Mall för avtal om obetald praktik

Snarare än för en betald praktik där personen är anställd av företaget.

Därför klargör detta avtal att personen inte är arbetstagare eller anställd och därför inte har rätt till lagstadgade anställningsrättigheter - till exempel nationell minimilön eller betald semester som en del av avtalet.

Så om du undrar hur du skriver ett avtal för obetald praktik och vad det innebär, är den här guiden för dig.

Fördelar med obetald praktik

Avtal om obetald praktik granskas ofta, men kan ge både dig och praktikanten flera fördelar när de är rätt utformade och används i rätt sammanhang. 

Några exempel:

✅ Obetald praktik ger en strukturerad lärmiljö där praktikanter kan bygga praktiska färdigheter och kunskap som är relevanta för deras studieområde eller intresseområde - vilket stärker deras utbildningsupplevelse.

✅ Praktikanter får möjlighet att träffa yrkespersoner inom sitt område, bredda sitt nätverk och öppna dörrar till framtida jobbmöjligheter.

✅ Att genomföra en praktik kan stärka ett CV avsevärt och visa potentiella arbetsgivare att kandidaten har praktisk erfarenhet och en proaktiv inställning till sin karriärutveckling.

✅ Praktikanter får ofta värdefull individuell handledning och feedback från erfarna yrkespersoner - vilket hjälper dem att utvecklas både professionellt och personligt.

✅ En praktik gör det möjligt att utforska och utvärdera intresset för en viss karriärväg innan personen satsar på den fullt ut - vilket på sikt kan spara både tid och resurser för både individen och företaget.

Vad är ett praktikavtal?

Vad betyder ett praktikavtal? Enkelt uttryckt finns det ingen juridisk definition av praktik i länder som Storbritannien. 

Det brittiska Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) - innan det delades upp i the Department for Energy Security and Net Zero, the Department for Science, Innovation and Technology och the Department for Business and Trade - gav till exempel vägledning som beskriver en "internship" så här: 

Definition av praktik

"Arbetslivserfarenhet kan kallas en 'placement' eller en 'internship'. Praktikplatser anses ibland vara roller som kräver en högre kvalifikationsnivå än andra former av arbetslivserfarenhet och förknippas med att skaffa erfarenhet för en professionell karriär."

Viktigt att tänka på

Det är viktigt att komma ihåg att fördelarna med obetald praktik i hög grad beror på kvaliteten i praktikprogrammet och hur väl det följer juridiska krav och etiska principer - vilket kan skilja sig mellan olika regionala jurisdiktioner runt om i världen. 

Därför bör organisationer som erbjuder obetald praktik sträva efter att ge en meningsfull upplevelse som faktiskt bidrar till praktikantens utbildning och karriärmöjligheter.

Vad är ett praktikavtal eller en praktiköverenskommelse?

Praktikavtalet, eller överenskommelsen, är ett juridiskt avtal mellan ett företag och en praktikant som anger parternas rättigheter och ansvar.

Praktikanter kan ha olika anställningsstatus beroende på praktikens upplägg, och praktikavtalet måste passa situationen och spegla detta.

När ska du använda ett praktikavtal?

Det här avtalet passar för en kort, obetald praktik där upplägget är helt frivilligt. 

Det passar inte om personen är anställd eller arbetstagare i företaget, eller behandlas som en sådan.

I den situationen bör du använda en mall för avtal om betald praktik. 

Varför ett praktikavtal är viktigt

Det finns flera skäl till varför det är viktigt att ha detta på plats och varför det bör användas.

Några exempel:

Tar bort osäkerhet och tvister

Om du har ett avtal på plats råder det ingen osäkerhet eller tvist om vilka villkor som har avtalats.

Med ett skriftligt avtal på plats är det osannolikt att det uppstår en tvist mellan parterna om vad som faktiskt avtalades, vare sig under eller efter praktiken.

Det kan till exempel handla om de villkor som gäller för avtalet, särskilt när muntliga diskussioner har pågått under en längre tid. 

