Tips för avtalssamarbete | Fördelar, så använder du programvara för samarbete i molnet och vad dina processer bör innehålla

Tiden med krångliga pappersspår och splittrad intern och extern kommunikation är förbi.

I stället ligger fokus nu på avtalssamarbete. Det här moderna, strömlinjeformade arbetssättet använder teknik för att göra avtalshanteringen mer effektiv och träffsäker.

I den här guiden får du därför se vilka fördelar det ger – från effektivare interna och externa arbetsflöden till kostnadsbesparingar, dokumentsäkerhet och minskad juridisk risk.

Skiftet bort från traditionella avtal

Miramis (tidigare Pocketlaw) onlineplattform för avtalssamarbete visar på ett tydligt skifte bort från traditionella avtalsprocesser – som ofta var fragmenterade och tidskrävande.

Det här nya arbetssättet innebär i stället att olika intressenter arbetar tillsammans i en enhetlig digital plattform för att skapa, samarbeta kring, lagra och hantera avtal som ett gemensamt team.

Kärnan är det samarbetsinriktade arbetssättet, som gör att både juridik, kommersiella team och andra funktioner kan arbeta parallellt. Det minskar flaskhalsar i avtal och juridik och kortar dina ledtider.

Nyckelfunktioner i molnbaserad programvara för avtalssamarbete

Programvara för avtalssamarbete, som Miramis onlineplattform, har flera nyckelfunktioner som gör vardagen enklare för dig och ditt företag. Några av de viktigaste är till exempel:

☑ En förenklad process för att skapa avtal, som gör det snabbare att utforma och enklare att hantera alla dina avtal.

☑ Automatiserade juridiska avtalsmallar och klausuler hjälper dig att hålla enhetlighet och följa juridiska standarder, samtidigt som risken för fel minskar.

☑ Funktioner för redigering, kommentarer och redlining i realtid gör att flera parter kan samarbeta effektivt i samma dokument – utan problem med versionshantering.

☑ Ett gemensamt lagringsställe för alla dina avtal gör det enkelt att lagra, söka och hämta dokument i hela företaget – och säkerställer att den senaste versionen alltid är tillgänglig.

☑ Miramis plattform för avtalssamarbete ger dig instrumentpaneler och spårningsfunktioner, som metadatataggning. Det ger dina nyckelintressenter och team bättre överblick över avtalets olika livscykelfaser och ansvar – och gör att du aldrig missar en avtalsförnyelse igen.

☑ Avancerade säkerhetsfunktioner – och att lösningen bör vara ISO 27001-certifierad. Det hjälper till att säkerställa modern kryptering och åtkomstkontroller samt skyddar sekretessen och integriteten i all företagets avtalsdata.

Överväg att boka en kostnadsfri demo för att se hur plattformen fungerar och upptäcka mer själv.

Fördelar med molnbaserad programvara för avtalssamarbete

Miramis programvara för avtalssamarbete ger dig många fördelar, till exempel:

Snabbare avtalsflöden

Du kan automatisera stora delar av processen för att skriva, förhandla och signera avtal.

Det leder till snabbare avtalsflöden och ofta kortare sälj- och rekryteringscykler samtidigt.

Automatiserad uppgiftshantering

Vårt verktyg för uppgiftshantering är byggt för att effektivisera arbetet och stärka samarbetet mellan dina team – så att projekt behåller fart och kontroll även när de skalar upp.

Med smidiga integrationer med till exempel Slack bygger det broar mellan flera team och möjliggör tydlig och transparent kommunikation.

Verktyget är avgörande för att göra juridiska arbetsflöden mer effektiva, så att möjligheter kan tas vidare utan onödig friktion. 

Det här fungerar eftersom det gör det enkelt för dina team att samarbeta, oavsett storlek, genom att ta bort hinder och skapa tydliga, obrutna arbetsflöden.

Ökad insyn i avtal

Genom att centralisera all din avtalsdata på ett ställe kan vi ge dig bättre insyn i avtal som hanteras av flera team i hela verksamheten, i stor skala.

Det gör att du och dina team kan följa utvecklingen, bevaka viktiga datum och snabbt få tillgång till kritisk information från alla dina avtal när det behövs.

Mindre manuell administration

Miramis programvara för avtalssamarbete hjälper också till att automatisera repetitiva moment i avtalshanteringen – vilket minskar behovet av omfattande manuell administration.

Det gäller allt från utkastsskrivning till hantering efter signering, som datainmatning och avtalsuppföljning.

