Komplett guide till system för avtalshantering genom hela livscykeln

Alla steg i avtalsprocessen

Det omfattar alla steg i dina avtalsprocesser, inklusive utkast, spårning och loggning av förhandlingar, godkännande, att skicka och ta emot feedback, löpande hantering, tillgänglig lagring och organisering av avtal.

Det löser juristers utmaningar direkt, till exempel genom centraliserad dokumentlagring - för enkel åtkomst - effektiviserad granskning av komplexa dokument och en kraftig minskning av regelefterlevnadsproblem, samtidigt som dina avtal blir mer organiserade och sökbara än någonsin genom automatiserade, effektiva hanteringsprocesser.

Genom att använda teknik som Miramis' (tidigare Pocketlaw) digitala online-CLM gör CLM-system det möjligt för ditt företag att automatisera och effektivisera dessa steg för högre effektivitet, lägre kostnader, bättre regelefterlevnad och högre noggrannhet.

Viktigaste funktionerna i ett CLM

Contract Lifecycle Management-system lyfter fram många funktioner när du ska hantera dina avtal. 

Några av de viktigaste funktionerna är följande:

☑ Ett CLM hjälper dig att effektivisera dina juridiska processer genom att ge dig både anpassningsbara och juridiska mallar och playbooks framtagna av experter. Därför är de utformade för att automatisera, standardisera och stärka dina juridiska arbetsflöden på ett effektivt och hållbart sätt.

☑ Hjälper dig att förändra din juridiska verksamhet genom bättre kontroll, snabbare processer och skalbarhet. De kan också stärka samarbetet i teamet och göra hantering av juridiska uppgifter mer effektiv och bättre integrerad med andra plattformar som Slack för att öka transparensen ytterligare.

☑ Använd AI- och LLM-teknik för överlägsen analys av juridisk data. Med ett CLM kan du också föra in AI i verksamheten genom att automatiskt tagga metadata och omvandla komplex data till användbara insikter automatiskt åt dig. 

☑ Ger dig ett förstklassigt, säkert avtalsarkiv med avancerad sökfunktion och smidiga integrationer, så att din avtalshantering blir en strategisk tillgång.

☑ Funktioner som e-signering och automatiserade arbetsflöden tar nästa steg genom att ge dig och din organisation integrerade godkännandeflöden och integrationer med DocuSign - vilket förenklar dokumentsignering.

☑ Avtalsautomation låter dig anpassa juridiska mallar till dynamiska arbetsflöden för snabb och precis avtalsskapande. Öka effektiviteten, minska fel med 80 % och förenkla hela livscykeln för dina avtal.

☑ Förbättra automatiskt avtalsredigering, granskning och redlining med AI-drivna verktyg. De är särskilt utformade för samarbete och förhandling för att öka teamets produktivitet och precision.

☑ Med stöd av banbrytande LLM:er och tränad på juridisk data kan AI i CLM-system hjälpa dig att skapa, granska och sammanfatta dina avtal. 

☑ Automatisera och hantera avtal effektivt i alla team. En AI-driven CLM-lösning täcker hela avtalets livscykel, från skapande till e-signering och uppföljning.

Vad är ett CLM?

Ett Contract Lifecycle Management-system, även kallat en CLM-plattform, är en molnbaserad programvara för avtalshantering, som Miramis (tidigare Pocketlaw), utformad för att hantera livscykeln för företagets avtal. 

Det här är mer avancerade plattformar som har vuxit fram ur behovet hos företag som kämpar med de juridiska utmaningar avtal kan skapa, för att säkra regelefterlevnad, mallhantering, massredigering och kontroll, för att nämna några områden.

Därför kunde företag som Babybjörn öka effektiviteten 6x genom att effektivisera sina juridiska flöden med Miramis CLM (tidigare Pocketlaw CLM).

"Vi ökade effektiviteten 6x genom att effektivisera juridiska flöden med Pocketlaw (nu Miramis). Nu hanterar varje avdelning sina egna standardiserade juridiska uppgifter."
- David Grünbaum, chefsjurist, Babybjörn

De är alltså mycket mer än bara platser där du laddar upp dokument och sedan lämnar dem. I stället ger de dig heltäckande funktioner för avtalshantering, inklusive:

Avtalsskapande och mallar

Avtalsskapande och mallhantering i ett CLM-system effektiviserar din process för att ta fram avtal avsevärt. 

