Disciplin- och kompetensförfarande – en guide för arbetsgivare och anställda i Storbritannien

Därför speglar detta disciplin- och prestationsförfarande de centrala kraven i Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures i Storbritannien.

Låt oss därför gå igenom vad det här förfarandet innebär i praktiken: de viktigaste delarna, den juridiska ramen och bästa praxis för att säkerställa rättvisa, regelefterlevnad och produktivitet på din arbetsplats.

Toppfunktioner i förfarandet

☑ Det här förfarandet ger dig en tydlig steg-för-steg-process som hjälper till att säkerställa rättvisa och konsekvens i hela organisationen. Den här strukturen är viktig för att anställda ska förstå hur allvarlig en fråga är och avgöra vilken respons som är lämplig från en chef eller arbetsgivare.

☑ Det säkerställer att alla åtgärder är transparenta och väl dokumenterade, så att både arbetsgivaren och den anställda får en tydlig bild av situationen, förväntningarna och resultaten.

☑ Det visar ett tydligt åtagande för rättvisa och säkerställer att alla åtgärder är motiverade, icke-diskriminerande och konsekventa i hela organisationen.

☑ Det här förfarandet är utformat för att följa arbetsrättsliga lagar och riktlinjer, som Employment Rights Act 1996 och Acas Code of Practice, och hjälper till att skydda både dig som arbetsgivare och dina anställda från potentiella juridiska problem.

☑ Särskilt inom prestationsförfaranden ligger fokus på att identifiera områden där den anställda kan utvecklas och ge stöd – till exempel utbildning eller anpassningar av rollen – innan man går vidare till mer allvarliga konsekvenser.

Vad är ett disciplin- och prestationsförfarande?

Ett disciplin- och prestationsförfarande beskriver vilka krav på prestation och beteende som företaget ställer och vad som händer om en anställds prestation – eller beteende – inte lever upp till dessa krav. Det kan till exempel handla om att en anställd inte presterar som förväntat eller att anklagelser om misskötsamhet riktas mot en anställd, och hur sådana situationer ska hanteras.

Acas PIP-plan

Förfarandet vid underprestation (i motsats till misskötsamhet) kallas också ofta för en PIP eller ”performance improvement plan”. 

Därför kan ett disciplin- och prestationsförfarande delas upp i två huvudområden:

Disciplinära förfaranden

Det här är processer som används när en anställds beteende eller uppförande ifrågasätts. 

Prestationsförfaranden

De här fokuserar på en anställds förmåga att utföra sitt arbete utifrån kompetens, hälsa eller andra prestationsrelaterade faktorer.

Båda förfarandena är utformade för att vara så rättvisa, transparenta och konsekventa som möjligt, i linje med Acas Code of Practice och brittisk arbetsrätt.

Områden som ofta omfattas

Det här är inte en uttömmande lista, men följande områden brukar ofta omfattas av det här förfarandet:

1. Arbetsprestation

2. Närvaroproblem

3. Misskötsamhet

4. Grov misskötsamhet

5. Brott mot företagets policyer

6. Missbruk

7. Stöld eller bedrägeri

8. Mobbning och trakasserier

9. Vårdslöshet

10. Otillåten användning av företagets egendom

11. Intressekonflikt

12. Arbetsvägran

13. Brott mot regler för hälsa och säkerhet

14. Dataintrång

15. Diskriminering

16. Policybrott

Ett sådant förfarande måste därför uppfylla vissa minimikrav, som anges i ACAS Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures. 

Varför är ett disciplin- och prestationsförfarande viktigt?

Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures innehåller rekommendationer för hur disciplinära situationer på arbetsplatsen ska hanteras. 

Icke-lagstadgad Acas-guide

Den kompletteras av en icke-lagstadgad Acas-guide som ger dig vägledning om bästa praxis.

Ekonomiska konsekvenser av att inte ha ett på plats 

Om en arbetsgivare utan rimlig anledning inte följer Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures kan eventuell ersättning som tilldöms en anställd i en Employment Tribunal öka med upp till 25 %. Därför minskar eller eliminerar ett juridiskt korrekt disciplin- och prestationsförfarande den risken.

Informerar personalen om deras rätt till representation

Dessutom har anställda och arbetstagare rätt att ha med sig en kollega eller en facklig representant vid disciplinära förhandlingar. Personalen bör informeras om den rätten, och det här förfarandet hjälper dig att säkerställa det.

Måste ingå i anställningsavtalet

Arbetsgivare har också en skyldighet enligt Section 1 (S1) of the Employment Rights Act 1996 att ge den anställda en skriftlig redogörelse i början av anställningen som beskriver de viktigaste villkoren för anställningen. 