Det är så praktiskt att dina team i stor utsträckning kan hjälpa sig själva inom dina processer och inom ditt varumärke, vilket minskar juridiska flaskhalsar och det fram och tillbaka som ofta följer med mer traditionella arbetsflöden.

Starkare säkerhet

Med säker molnlagring, kryptering och detaljerade åtkomstkontroller kan vår plattform för avtalshantering säkerställa att din känsliga avtalsdata alltid är skyddad – vilket minskar risken för dataintrång eller obehörig åtkomst.

Bättre upplevelse för motparten

Genom att förenkla och effektivisera avtalsförhandlingen gör vi det lättare för båda parter att samarbeta och göra redlining i juridiska avtal, vilket leder till bättre relationer med dina leverantörer och kunder.

Inbyggd e-signering

Med möjlighet till e-signering kan du signera avtal snabbt och enkelt elektroniskt, inklusive massignering, vilket snabbt kan avlasta flera team och projekt.

Detaljerade granskningsspår och tidslinjer

Du får mer än bara en plattform för att skapa och lagra data. Du kan också ta fram detaljerade granskningsspår och analysera kritisk data som tidslinjer, vilket ger dig och dina chefer insyn i de ändringar som gjorts i ett avtal under hela dess livscykel.

Automatiska avtalspåminnelser

De automatiska avtalspåminnelserna för signering och förnyelser hjälper också till att säkerställa att viktiga deadlines hålls och gör hela processen smidigare.

Automatiserad digital avtalshantering

Med ett system för Digital Contracting (ett molnbaserat system som effektiviserar varje steg i avtalets livscykel, från förberedelse till genomförande) får du bland annat automatiserad avtalsgenerering, smidigare förhandlingar och flera olika signeringsalternativ.

18 viktiga tips för effektivt avtalssamarbete

Det finns många sätt att lyckas med avtalssamarbete. Här är 18 av de viktigaste tipsen:

1. Använd tydligt språk 

När du skriver avtal är tydlighet avgörande. Därför hamnar användning av klarspråk i avtal för att undvika tvetydighet på första plats.

Det kan till exempel innebära att undvika juridisk jargong och komplicerat språk, och i stället använda ett enklare vardagsspråk som är lättare att förstå.

Avtal bör vara kortfattade och raka, med aktivt språk som tydligt definierar ansvar. Dessutom blir dokumentet mer lättläst med en bra struktur, logiska rubriker, punktlistor och definierade begrepp.

Allt detta hjälper inte bara kunden, utan också andra team och viktiga intressenter som arbetar i avtals- eller säljprocessen, så att missförstånd undviks.

2. Ha versionshantering på plats

Det är avgörande att ha ett system för att spåra olika avtalsversioner under förhandlingar.

Det beror på att versionshantering är en central del av avtalssamarbete – och säkerställer att alla parter arbetar i den senaste versionen av ett dokument.

När ändringar sker är det därför viktigt att veta vem som ändrade vad, när och hur, för att undvika förvirring och överlapp när flera revisioner görs.

Genom att behålla en historik över ändringar ger versionshantering dig ett tydligt granskningsspår – som visar vem som gjorde vilka ändringar och när.

Det stärker den interna transparensen och underlättar effektivt samarbete och tvistlösning – vilket gör det till ett oumbärligt verktyg i modern avtalshantering.

3. Inför åtkomstkontroll

Åtkomstkontroll i plattformar för avtalssamarbete är avgörande för att bevara sekretess och dataintegritet. Du vill trots allt inte att alla i företaget ska ha åtkomst till varje avtal.

Den här funktionen gör att du och dina administratörer kan ställa in behörigheter och styra vem som får se, redigera eller signera specifika avtal.

Genom att tilldela roller och åtkomstnivåer kan din organisation säkerställa att endast behöriga intressenter får tillgång till känslig avtalsinformation – vilket minimerar risken för obehöriga ändringar eller, ännu viktigare i dag, dataintrång.

Effektiv åtkomstkontroll skyddar därmed känsliga avtalsuppgifter. Den hjälper dig också att möta efterlevnadskrav och skydda organisationen mot juridiska risker och säkerhetsrisker.

4. Ha granskningsspår på plats

Granskningsspår i plattformar för avtalssamarbete är viktiga för att upprätthålla transparens och ansvar genom hela avtalets livscykel.

De registrerar till exempel noggrant varje åtgärd som görs i ett dokument, inklusive vem som gjorde ändringar, vilka ändringar som gjordes och när det skedde.

Den här detaljerade spårningen stärker säkerheten genom att förhindra obehöriga ändringar och förenklar granskningsprocessen.