Det gör att du enkelt kan automatisera dina egna interna juridiska mallar eller använda våra färdiga mallar för att få dina juridiska policyer på plats på några minuter. 

Du och ditt team får anpassningsbara juridiska mallar, framtagna av våra juridiska experter och med standardklausuler, vilket säkerställer konsekvens och regelefterlevnad i alla dina avtal på några sekunder.

Det hjälper dig i sin tur att öka den operativa produktiviteten, minska mänskliga fel med 80 % och hantera hela avtalets livscykel med en enkelhet och precision som är svår att matcha.

Den här funktionen snabbar inte bara upp avtalsgenerering från dagar till timmar, och i vissa fall minuter, utan minskar också risken för fel - vilket gör hela processen för avtalshantering mer effektiv och tillförlitlig än mer traditionella arbetssätt.

Avtal & godkännandeflöden, uppgifter & automatiska påminnelser

Avtals- & arbetsflödesautomation i Contract Lifecycle Management-system (CLM) höjer effektiviteten rejält genom att effektivisera dina avtalsprocesser. 

Du kan till exempel enkelt automatisera rutinuppgifter som skapande av avtal, godkännanden och förnyelser, vilket minskar manuella fel och sparar tid för teamet.

Det leder till snabbare avtal, kortare säljcykler och konsekvent efterlevnad av policyer, samtidigt som teamen kan fokusera på strategiskt arbete i stället för monotona administrativa uppgifter som lätt blir fel.

Låter dig bygga ett centraliserat avtalsarkiv

Ett centraliserat avtalsarkiv i ett CLM-system ger dig en gemensam lagringslösning för alla dokument kopplade till dina avtal.

Den här funktionen effektiviserar till exempel hämtning av avtal, förbättrar datakonsistens och minskar risken för att viktiga dokument och avtal hamnar fel eller går förlorade.

De kan också delas med flera relevanta intressenter, vilket innebär att om en nyckelperson är borta från kontoret kan du och ditt team ändå komma åt avtalet och fortsätta processen utan att behöva vänta på att personen är tillbaka.

Det ger dig enkel tillgång till avtal för effektiv hantering och granskning - och säkerställer att alla intressenter har en tydlig och aktuell bild av de avtalsenliga skyldigheterna, vilka som återstår och deras aktuella status, tillsammans med metadata om när de godkändes.

Analys och rapportering

Funktioner för avtalsanalys och rapportering i ett CLM-system ger dig djupa insikter om avtalens resultat och risker.

De gör till exempel att företaget kan fatta datadrivna beslut genom att följa nyckeltal och identifiera trender som annars kan vara svåra att se. 

Det leder till bättre intern riskhantering, förbättrad regelefterlevnad i avtal och mer strategisk planering baserad på heltäckande analys av avtalsdata.

Möjliggör metadatataggning av dokument

Contract Lifecycle Management-system erbjuder också möjligheten att tagga dokument med metadata, så att du kan organisera och hitta dina avtal effektivt när du behöver dem snabbt.

Med metadatataggning kan du och dina användare kategorisera avtal utifrån relevanta attribut som avtalstyp, utgångsdatum, involverade parter och avtalsstatus, för att nämna några sätt du kan använda metadata i juridiska avtal.

Integrationsmöjligheter

Som vår Salesforce-integration i ett Contract Lifecycle Management-system (CLM), vilket stärker nyttan av systemet rejält.

Genom att koppla ihop systemet sömlöst med andra affärsverktyg, som till exempel Salesforce, säkerställer ett CLM ett konsekvent dataflöde och minskar manuell datainmatning.

De här integrationerna kan göra att du får affärer signerade 10x snabbare, med data som delas automatiskt mellan plattformarna.

Integrationen möjliggör omedelbar synkronisering av kontaktdata i dina avtal, vilket leder till bättre och alltid uppdaterad kundinformation.

Ditt juridiska team, drivet av AI

Integrationen av artificiell intelligens, särskilt för avtalssammanfattning, för att nämna bara ett användningsfall, i ett CLM-system höjer effektiviteten i din avtalshantering markant. 

