Klagomålsprocess

Vad är ett klagomålsförfarande?

Ett klagomålsförfarande beskriver vad en anställd måste göra om hen vill framföra ett formellt klagomål om någon del av sin anställning och hur arbetsgivaren kommer att hantera klagomålet. Ett klagomålsförfarande måste uppfylla vissa minimikrav som anges i Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures. 

Varför är ett klagomålsförfarande viktigt?

En arbetsgivare har en underförstådd skyldighet att hantera klagomål och att göra det skyndsamt. Om det inte sker kan en anställd väcka talan om så kallad constructive unfair dismissal.

Om en arbetsgivare utan rimlig anledning inte följer Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures, kan eventuell ersättning som tilldöms en anställd i en Employment Tribunal höjas med upp till 25 %, därför minskar eller eliminerar ett juridiskt korrekt klagomålsförfarande, som också följs i praktiken, den här risken.

Dessutom har anställda och andra arbetstagare rätt att ha med sig en kollega eller facklig representant vid möten om klagomål. Personalen bör informeras om denna rätt.

Slutligen är arbetsgivare enligt s1 Employment Rights Act 1996 skyldiga att vid anställningens början ge den anställde ett skriftligt dokument som anger de viktigaste villkoren för anställningen. Vanligtvis gör arbetsgivaren detta genom att lämna ett anställningsavtal. Det måste innehålla namnet på den person som den anställde ska rikta eventuella klagomål till, samt hur det ska göras.

Vanliga fallgropar i ett klagomålsförfarande

1. Att inte ha ett klagomålsförfarande
   Utan ett klagomålsförfarande kanske företaget inte uppfyller kraven i section 1 i Employment Rights Act 1996, vilket kan leda till ekonomiska påföljder i en Employment Tribunal. Det kan också innebära att företaget inte följer de rättsliga kraven i Acas Code när ett klagomål tas upp, vilket kan leda till att den anställde tillerkänns ersättning i en Employment Tribunal.
   
   

2. Att ha ett avtalsbundet klagomålsförfarande
   Anställningsavtalet innehåller de villkor som styr anställningen. Som huvudregel kan det inte ändras utan båda parters samtycke.
   
   Vanligtvis vill en arbetsgivare kunna uppdatera sina policyer och rutiner löpande, och i vissa situationer vill man inte vara bunden att följa dem ord för ord. Därför är det oftast bäst att klagomålsförfarandet inte är avtalsbundet, så att det inte blir en del av anställningsavtalet och kan ändras vid behov. Annars måste arbetsgivaren få personalens godkännande för varje ändring, hur liten den än är.
   
   Klagomålsförfarandet bör därför tydligt ange att det inte är avtalsbundet, dvs. att det inte utgör en del av anställningsavtalet.
   
   

3. För mycket juridiskt språk och detaljer
   De bästa klagomålsförfarandena är tydliga, kortfattade och enkla att hitta i och förstå. Förfaranden som är långa, otympliga och fulla av jargong kommer sannolikt varken att användas eller förstås.
   
   

4. Att inte ge anställda en kopia av klagomålsförfarandet
   Klagomålsförfarandet bör helst ges till den anställde första anställningsdagen, och det bör finnas sparat på en plats som är lätt att komma åt (t.ex. företagets intranät). Anställda bör också informeras när klagomålsförfarandet har uppdaterats.
   
   

5. Att inte hålla klagomålsförfarandet uppdaterat
   Arbetsrätten i Storbritannien ändras ofta.