Vanligtvis gör arbetsgivaren detta genom att tillhandahålla ett anställningsavtal. Avtalet måste innehålla specifika uppgifter om företagets disciplinära förfarande, inklusive vem överklaganden ska skickas till. Därför hjälper det här förfarandet dig att uppfylla det kravet.

Ger tydlig vägledning för chefer och anställda

Till sist behöver anställda veta vad de kan förvänta sig, och chefer behöver förstå vad de måste göra vid bristande prestation eller misskötsamhet. 

Därför innebär ett robust och detaljerat förfarande att dina chefer kan följa det med trygghet och veta att de samtidigt uppfyller grundläggande juridiska krav.

Vilka är de vanligaste fallgroparna i ett disciplin- och prestationsförfarande?

Det finns flera vanliga fallgropar i den här typen av förfarande, till exempel:

Att inte följa Section 1 i Employment Rights Act 1996

Om du har ett disciplin- och prestationsförfarande på plats kan ditt företag uppfylla kraven i Section 1 i Employment Rights Act 1996, som nämnts ovan – annars kan det leda till ekonomiska sanktioner vid en Employment Tribunal.

Att inte följa de juridiska kraven i Acas-koden

Du riskerar också att inte följa de juridiska kraven i Acas-koden när du vidtar disciplinära åtgärder – ända upp till och inklusive uppsägning – vilket kan leda till att den anställda tilldöms ersättning vid en Employment Tribunal.

Att göra disciplin- och prestationsförfarandet avtalsbundet

Ditt anställningsavtal innehåller de villkor som reglerar en anställds anställning. 

Generellt kan ändringar bara göras med båda parters samtycke. Därför vill du som arbetsgivare kunna uppdatera dina policyer och förfaranden regelbundet. Men i vissa situationer – särskilt när det finns ett disciplinärt problem eller ett prestationsproblem – bör du undvika att följa dem ordagrant. 

Av de skälen bör disciplin- och prestationsförfarandet vara icke-avtalsbundet, så att det inte utgör en del av anställningsavtalet och kan ändras snabbt.

Annars behöver du få personalens godkännande för varje ändring, hur liten den än är.

Därför bör disciplin- och prestationsförfarandet tydligt ange att det inte är avtalsbundet, dvs. att det inte utgör en del av anställningsavtalet.

Att inkludera för mycket juridiskt språk och för mycket detalj

De bästa disciplin- och prestationsförfarandena är tydliga, kortfattade och enkla att navigera i och förstå. 

Därför är det osannolikt att långa, otympliga och jargongfyllda förfaranden används eller förstås.

Att inte ge anställda en kopia av disciplin- och prestationsförfarandet

Det disciplin- och prestationsförfarandet bör helst ges till den anställda första anställningsdagen. Det bör förvaras på en plats som är lätt att komma åt – till exempel på företagets intranät eller i en plattform för lagring av avtal och dokument som dina anställda kan använda.

Anställda bör också informeras när disciplin- och prestationsförfarandet har uppdaterats.

Vilken juridisk ram och vilka riktlinjer styr det här förfarandet?

I Storbritannien finns det två huvudsakliga juridiska ramverk som ger vägledning och styr det här förfarandet. Det handlar om:

Employment Rights Act 1996

Den här lagstiftningen beskriver rättigheterna för dina anställda och för dig som arbetsgivare, inklusive rätten till en rättvis förhandling och skydd mot osaklig uppsägning.

Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures 

Acas Code of Practice ger dig vägledning för att säkerställa rättvisa och laglighet i hanteringen av disciplinära frågor och klagomål.

Därför är det avgörande att både du som arbetsgivare och dina anställda förstår dessa ramverk för att kunna följa förfarandena korrekt och lagenligt.

Vilka är kärnkomponenterna i en mall för disciplin- och prestationsförfarande?

De viktigaste stegen i en mall för disciplinärt förfarande kan delas upp i flera kärnkomponenter, till exempel:

Utredning

Det första steget i förfarandet bör vara en grundlig och opartisk utredning när man misstänker att ett brott har skett – den måste genomföras innan någon disciplinär åtgärd vidtas för att först och främst fastställa fakta.

Förhandling

Den anställda bör därefter få möjlighet att bemöta anklagelserna i ett formellt möte.

Där kan personen lägga fram sin sida av saken med lämplig representation.

Beslut och sanktioner

Ett rättvist beslut bör sedan fattas utifrån bevisningen. Om ett regelbrott konstateras kan sanktionerna variera från en muntlig varning till uppsägning, beroende på hur allvarlig misskötsamheten är.

Det här bör vara tydligt för att säkerställa god kommunikation och förståelse.

Överklagande

Anställda har sedan rätt att överklaga alla disciplinära beslut, och överklagandet ska granskas opartiskt.