Det beror på att AI-algoritmer kan analysera avtalsvillkor, identifiera risker och ge användbara insikter, vilket leder till mer välgrundade beslut. 

Du kan förvandla dina juridiska processer med en AI-assistent.

Miramis AI-assistenten (tidigare Pocketlaw PLAI) kan hjälpa dig med allt från att skapa, granska och förstå dokument till att automatiskt skapa sammanfattningar.

Du kan sedan ställa vilken fråga som helst på naturligt språk och få direkta svar, drivna av några av de mest avancerade LLM:erna som finns.

Integration för e-signering

Integrationen för e-signering gör det möjligt med säkra och juridiskt bindande digitala signaturer på avtal - vilket snabbar upp signeringsprocessen. 

Den här funktionen effektiviserar signeringsprocessen, eliminerar behovet av fysisk dokumenthantering och ger dig ett snabbare och smidigare sätt att slutföra dina avtal.

Hantering av regelefterlevnad

Funktioner för regelefterlevnad i ett CLM hjälper dig att säkerställa att dina avtal följer både interna policyer och externa regelverk.

Det kan till exempel varna dig om viktiga tidpunkter för regelefterlevnad och därmed minska juridiska risker.

Den här funktionen är avgörande för att upprätthålla avtalsintegritet och minska risken för sanktioner, särskilt i större organisationer.

Anpassning och skalbarhet

Möjligheten att anpassa och skala ett CLM-system efter verksamhetens behov är avgörande. 

Det gör att företag kan anpassa systemet efter sina specifika processer och utveckla funktionerna i takt med att verksamheten växer, vilket säkrar långsiktig nytta och relevans.

Samarbete och förhandling

Contract Lifecycle Management-system hjälper också dig och dina team att skapa sömlöst samarbete mellan olika intressenter. Det stärker i sin tur förhandlingsprocesserna med realtidsuppdateringar i avtal och delad åtkomst. 

Den delade åtkomsten och realtidsuppdateringarna säkerställer att alla parter är synkade och kan bidra effektivt och snabbt till avtalets villkor med de senaste versionerna.

Redlining i avtal

De här CLM-systemen hjälper dig att effektivisera redlining-processen genom att låta alla parter föreslå och se ändringar i dina avtal. 

Redlining-funktionen skapar transparens, snabbar upp avtalsrevisioner och gör det enklare för alla parter att enas om de slutliga avtalsvillkoren.

Godkännandeflöde

CLM automatiserar godkännandeflödet, vilket gör att avtal rör sig effektivt från ett steg till nästa. 

Det sker enkelt med hjälp av anpassningsbara godkännanderegler och automatiska realtidsnotiser som håller relevanta personer uppdaterade när ändringar görs. Det minskar förseningar och säkerställer att dina avtal granskas och godkänns så snabbt som möjligt.

Se hur Teya frigjorde potential för tillväxt och framgång med en förenklad, rak och sömlös upplevelse av avtalshantering genom hela livscykeln

Vad gör ett CLM effektivt?

Som vi alla vet är det i dagens snabbrörliga och allt mer digitala affärsmiljöer viktigare än någonsin att hantera avtal effektivt och med hög säkerhet.

Enligt Gartner är det faktiskt bara 13 % av juridiska ledare som känner sig trygga med att de kan hantera tvärfunktionella risker utan att bromsa verksamheten.

Ett effektivt CLM sparar dig inte bara tid och minskar företagets administrativa börda, utan minimerar också risken att avtal försvinner eller innehåller inaktuell information - vilket stärker organisationens övergripande regelefterlevnad. 

Det gör detta genom att hjälpa företagets nyckelpersoner att fatta bättre underbyggda beslut, reagera snabbare på förändringar och optimera kommersiella relationer genom digitala realtidsuppdateringar som kan anpassas vid behov - även utanför ordinarie kontorstid - samtidigt som kostnaderna minskar. 

Några av de viktigaste affärsfördelarna med ett CLM

Betydelsen av CLM i modern affärsverksamhet kan inte överskattas. Det spelar en avgörande roll inom bland annat följande områden:

Riskminimering

Ett Contract Lifecycle Management-system (CLM) minskar verksamhetens risker avsevärt genom att snabbt säkerställa regelefterlevnad mot juridiska och regulatoriska krav i realtid och i stor skala.

