Så skriver du ett erbjudandebrev

Fördelar med erbjudandebrev

☑ Erbjudandebrev beskriver tydligt anställningsvillkoren, inklusive arbetsuppgifter, lön, förmåner och arbetstid. Det förebygger missförstånd och skapar tydliga förväntningar.

☑ Ett välskrivet erbjudandebrev kan fungera som ett juridiskt dokument som beskriver anställningsvillkoren. Det kan vara värdefullt om tvister eller missförstånd uppstår senare.

☑ Att skicka ett formellt erbjudandebrev visar att organisationen är professionell och stärker kandidatens positiva intryck.

☑ Det ger en skriftlig bekräftelse på jobberbjudandet och säkerställer att båda parter är överens om anställningsvillkoren.

☑ Genom att beskriva arbetsuppgifter och företagets policyer hjälper erbjudandebrevet den nyanställda att få realistiska förväntningar.

När ska du använda ett erbjudandebrev?

Ett erbjudandebrev bekräftar villkoren för ett anställningserbjudande. Till exempel kan ett erbjudandebrev för anställning innehålla:

• Tjänstetitel

• Startdatum

• Lön

• Information om förmåner och vem som har rätt till dem

• Villkor för erbjudandet (till exempel referenser och bevis på kvalifikationer)

Det bör också innehålla en sista svarstid för att acceptera erbjudandet. 

Det skickas vanligtvis till medarbetaren samtidigt som anställningsavtalet. Alternativt kan arbetsgivaren ta med de grundläggande anställningsvillkoren i erbjudandebrevet, och själva anställningsavtalet kan förhandlas när erbjudandet har accepterats. 

Om du väljer det alternativet bör det framgå att erbjudandet är villkorat av att medarbetaren ingår ett anställningsavtal som arbetsgivaren godkänner.

Vilket format ska ett erbjudandebrev ha?

Ett erbjudandebrev utformas vanligtvis som ett formellt brev eftersom det är ett officiellt dokument som representerar ditt företag.

Är ett jobberbjudande juridiskt bindande?

I de flesta fall är ett jobberbjudande inte ett juridiskt bindande avtal utan en sammanfattning av anställningsvillkoren. Det kan dock få juridiska följder, särskilt om det innehåller specifika löften eller villkor.

Hur lång tid har någon på sig att svara på ett jobberbjudande?

Svarstiden kan variera, men de flesta arbetsgivare förväntar sig vanligtvis ett svar inom en vecka. Erbjudandebrevet bör ange en sista svarsdag för att göra detta tydligt och undvika missförstånd.

Kan en kandidat förhandla villkoren i jobberbjudandet?

Ja, kandidater kan ofta förhandla om villkor som lön, startdatum och förmåner. Om de gör det kan det också säga mycket om personen. 

Till exempel: sker det på ett professionellt sätt där kandidaten lyfter sitt värde för företaget, eller mer som ett krav och en förväntan? Om rollen är kundnära, hur ser grammatiken ut osv... Det kan också hjälpa dig att förstå mer om personen du överväger. 

Vad händer om kandidaten accepterar jobberbjudandet?

När kandidaten accepterar ett jobberbjudande signerar och returnerar hen vanligtvis erbjudandebrevet. När du har fått tillbaka det kan du starta onboardingprocessen, vilket kan inkludera bakgrundskontroller och andra formaliteter.

Kan jag som arbetsgivare återkalla ett jobberbjudande efter att det har skickats?

Ja, som arbetsgivare har du rätt att återkalla ett jobberbjudande, vanligtvis om kandidaten inte uppfyller vissa villkor, till exempel att klara en bakgrundskontroll, eller om det sker stora förändringar i företagets situation.

Ska ett jobberbjudande ges skriftligt eller räcker det muntligt?

Det är alltid bäst att ge ett jobberbjudande skriftligt. Ett skriftligt erbjudande säkerställer att både du och den potentiella medarbetaren tydligt förstår anställningsvillkoren.

Vad händer om jobberbjudandet inte nämner allt som diskuterades under intervjun?

Om erbjudandebrevet missar viktiga punkter som diskuterades under intervjun är det rimligt att kandidaten ber om att de läggs till i ett reviderat brev – eller att få ett skriftligt förtydligande.

Kan en kandidat tacka nej till ett jobberbjudande efter att ha accepterat det?

Ja, det går att tacka nej till ett jobberbjudande även efter att det har accepterats, men det bör göras så professionellt och snabbt som möjligt för att minimera besväret.

Varför är ett erbjudandebrev viktigt?

När en arbetsgivare har bestämt sig för vilken kandidat som har valts ut är det vanligt att kandidaten först får muntlig information om att hen har gått vidare i processen.

Därefter bör de viktigaste villkoren i erbjudandet bekräftas skriftligt så snart som möjligt, så att medarbetaren får trygghet och tydlighet kring villkoren och för att visa kandidaten att arbetsgivaren menar allvar med rekryteringen. 

Det här är särskilt viktigt på en konkurrensutsatt arbetsmarknad, där kandidater samtidigt kan vara med i flera rekryteringsprocesser.

Det minskar också risken för missförstånd och tvister om vilka villkor som faktiskt erbjöds. 

Hur ska lönen anges i erbjudandebrevet?

Lönen bör anges tydligt, inklusive om det gäller års-, månads- eller timlön. Information om eventuella bonusar eller provisioner bör också tas med.

Är det nödvändigt att ange anställningstyp i erbjudandebrevet?