Därför minskar ett skriftligt avtal som tydligt förklarar parternas rättigheter, skyldigheter och ansvar förvirring, undviker oklarheter och ger alla tydlighet och trygghet.

Företaget får rätt skydd

Det bidrar också till en bra relation mellan företaget och praktikanten. 

Det kan till exempel få en ny praktikant att känna sig trygg och ge personen förtroende för att företaget engagerar dem på ett seriöst sätt. 

Det här är särskilt viktigt i startups i tidig fas, där det ofta redan finns en viss osäkerhet och där strukturerna och processerna som finns i större bolag kanske ännu inte är på plats.

Kärndelar i en mall för avtal om obetald praktik 

När det gäller en juridiskt granskad mall brukar följande kärndelar och avsnitt ingå:

Inblandade parter

Det här avsnittet identifierar tydligt organisationen som erbjuder praktiken och praktikanten, inklusive juridiska namn och kontaktuppgifter.

Längd och schema

Du behöver sedan ett avsnitt som anger praktikens start- och slutdatum samt förväntade arbetstider. 

Det här avsnittet bör också täcka eventuell flexibilitet i schemat.

Rollbeskrivning

Att beskriva praktikantens roll, inklusive huvudsakliga ansvarsområden och vilket team eller vilken avdelning personen ska ingå i, är vanligtvis en annan central del.

Det här avsnittet förtydligar att rollen är obetald men lyfter samtidigt fram de lärmöjligheter och erfarenheter praktikanten kommer att få.

Syfte och mål

En annan del i din mall är att definiera vad praktikanten ska ha uppnått när praktikperioden är slut. 

Det kan omfatta både projektbaserade mål och lärandemål.

Handledare och stöd

Identifiera också praktikantens handledare eller mentor inom organisationen i avtalet. 

Det bör dessutom beskriva stödstrukturen och hur praktikanten ska få feedback på sin prestation.

Sekretessklausul

Lägg till en klausul som kräver att praktikanten håller företagets information konfidentiell och skyddar känsliga uppgifter.

Immateriella rättigheter 

Helst bör en del tydligt ange att allt arbete som praktikanten skapar under praktikperioden tillhör organisationen.

Uppsägningsklausul

Beskriv under vilka förutsättningar praktiken kan avslutas av någon av parterna, inklusive uppsägningstider.

Försäkring och ansvar

Specificera försäkringslösningen och klargör ansvarsfrågorna kring praktikantens arbete för organisationen.

Underskrifter

Se till att båda parter undertecknar avtalet, som bekräftelse på att praktikanten och organisationen känner till och accepterar de angivna villkoren.

Best practice för praktikavtal

För att följa best practice bör du fundera på vilka områden som ska tas med. Till exempel:

Rättvist och tydligt

Se till att avtalet är rättvist och transparent för båda parter. Undvik juridiskt språk som kan förvirra praktikanten.

Flexibilitet

Även om avtalet ska vara heltäckande bör det finnas viss flexibilitet för att hantera oförutsedda förändringar.

Granska och uppdatera

Granska och uppdatera avtalet regelbundet vid behov så att det speglar förändringar i lagar eller organisationens policyer. Du kan använda AI-baserad avtalsgranskning för att hantera avtalsuppdateringar effektivt.

Observera dock att eftersom detta är ett juridiskt avtal som ska gälla, måste båda parter godkänna eventuella ändringar efter att det har undertecknats.

Kontrollera lagligheten i jurisdiktionen

Låt en jurist klargöra om avtalet är lagligt. Lagstiftningen på området i vissa regioner kan göra ditt avtal ogiltigt redan från start, vilket kan innebära att du blir juridiskt ansvarig.

Vanliga fallgropar i avtal om obetald praktik

Det finns flera vanliga fallgropar i avtal om obetald praktik, till exempel:

Att inte ha ett skriftligt praktikavtal på plats 

Även om det inte finns något lagkrav på att en praktikant måste ha ett praktikavtal, minskar ett skriftligt praktikavtal osäkerhet och tvister och skyddar dig som arbetsgivare.