Det identifierar till exempel proaktivt potentiella avtalsrisker och automatiserar efterlevnadskontroller - vilket minskar sannolikheten för kostsamma rättstvister och sanktioner längre fram.

När ett efterlevnadsproblem upptäcks kan du dessutom snabbt och enkelt rätta det i stor skala.

Den ökade överblick och kontroll du får gör ett CLM till ett viktigt verktyg för att minska avtalsrelaterade risker.

Kostnadsminskning

När du inför ett Contract Lifecycle Management-system (CLM) är en av de första sakerna du märker den tydliga minskningen av operativa kostnader - eftersom du automatiserar rutinuppgifter som tidigare tagit mycket tid.

Enligt EY Law and the Harvard Law School Center on the Legal Profession läggs till exempel i dag 20 % av varje bolagsjurists arbetstid på lågprioriterade, repetitiva eller rutinmässiga uppgifter.

Ett CLM minimerar behovet av omfattande manuellt arbete, så att du frigör juristens tid till viktiga juridiska frågor i verksamheten. 

Minskar administrativa & mänskliga fel

Det kan också minska administrativa fel och förseningar - och därmed minska kostsamma förbiseenden och ineffektivitet i dina nuvarande avtalsprocesser.

Det här effektiviserade arbetssättet gör att företaget kan hantera avtal mer effektivt, med tydligt lägre totala kostnader, eller helt enkelt frigöra interna resurser så att verksamheten kan göra betydligt mer än tidigare.

Ökad effektivitet

När vi pratar kostnadsfördelar följer det naturligt vidare till de effektivitetsvinster som ett Contract Lifecycle Management-system (CLM) ger organisationen.

CLM gör till exempel att team kan hjälpa sig själva, samtidigt som juristteamet behåller kontrollen över avtalen - i stor skala.

Från att automatisera avtal och arbetsflöden till att ge dig ett säkert, centraliserat avtalsarkiv, minskar det avsevärt den tid och ansträngning som krävs för att skapa avtal, få dem godkända och få slutgodkännande via e-signering. 

Det här effektiva arbetssättet minimerar manuella fel och snabbar upp processer, så att företaget kan fokusera mer på strategiska initiativ och mindre på administrativa uppgifter kopplade till säljpipeline och avtalsförnyelser.

Bättre synlighet & överblick

Ett CLM handlar inte bara om effektivitet. Det ger dig också bättre insyn och gör att rätt personer i organisationen kan få åtkomst och samarbeta.

Den extra synligheten och insikterna från avtalsmetadata och data genom hela avtalsprocessen blir möjlig tack vare en centraliserad plattform där du och andra nyckelpersoner enkelt kan komma åt, övervaka och analysera dina avtalsdata. 

Den här transparensen gör att varje fas i avtalets livscykel blir synlig, vilket leder till bättre beslut och mer effektiv riskhantering. 

Den typen av överblick är avgörande för att identifiera potentiella problem tidigt och säkerställa att avtalsförpliktelser följs.

Hur vet du om du behöver ett system för avtalshantering?

Om du och din organisation svarar ja på något av följande bör du boka en kostnadsfri demo utan förpliktelser redan idag.

Inkonsekvenser i hur du skapar avtal

Om du ser variationer i hur avtal utformas trots att de i praktiken är likadana, eller märker att det uppstår efterlevnadsproblem och missförstånd, är det en tydlig signal.

Svårt att hålla koll på åtaganden

Om det är svårt att hålla koll på avtalsförpliktelser och deadlines, och det generellt är en utmaning för företaget - särskilt vid stora mängder avtal - är det ännu ett tecken.

Begränsad synlighet och tillgänglighet

Om du svarar ja på att det är svårt att snabbt, eller ens över huvud taget, komma åt nuvarande och äldre avtal, och att det hämmar beslutsfattande och avtalsanalys.

Ineffektiva godkännandeprocesser

Ett annat skäl att testa vårt CLM är om du behöver hjälp med långa eller otydliga godkännandeflöden - och märker att det försenar skapandet av avtal och din säljpipeline.

Risker för regelefterlevnad

Om du inte är säker på att du följer tidsfrister i avtal  och interna policyer som kräver ständig uppmärksamhet.

