Användarvillkor - SaaS - B2B

Vad är användarvillkor?

Användarvillkor anger de villkor som gäller när ett företag tillhandahåller software as a service-produkter (SaaS) till sina kunder som är företag (snarare än konsumenter). Användarvillkor kallas också användningsvillkor, tjänstevillkor, allmänna villkor och villkor för tillhandahållande av tjänster.

Användarvillkor finns vanligtvis på företagets webbplats eller bifogas till beställningsformulär. De är skrivna på ett generellt sätt så att de kan gälla för alla avtal som företaget ingår med kunder. Därför innehåller villkoren inte detaljer som prissättning eller vilka specifika produkter som har beställts (de detaljerna kommer överens om individuellt med varje kund och dokumenteras normalt i ett beställningsformulär eller via en e-postbekräftelse). Kunden behöver inte heller underteckna användarvillkoren, men kunden bör bekräfta att de har godkänt villkoren som en del av beställningsprocessen (detta bekräftas vanligtvis i beställningsformuläret eller e-postbekräftelsen). 

När ska du använda användarvillkor?

Användarvillkor bör användas när du tillhandahåller SaaS-produkter till företag. Villkoren gäller för alla SaaS-produkter som ditt företag tillhandahåller sina kunder. Det går att komma överens om ändringar i villkoren från fall till fall, men om du normalt behöver förhandla de juridiska villkoren för hur du levererar tjänster med dina kunder bör du i stället överväga att använda ett tjänsteavtal. Det är vanligt att använda användarvillkor (i stället för ett tjänsteavtal) när man säljer SaaS-produkter eftersom de fungerar både för self-serve-kunder och vid höga säljvolymer.

Varför är användarvillkor viktiga?

Genom att använda en generell uppsättning användarvillkor slipper företaget komma överens om avtalsvillkor med varje kund individuellt. Det sparar inte bara tid och pengar i juridiska kostnader, utan gör också säljprocessen smidigare. 

Användarvillkoren täcker flera viktiga juridiska områden, bland annat: 

• tjänsteleverantörens maximala ansvar;

• hur tjänsterna kan sägas upp eller avslutas och vad som händer när de avslutas; och

• äganderätten till immateriella rättigheter som skapas till följd av, eller används i samband med, leveransen av tjänsterna. 

Dessutom kan villkoren användas för att ge kunderna viktig information, till exempel:

• vem som får använda tjänsterna (dvs. antal användare och/eller angivna användare inom kundens företag);

• hur du kontaktar ditt företag;

• uptime-åtaganden (dvs. åtaganden kring tjänsternas tillgänglighet); och

• hur kunden ska betala för tjänsterna.

Vanliga fallgropar med användarvillkor

SaaS-produkter skiljer sig från andra typer av produkter. Därför är det avgörande att du inte använder samma användarvillkor för SaaS-produkter som du använder för andra produkter eller tjänster, och att villkoren är skrivna specifikt för SaaS-produkter. 

Ett centralt begrepp som måste finnas med i SaaS-villkor är skillnaden mellan en enskild användare av produkten (som är en fysisk person) och kunden (som är ett företag). Villkoren bör skydda ditt företag mot enskilda användare som kan bryta mot villkoren, till exempel genom att låta dig stänga av konton om en användare har delat sina inloggningsuppgifter med en tredje part. Samtidigt måste de också ge dig möjlighet att agera mot företagskunden, till exempel genom att nedgradera abonnemanget om kunden inte betalar avgifterna. 

Det är ofrånkomligt att en SaaS-produkt ibland inte är tillgänglig. Detta kallas “downtime”. Användarvillkoren kan innehålla “uptime”-åtaganden, där du åtar dig att tjänsterna ska vara tillgängliga under en minsta tid inom en viss period. Om du inkluderar ett uptime-åtagande är det viktigt att göra undantag för planerat underhåll. Då kan du utföra underhåll utan att bryta mot uptime-åtagandet.

Ett annat vanligt misstag är att företag inte tar med bestämmelser om innehåll som kunder lägger till på en SaaS-plattform. Villkoren bör innehålla begränsningar för vilken typ av innehåll som får läggas till, samt ansvarsfriskrivningar som begränsar företagets möjliga ansvar i relation till sådant innehåll.