Att använda fel typ av avtal

Det här avtalet passar för en kort, obetald praktik som är helt frivillig och därför en genuin lärandeupplevelse. 

Om upplägget inte ser ut så, se i stället vår mall för avtal om betald praktik.

Att tappa bort den underskrivna kopian

Utan en undertecknad kopia av praktikavtalet finns det inga bevis för de villkor som avtalats för praktiken. 

Därför kan det vara klokt att använda ett system för lagring av avtal eller dokument, som Miramis (tidigare känt som Pocketlaw), där dina avtal kan signeras med en juridiskt bindande e-signatur, samtidigt som du får en fullständig granskningslogg.

Förstå de juridiska kraven

Innan du utformar avtalet är det avgörande att du förstår det juridiska ramverket kring obetald praktik i din jurisdiktion. 

I många länder, inklusive Storbritannien, USA, Kanada och EU-området, finns särskilda regler som avgör vad som räknas som obetald praktik och vilka rättigheter praktikanter har.

Observera att dessa regler kan förändras och kan ha justerats ytterligare efter att den här guiden skrevs. Sök därför juridisk rådgivning för en fullständig genomgång för din jurisdiktion. 

Vid tidpunkten för publicering gällde till exempel följande:

Obetald praktik i Storbritannien

I Storbritannien anses obetald praktik i regel vara olaglig - särskilt om praktikanten förväntas arbeta fasta tider eller med fasta uppgifter. 

Praktikanter bör få minst den nationella minimilönen om de klassas som arbetstagare. 

Det finns dock vissa undantag, till exempel studenter som måste göra praktik i mindre än ett år som en del av en brittisk eftergymnasial eller högre utbildning; de har som huvudregel inte rätt till nationell minimilön.

Obetald praktik i USA

I USA regleras obetald praktik av Fair Labor Standards Act (FLSA). 

För att obetald praktik ska vara laglig i USA måste den uppfylla flera kriterier, bland annat följande:

1. Praktiken ska i första hand gynna praktikanten.

2. Den måste ge utbildning som liknar den som ges i en utbildningsmiljö.

3. Arbetsgivaren bör inte få en omedelbar fördel av praktikantens aktiviteter.

4. Praktikanter får inte ersätta ordinarie anställda och ska arbeta under nära handledning.

5. Det finns ingen rätt till anställning när praktiken avslutas.

Dessa krav finns för att säkerställa att praktiken är en lärandeupplevelse och inte obetalt arbete för organisationen.

Obetald praktik i Europeiska unionen

I Europeiska unionen pågår arbete för att hantera frågan om obetald praktik. 

Till exempel har det nyligen kommit förslag och initiativ för att skärpa reglerna kring obetald praktik och undvika exploatering av unga arbetstagare. 

Obetald praktik i Kanada

I Kanada finns Federal Labour Standards för obetald praktik, som är tillåten under vissa förutsättningar enligt federal och provinsiell arbetsrätt. 

Den måste till exempel ge värdefull utbildning och erfarenhet som är relevant för praktikantens studieområde eller karriärmål och får inte ersätta betalda roller eller utnyttja praktikantens arbetskraft. 

Det finns också regler för praktikanters arbetstid och arbetsvillkor som måste följas.

Därför behöver du se till att avtalet följer lokal lagstiftning för att undvika potentiella juridiska problem.

Vad är ett avtal om obetald praktik med stipendium?

Ett praktikavtal med stipendium är ett formellt avtal som inkluderar någon form av ekonomisk ersättning för praktikanten, men det behöver inte vara lön.

Detta stipendium bekräftar praktikantens bidrag och hjälper till att täcka kostnader som levnadsomkostnader, vilket gör obetald praktik mer tillgänglig för fler personer.

Vad brukar ingå?

Sådana avtal anger stipendiets storlek, betalningsschema och villkor. 