Vid tvister eller revisioner ger dessa spår dessutom en tydlig, kronologisk historik över hur avtalet har utvecklats. Det gör det enklare att förstå beslutsprocesserna och samtidigt säkerställa efterlevnad av interna policyer och externa regelverk.

5. Håll avtalsmallar uppdaterade

Genom att regelbundet uppdatera dina avtalsmallar säkerställer du att alla avtal följer aktuella lagar, regler och branschstandarder – vilket minimerar juridiska risker.

Att löpande revidera dina juridiska mallar så att de speglar förändringar i lagstiftning, interna policyer eller marknadsförutsättningar gör att avtalen förblir relevanta och verkställbara.

Det här proaktiva arbetssättet hjälper dig att upprätthålla regelefterlevnad och bygger samtidigt förtroende och tydlighet mellan avtalsparterna.

Att uppdatera avtalsmallar och villkor är avgörande för effektiv och säker avtalshantering.

6. Säkerställ stark datasäkerhet

Du bör alltid säkerställa stark datasäkerhet i din process för avtalssamarbete. Det är avgörande både för företagets konkurrenskraft och för juridisk regelefterlevnad.

Det innebär till exempel att använda avancerad kryptering för:

• Data i vila

• Data under överföring

• Införa rigorösa åtkomstkontroller

• Regelbundet granska säkerhetsprotokoll

Genom att införa de här åtgärderna skyddar du känslig avtalsinformation ytterligare mot obehörig åtkomst och dataintrång. Det hjälper dig att bevara sekretess och uppfylla juridiska och regulatoriska krav.

7. Möjlighet till efterlevnadskontroller

Nästa punkt på listan är efterlevnadskontroller i din process för avtalssamarbete.

Dessa kontroller säkerställer att alla dina avtal följer relevanta juridiska standarder och regelverk.

Genom att automatisera processen minskar plattformen till exempel risken för juridiska problem och sanktionsavgifter kopplade till bristande efterlevnad. Samtidigt effektiviseras godkännandeprocesserna, eftersom efterlevnad kan verifieras snabbt och korrekt och säkerställa att alla avtal uppfyller nödvändiga juridiska krav innan de sätts i bruk.

8. Integrationer med tredjepart

Tredjepartsintegrationer i din process för avtalssamarbete är viktiga för att stärka verksamhetens funktionalitet och effektivisera arbetsflöden.

Att integrera med andra affärssystem, som till exempel Salesforce, möjliggör till exempel sömlös dataöverföring och processautomatisering.

Den här sammankopplingen gör att din avtalsdata förblir konsekvent och uppdaterad i olika system, minskar behovet av manuell datainmatning och gör beslutsfattandet snabbare. Det leder till ett mer samordnat och effektivt arbetssätt.

9. Automatiska avtalspåminnelser

I avtalssamarbete är automatiska påminnelser en central funktion som tydligt stärker effektiviteten och regelefterlevnaden för dig och ditt team.

Dessa påminnelser kan till exempel ställas in för olika viktiga datum, som avtalsförnyelser, deadlines eller milstolpar – så att inga kritiska aktiviteter missas.

10. Möjlighet till juridiskt giltig e-signering

Möjligheten att e-signera juridiskt giltigt är en viktig del av avtalssamarbete. Det säkerställer till exempel att elektroniska signaturer erkänns som juridiskt bindande och följer relevanta lagar.

De flesta länder har regleringar, till exempel eIDAS i EU och UETA & ESIGN Act i USA, som validerar signaturer.

Därför anger dessa lagar vanligtvis att en e-signatur är lika juridiskt bindande som en traditionell handskriven signatur, förutsatt att vissa kriterier uppfylls, som tydlig avsikt att signera, samtycke och att signatärens identitet kan verifieras.

Att säkerställa juridisk giltighet för din e-signering är avgörande för att avtal ska vara verkställbara och för att digitala transaktioner ska fungera smidigt.

11. Möjlighet att använda anpassningsbara avtalsmallar

Anpassningsbara avtalsmallar är avgörande för avtalssamarbete, eftersom de gör det möjligt för dina team att arbeta självständigt samtidigt som kontrollen behålls inom fördefinierade juridiska ramar. Samtidigt får juridikteamet mer kapacitet för arbete med högre värde än tidigare.

Därför kan de ses som en verklig game changer jämfört med traditionella avtalsflöden.

Det här arbetssättet ses som banbrytande eftersom det skapar effektivitet och konsekvens i din avtalshantering.