Ineffektivitet i manuella processer

Du märker att teamen lägger mycket tid på manuella processer som lätt blir fel och drar ner den operativa effektiviteten. 

Hur kommer du bäst igång med ett Contract Lifecycle Management-system?

När du migrerar till ett CLM för första gången är det viktigt att ha en tydlig bild av dina nuvarande processer. 

Om du kartlägger processerna först blir migreringen till en ny produkt mycket enklare. Det kan till exempel omfatta följande:

Dokumentera dina befintliga arbetsflöden

Helst bör du och teamet identifiera hur avtal initieras, utformas, granskas, godkänns och hanteras.

Ta sedan hänsyn till de nya CLM-verktyg du nu har tillgång till, vad som behöver förbli detsamma och vad som kan förändras för att förbättra tidseffektiviteten.

Identifiera nyckelpersoner

Du bör också identifiera och kartlägga vilka som i dag är involverade i varje steg av avtalens livscykel.

Bedöm verktyg och resurser

Därefter behöver du utvärdera de verktyg som används i dag, som kalkylark, e-post eller dokumenthanteringssystem, och hur dessa kan förbättras med de nya verktyg du nu har tillgång till.

Analysera ledtider och flaskhalsar

En av de stora fördelarna med ett CLM är att det tar bort många flaskhalsar. Du kan läsa hur Earthly lyckades med detta i stor skala.

Notera till exempel hur lång tid varje steg i de nuvarande avtalsprocesserna tar och identifiera områden där förseningar ofta uppstår och nu kan elimineras.

Den här kartläggningen ger dig en baslinje för att identifiera förbättringsområden och integration med vårt CLM-system.

Passar CLM-system företag i alla storlekar?

Ja, särskilt med Miramis har vi skapat en plattform som skalar i takt med att organisationen växer och som är mycket anpassningsbar efter din verksamhet.

Hur hanterar ett CLM-system avtalsförnyelser

Avtalsförnyelser hanteras genom automatiska påminnelser samtidigt som systemet följer förnyelsedatum - vilket gör att beslut och åtgärder kring förnyelser tas mycket snabbare.

Kan ett CLM-system hjälpa till med regelefterlevnad?

Ja, det kan följa och hantera kraven i dina avtalstidslinjer - vilket minskar risken för sanktioner vid bristande efterlevnad.

Är data i ett CLM-system säkra?

Med vårt marknadsledande CLM har vi implementerat robusta säkerhetsfunktioner som kryptering och åtkomstkontroller för att skydda dina avtalsdata.

Vad kostar det att implementera ett Contract Lifecycle Management-system?

Kostnaden varierar beroende på den komplexitet och de funktioner som du och organisationen behöver.

Varför inte boka en kostnadsfri demo för att se vilka funktioner du behöver eller kontakta vårt team direkt för att prata om vilken lösning som är mest kostnadseffektiv för dig?

Hur lång tid tar det att implementera ett CLM-system?

Implementeringstiden varierar beroende på vad du behöver migrera och sätta upp. Men de flesta kunder kan komma igång inom några dagar till veckor - eller några månader för större enterprise-kunder med mycket komplexa behov och redan etablerade processer som behöver redas ut och kartläggas korrekt.

Kräver ett Contract Lifecycle Management-system omfattande utbildning för att användas?

Nej, vi har byggt plattformen med stort fokus på ett bra, användarvänligt gränssnitt och intuitiva processer.

Vårt team finns dessutom alltid nära till hands när du behöver snabb hjälp för att komma igång med systemet och få ut mesta möjliga av det.

Kan ett CLM-system hantera avtal på flera språk?

Ja, CLM-systemet stöder flera språk, och vi har byggt in det från grunden - vilket gör det mycket lämpligt för stora internationella verksamheter.

Hur förbättrar ett CLM-system samarbete i avtalshantering?

Vi erbjuder många samarbetsverktyg för att interna och externa intressenter ska kunna granska, redigera och godkänna avtal effektivt när som helst och var som helst.

Redo att förändra din avtalshantering?

Vill du uppleva själv hur Miramis programvara för avtalshantering kan förändra dina avtalsprocesser?

Ta då chansen att se vår innovativa plattform i praktiken. 

Boka din kostnadsfria demo idag och ta steget in i en värld av effektiv, strömlinjeformad och intelligent avtalshantering.