?

Visselblåsarpolicyer är utformade för att hantera rapporter som rör alla nivåer i organisationen, inklusive chefer och arbetsledare. 

Om en rapport gäller en överordnad bör den skickas vidare till en högre instans - eller ett utsett oberoende organ - för att säkerställa en opartisk utredning.

Kan den som visselblåser bli uppsagd?

Nej, det finns rättsliga skydd som förbjuder uppsägning som en repressalie för visselblåsning. 

Sådana skydd finns för att uppmuntra rapportering utan rädsla för negativa konsekvenser.

Hur lång tid tar en visselblåsarutredning?

Hur lång tid en utredning tar beror på hur komplex rapporten är och hur mycket information som behöver samlas in. 

Din organisation bör sträva efter en snabb lösning, men en grundlig utredning måste alltid gå före för att säkerställa rättvisa och korrekthet - särskilt för visselblåsaren.

Vilka utfall kan en visselblåsarutredning leda till?

Utfallen kan inkludera disciplinära åtgärder mot personer som varit involverade i oegentligheterna, ändringar i policyer eller processer för att förebygga framtida fel - eller, i de mest allvarliga fallen, anmälan till polis eller tillsynsmyndigheter. 

Vem bör ansvara för en visselblåsarpolicy?

Den visselblåsaransvarige eller kommittén ansvarar vanligtvis för policyn och säkerställer att den kommuniceras, implementeras och uppdateras vid behov.

Stöd från högsta ledningen är avgörande för att policyn ska fungera, eftersom det signalerar organisationens engagemang för etiskt agerande.

Redo att komma igång med din visselblåsarmall?

Skapa alla dina visselblåsarpolicyer på några minuter. Miramis (tidigare Pocketlaw) ger dig en plattform med AI-drivet stöd för utkast, ett smart AI-drivet system för avtalshantering, samt tillgång till sökbara avtalsarkiv, metadatataggning, dokumentgranskning och redlining, e-signering och mycket mer.