Konsultavtal – enkelt

När ska du använda ett konsultavtal?

Ett konsultavtal används för att anlita en oberoende uppdragstagare (eller frilansare), som antingen kan vara en egenföretagare eller en person som tillhandahåller sina konsulttjänster via sitt eget aktiebolag. Konsulter anlitas vanligtvis för att bidra med sin expertis i ett specifikt projekt eller under en viss period. Ett exempel är en konsult för systemimplementering som tas in för att införa ny programvara genom att installera nödvändig hård- och mjukvara samt hålla utbildningar för personalen osv. Den flexibilitet som ett frilansavtal ger är särskilt värdefull när behovet av en viss kompetens eller expertis är begränsat. 

Syftet med detta avtal är att personens status ska vara självständig konsult/oberoende uppdragstagare, inte anställd. Men oavsett vad avtalet säger avgörs anställningsstatus av hur personen faktiskt arbetar i praktiken. Särskilt viktiga faktorer är (a) ömsesidig förpliktelse (dvs. om företaget måste tillhandahålla arbete och om personen måste utföra det), (b) personlig tjänsteutövning (dvs. om personen måste utföra tjänsterna personligen eller kan sätta in en ersättare) och (c) graden av kontroll (dvs. hur mycket kontroll företaget har över den enskilda konsulten/uppdragstagaren). Anställningsstatusen är viktig för både konsulten och företaget eftersom den påverkar båda parter i hög grad. En egenföretagande konsult har inte arbetsrelaterade rättigheter gentemot det anlitande företaget (som rätten att göra anspråk på osaklig uppsägning vid avtalets upphörande, lagstadgad minimilön, betald semester och sjukledighet, arbetsgivarens pensionsinbetalningar osv.), men kan å andra sidan omfattas av mer förmånliga skatteregler och har ofta större flexibilitet i hur arbetet utförs,  med möjlighet att arbeta med flera företag samtidigt.

Varför är ett konsultavtal viktigt – och varför ska du använda ett?

Konsulter är värdefulla tillgångar för företag eftersom upplägget gör att ett företag kan dra nytta av en särskild kompetens, erfarenhet eller expertis som saknas i den befintliga organisationen, utan att behöva lägga resurser som tid och/eller pengar på att rekrytera eller utbilda personal. 

Ett konsultavtal inom affärsrådgivning kan också ge ett externt perspektiv, vilket ofta är mycket värdefullt eftersom bred erfarenhet kan bidra med lösningar som du inte tidigare har övervägt. Konsulter anlitas ofta för att underlätta företagets övergångsperioder genom att ge extra stöd vid expansion, flytt, omstrukturering, implementering av system och/eller processer, fusioner eller förvärv osv. En konsult kan komma in och leverera från dag ett, vilket skapar värde direkt och ökar produktiviteten utan tidsförlust för introduktion eller utbildning.  

Eftersom företaget inte behöver betala konsultens PAYE, National Insurance eller några pensionsavgifter ses detta ofta som ett mycket kostnadseffektivt sätt att täcka ett kompetensgap utan ett långsiktigt åtagande.

Vilka är de vanligaste fallgroparna i ett konsultavtal?

Ur företagets perspektiv är det avgörande att avtalet korrekt speglar personens faktiska anställningsstatus – dvs. att ett företag bara använder detta avtal när personens status definitivt inte är anställd. Om ett företag behandlar någon som egenföretagande uppdragstagare när personen i själva verket är anställd kan företaget bli ansvarigt för obetald skatt och NICs (plus ränta och avgifter), och sannolikheten för en tvist vid avtalets upphörande (som kan leda till ett krav i Employment Tribunal) är större.

Immaterialrätt (IP) som en anställd skapar inom ramen för en anställning tillhör normalt arbetsgivaren/företaget. Samma regel gäller dock inte i relationen mellan företag och konsult. IP som skapas inom ramen för uppdraget skulle, om det inte regleras uttryckligen, normalt ägas av skaparen (t.ex. konsulten). Därför är det starkt rekommenderat, särskilt om det förväntas att konsulten kommer att skapa någon form av IP (till exempel utveckling av programvara, framtagning av marknadsförings- eller utbildningsmaterial osv.), att tydliga villkor tas in i konsultavtalet för att säkerställa att äganderätten till all IP som skapas överlåts till företaget och att konsulten redovisar all IP som skapas som en del av de tjänster som tillhandahålls. Dessa skyddsåtgärder, liksom ytterligare skyddande villkor, ingår i avtalet som finns på vår plattform. 

Om konsulttjänsten tillhandahålls genom ett bolag (i stället för att personen ingår konsultavtalet personligen) rekommenderas det starkt att direkta åtaganden i vissa nyckelfrågor (t.ex. sekretess, äganderätt till immateriella rättigheter osv.) inhämtas från den person som faktiskt utför konsulttjänsten. Konsultavtalet på vår plattform behandlar dessa punkter i detalj. 

Även om det kan vara lockande att ta in konkurrens- eller andra begränsande klausuler efter avtalets upphörande i konsultavtalet (som begränsar vad konsulten kan göra efter att avtalet upphör), är det mer sannolikt att en domstol bedömer att personen är anställd snarare än självständig konsult/oberoende uppdragstagare. Om det fastställs (av en Employment Tribunal eller av HMRC) att personens status är anställd blir företaget ansvarigt för obetald skatt, National Insurance och pensionsinbetalningar, och risken för tvist kan vara större. Ett balanserat men genomarbetat upplägg är därför avgörande när du tar fram ett lämpligt konsultavtal.