Det kan i sin tur skapa en känsla av värde och motivation hos dina praktikanter och ge en mer rättvis och inkluderande möjlighet för deltagare, särskilt från mer varierade bakgrunder. 

Dessutom innehåller avtal med stipendium ofta vanliga delar i praktikavtal, som längd, ansvar och lärandemål, vilket sammantaget ytterligare stärker praktikupplevelsen.

Avtal om obetald praktik med universitet

Avtal om obetald praktik som involverar universitet kan vara vanligare eftersom det är mycket enklare att uppfylla alla juridiska krav. 

Sådana avtal hjälper till exempel att formalisera relationen mellan utbildningsinstitutionen, studenten och i vissa fall även din värdorganisation. 

Ligger i linje med utbildningsmålen

De här avtalen säkerställer att praktiken ligger i linje med studentens akademiska mål och programmets krav. 

De innehåller vanligtvis även klausuler om tilldelning av akademiska poäng, universitetshandledares roll, utvärderingskriterier och sekretessbestämmelser. 

Trepartsavtal

Detta trepartsavtal säkerställer att alla parter - studenten, universitetet och din organisation - har en tydlig förståelse för förväntningar, ansvar och praktikens utbildningsvärde. Det bidrar till en mycket smidigare integration mellan praktisk erfarenhet och praktikantens akademiska lärande.

Avtal om obetald praktik för akademisk utbildning

Praktikavtal för akademisk utbildning är i högre grad utformade för att integrera verklig yrkeserfarenhet med akademiska studier.

Dessa avtal beskriver sedan praktikens utbildningsmål och hur erfarenheten ska bidra till praktikantens lärande och akademiska utveckling. 

Bestämmelser som ingår

De innehåller ofta bestämmelser om akademisk handledning, återkommande utvärderingar och mekanismer för feedback. 

Den här typen av avtal betonar de utvecklande och utbildningsmässiga aspekterna av obetald praktik och säkerställer att erfarenheten inte bara är arbetsbaserad utan också bidrar väsentligt till praktikantens akademiska och professionella utveckling.

Hur skiljer sig ett standardavtal för obetald praktik för studenter utanför EU/EES jämfört med EU-studenter hos EU-företag?

Avtal om obetald praktik för studenter utanför EU/EES kan ofta innehålla ytterligare klausuler i mallarna om visum- och arbetstillståndskrav om praktikanten kommer från ett land utanför EU och genomför praktiken i ett EU-land - som en spegling av det juridiska ramverket för praktik för internationella studenter. 

EU-studenter

Däremot behöver EU-studenter inte sådana bestämmelser när avtalet gäller inom EU, tack vare den fria rörligheten och rätten att arbeta inom EU. Dessutom kan det finnas andra skillnader som måste tas hänsyn till, till exempel krav på försäkring och ansvarsskydd, vilket speglar de olika rätts- och vårdsystemen mellan länder. 

De här skillnaderna säkerställer dock att studenter utanför EU/EES är väl informerade och förberedda inför sin praktik när de till exempel tar en plats i ett värdland inom EU. Det hjälper i sin tur till att hantera juridiska och praktiska frågor som är unika för internationella deltagare i företag som är etablerade inom EU.

Slutsatser om avtal om obetald praktik

Att skapa ett avtal om obetald praktik är ett viktigt steg för att etablera en transparent och värdeskapande relation mellan praktikanten som ska utbildas och din organisation.

Genom att inkludera delarna ovan - och följa de juridiska kraven - kan din organisation erbjuda en meningsfull lärandeupplevelse samtidigt som både dina intressen och praktikantens skyddas.

Sista notering om avtal om obetald praktik

Eftersom lagarna på det här området ständigt förändras och kan skilja sig från land till land bör du överväga att rådgöra med en jurist för att säkerställa att ditt avtal om obetald praktik följer alla tillämpliga lagar och regler - särskilt eftersom dessa kan variera kraftigt mellan olika jurisdiktioner.