Ja, det är viktigt att specificera om anställningen är heltid, deltid, tillfällig eller baserad på avtal. Det tydliggör förväntningar och juridiska konsekvenser.

Bör erbjudandebrevet innehålla information om förmåner?

I erbjudandebrevet bör du ta med övergripande information om sjukförsäkring, pensionsplaner, betald ledighet och andra medarbetarförmåner.

Hur hanterar jag en at-will-klausul?

Om det är relevant ska du tydligt ange att anställningen är at-will – vilket innebär att både arbetsgivaren och den anställde kan avsluta anställningen när som helst, med eller utan skäl.

Hur sätter jag bäst en deadline för att acceptera erbjudandet?

Ange ett specifikt datum eller en tydlig tidsram för när kandidaten ska svara, och se till att det finns rimligt med tid för eftertanke.

Hur kan sekretess- eller konkurrensklausuler inkluderas?

Du kan ange att jobberbjudandet är villkorat av att kandidaten godkänner vissa sekretess- eller konkurrensklausuler och hänvisa till specifika dokument om det är relevant.

Bör erbjudandebrevet nämna provanställning?

Om det finns en provanställning bör det framgå tydligt, inklusive längd och eventuella villkor som skiljer sig från en vanlig anställning.

Hur formellt bör språket vara i ett erbjudandebrev?

Språket bör vara professionellt och formellt, så att det speglar dokumentets officiella karaktär och hur seriöst anställningserbjudandet är.

Hur avslutar man bäst ett erbjudandebrev?

Avsluta med en positiv ton och uttryck entusiasm över att kandidaten kan börja i teamet, följt av en formell avslutning och signaturen från personen som har behörighet att lämna erbjudandet.

Vanliga fallgropar i erbjudandebrev

Det finns många fallgropar i erbjudandebrev som ofta går obemärkta förbi. Det kan till exempel handla om:

Att inte ge ett erbjudandebrev

Utan ett erbjudandebrev saknas trygghet och tydlighet kring vilka anställningsvillkor som erbjuds. 

Dessutom är det troligt att kandidater tar ett muntligt erbjudande mindre seriöst, vilket kan göra det mindre sannolikt att de accepterar erbjudandet, särskilt på en konkurrensutsatt arbetsmarknad.

Att inte ha en deadline för att acceptera erbjudandet

Att ange en deadline för att acceptera erbjudandet är avgörande för att få kandidaten att prioritera beslutet och för att säkerställa att erbjudanden inte ligger öppna för länge. 

När tidsfristen har passerat förfaller erbjudandet automatiskt utan att arbetsgivaren behöver återkalla det.

Att inte ha ett skriftligt anställningsavtal 

Arbetsgivaren bör också skicka medarbetaren ett fullständigt anställningsavtal som innehåller de viktigaste villkoren som anges i erbjudandebrevet och uppfyller de juridiska kraven på vilken information som ska finnas med i ett anställningsavtal.

I Storbritannien är det till exempel ett lagkrav att medarbetare får ett skriftligt dokument som sammanfattar de viktigaste villkoren för deras anställning.

Detta kallas för “Written Statement of Particulars of Employment” (eller ibland “Section 1 Statement”, eftersom det krävs enligt section 1 i Employment Rights Act 1996).

Viss viktig information måste ingå i ett Written Statement of Particulars of Employment. Till exempel information om lön, förmåner, arbetsplats, arbetstid, rätt till ledighet, utbildningsmöjligheter, provanställning och uppsägningstid, bland annat.

Written Statement of Particulars of Employment måste lämnas till medarbetaren senast den första arbetsdagen.

Vanligtvis vill en arbetsgivare inkludera ytterligare villkor utöver det som lagen kräver i ett written statement of particulars of employment, vilket är anledningen till att ett anställningsavtal vanligtvis används. 

Skillnader mellan erbjudandebrev och anställningsavtal

Det är viktigt att erbjudandebrevet – och anställningsavtalet – är konsekventa med varandra. 

Helst bör avtalet tydligt ange att avtalsvillkoren gäller i första hand om det finns någon skillnad. Det minskar risken för framtida tvister mellan arbetsgivaren och medarbetaren om anställningens villkor.

Att tappa bort den signerade kopian

Utan en signerad kopia av erbjudandebrevet finns det inga bevis på villkoren i erbjudandet. 

När det väl är signerat är det viktigt att se till att det sparas säkert. Signerade brev kan enkelt lagras på Miramis-plattformen (tidigare Pocketlaw) så att de förvaras tryggt.

Behöver du workflow management för ändringar?

Om det är mindre smidigt att göra och skicka om ändringar på grund av företagets processer – till exempel att interna intressenter först behöver godkänna ändringarna – så kommer vår allt-i-ett-plattform för juridik med inbyggd workflow management. Den gör det möjligt för dig att samarbeta med teamet i realtid.

Med den här funktionen kan du göra de ändringar du behöver och sedan till exempel skicka det till vd:n för godkännande innan det går vidare till kandidaten.

Samtidigt loggas hela godkännandeprocessen längs vägen. 

Det gör att du – och ditt företag – kan följa företagets interna processflöden innan ändringar görs i dina juridiska mallar och erbjudandebrev.

e-signering

Det blir också enkelt att se när ett erbjudandebrev har signerats, eftersom detta loggas i plattformen och kan granskas senare med vår eSign-funktion.

Säker lagring av erbjudandebrev

Dessutom kan du lagra alla dina avtal i vårt smarta dokumenthanteringssystem. Allt du behöver för att växa och driva verksamheten framåt.