Därför bör dessa steg vara tydliga för dina anställda som en del av ditt förfarande.

Bästa praxis för arbetsgivare kring disciplin- och prestationsförfaranden

Några viktiga best practices för dig som arbetsgivare i det här förfarandet är:

• Kommunicera policyer och förväntningar tydligt till de anställda.

• För detaljerad dokumentation över alla steg som tas i disciplin- och prestationsförfaranden.

• Säkerställ att dina chefer och HR-medarbetare är utbildade i att hantera de här förfarandena.

• Försök att lösa frågor informellt där det är möjligt innan du går vidare till formella förfaranden.

När bör en arbetsgivare inleda ett disciplinärt förfarande?

En arbetsgivare bör inleda ett disciplinärt förfarande när det finns rimlig grund eller bevis för att en anställd har brutit mot företagets regler eller standarder för beteende. 

Det bör börja med en rättvis och grundlig utredning för att fastställa fakta enligt ovan och därefter fortsätta enligt den policy och det förfarande du har på plats.

Hur bör en prestationsfråga hanteras?

Att hantera en prestationsfråga börjar med att identifiera problemet och diskutera det med den anställda. Under den här perioden bör du sätta tydliga prestationsförväntningar, erbjuda stöd och utbildning samt ge den anställda rimlig tid att förbättra sig. 

Regelbundna uppföljningar bör också göras, och om ingen förbättring syns kan formella steg följa.

Vilka rättigheter har anställda under en disciplinär process?

Anställda har rätt att ha med sig en kollega eller en facklig representant, att få information om anklagelserna mot dem, att bemöta dessa anklagelser och att överklaga disciplinära åtgärder som vidtas.

Kan en anställd sägas upp vid en första förseelse?

Ja, en anställd kan sägas upp vid en första förseelse om den bedöms vara grov misskötsamhet. Exempel är stöld, våld, allvarliga brott mot regler för hälsa och säkerhet eller betydande skada på företaget.

Vad räknas som grov misskötsamhet?

Grov misskötsamhet avser handlingar som förstör relationen mellan arbetsgivare och anställd, inklusive stöld, bedrägeri, fysiskt våld, allvarlig vårdslöshet eller allvarliga brott mot regler för hälsa och säkerhet.

Vad innebär en överklagandeprocess i disciplin- och prestationsförfaranden?

En överklagandeprocess gör det möjligt för en anställd att ifrågasätta ett disciplinärt beslut eller ett beslut i ett prestationsärende. 

Den bör genomföras opartiskt av en chef som inte tidigare varit involverad i ärendet, så att den anställda kan lägga fram ny bevisning eller argumentera mot beslutet på ett relevant sätt.

Kan en arbetsgivare stänga av en anställd under en utredning?

Ja, en arbetsgivare kan stänga av en anställd med full lön under en utredning av påstådd misskötsamhet som en neutral åtgärd – inte en disciplinär åtgärd – för att säkerställa att utredningen genomförs rättvist.

Varför är dokumentation viktig i disciplin- och prestationsprocessen?

Dokumentation är avgörande för att säkerställa att processen är rättvis, transparent och konsekvent. 

Det här ger alla berörda ett underlag över vilka åtgärder som har vidtagits, vilka beslut som har fattats och varför – något som kan vara avgörande om juridiska frågor skulle uppstå.

Hur kan diskriminering undvikas under de här förfarandena?

Arbetsgivare måste tillämpa förfarandena rättvist och konsekvent för alla anställda, oavsett ålder, kön, etnicitet, funktionsnedsättning eller någon annan skyddad egenskap.

Därför bör beslut baseras på fakta och bevis, inte på antaganden eller stereotyper.

Vilken roll spelar ACAS Code of Practice i disciplin- och prestationsförfaranden?

ACAS Code of Practice ger dig riktlinjer för hur disciplinära förfaranden och klagomålsförfaranden ska hanteras. 

Du bör känna till att det inte är juridiskt obligatoriskt att följa koden. Däremot kommer domstolar och tribunaler att ta hänsyn till om en arbetsgivare har följt den när relevanta fall prövas.

Slutsats om disciplin- och prestationsförfaranden

Disciplin- och prestationsförfaranden är avgörande för att upprätthålla standarder och lösa problem på arbetsplatsen.

Genom att följa juridiska krav och best practices kan du som arbetsgivare bidra till en positiv och produktiv arbetsmiljö samtidigt som du säkerställer att dina anställda behandlas rättvist och med respekt. 

Kom ihåg att målet med det här förfarandet inte bara är att hantera aktuella problem utan också att förebygga framtida problem och samtidigt stärka arbetsplatsen som helhet.