Dessa mallar gör det till exempel möjligt för dina team att snabbt skapa avtal utan att börja från noll – samtidigt som enhetlighet och efterlevnad av juridiska standarder säkerställs.

Genom att använda villkorsstyrd logik kan mallarna automatiskt anpassa klausuler utifrån specifika avtalsdetaljer, vilket minimerar fel och stärker regelefterlevnaden.

12. Välj en plattform med enkelt och intuitivt gränssnitt

I avtalssamarbete är det viktigt att alla användare förstår processen samt plattformens funktioner och möjligheter för att samarbetet ska fungera effektivt.

Därför finns användarutbildning med på vår lista över viktiga delar i avtalssamarbete – den är avgörande för att teamet ska nå sin fulla potential.

13. Inför feedbackmekanismer

Att bygga in feedbackmekanismer i din process för avtalssamarbete är viktigt för kontinuerlig förbättring.

De gör det möjligt för teamet att ge feedback i realtid om sin upplevelse, lyfta problem eller lämna kommentarer som visar styrkor och pekar ut områden som kan förbättras.

Genom att systematiskt samla in och analysera feedback från teamet kan du fatta bättre beslut om dina avtal och mallar framåt.

14. Enkel dokumentformatering

Som en del av processen hjälper det mycket i samarbetet att teamet enkelt kan formatera dokumentet på ett tillgängligt sätt, och därför finns detta med på listan.

Enkel dokumentformatering kan till exempel effektivisera processen för att skapa och ändra avtal.

Det behöver vara användarvänligt och ha anpassningsbara mallar som gör det möjligt att snabbt justera layout, stilar och formatering – utan att påverka varumärkeselement eller flytta fokus bort från det som ska vara kärnan i avtalet och din verksamhet.

Den här funktionen stärker det visuella intrycket av dina dokument och säkerställer samtidigt konsekvens i alla dina avtal.

När formateringen blir enklare kan användarna lägga mer fokus på innehållet – vilket leder till effektivare utkast och granskning av avtal.

Den effektiviteten är särskilt viktig i snabbrörliga affärsmiljöer där tid och tydlighet är avgörande.

15. Möjliggör samarbete mellan flera parter

Att kunna möjliggöra samarbete mellan flera parter i processen för avtalssamarbete gör att du, olika intressenter och externa leverantörer kan arbeta sömlöst tillsammans kring ett avtal.

Det innebär till exempel att olika parter kan redigera, kommentera och förhandla i realtid, allt i en och samma enhetliga digitala miljö.

Det effektiviserar därmed processen för att ta fram avtal och minskar missförstånd och förseningar som ofta uppstår när flera avtalsversioner cirkulerar mellan olika team eller parter.

En centraliserad plattform för att skapa och granska avtal skapar konsekvens och transparens, så att alla inblandade kan hålla sig uppdaterade och synkade genom hela avtalets livscykel.

16. Använd tydliga klausuler för tvistlösning

Avtal bör innehålla klausuler för tvistlösning. De är viktiga för att i förväg definiera hur eventuella meningsskiljaktigheter ska hanteras.

Innan en tvist går till domstol beskriver dessa klausuler vanligtvis stegen för att lösa tvister, vilket kan inkludera förhandling, medling eller skiljeförfarande.

Genom att uppmuntra sådana processer kan parterna lösa konflikter mer effektivt och kostnadseffektivt – och ofta undvika tid och kostnad för domstolsförfaranden.

Viktigt är också att dessa klausuler ger dig och dina partners en strukturerad metod för tvisthantering, så att båda parter tydligt förstår processen – vilket kan hjälpa er att bevara affärsrelationer även när ni inte är överens.

17. Inför ett säkert arkiveringssystem

För effektivt avtalssamarbete är ett robust arkiveringssystem, eller datarum, en viktig funktion i bra plattformar för avtalssamarbete.

Den här funktionen fungerar till exempel som ett säkert arkiv för färdigställda avtal och ser till att de enkelt kan hämtas fram för framtida referens, revisioner eller juridisk efterlevnad.

Ett bra system för avtalsarkivering skyddar därmed inte bara avtalens sekretess och integritet, utan ger också en organiserad och kronologisk lagring som gör det enkelt att följa historiken och utvecklingen i företagets avtalsrelationer.

Det är dessutom väldigt viktigt att plattformen du använder har stark funktionalitet för mapp- och dokumentstruktur. Då blir det enkelt att spara och hitta dokument. 

Det är också viktigt att åtkomstnivåer och behörigheter kan sättas både på dokumentnivå och mappnivå.

Genom att samtidigt effektivisera hämtningen av information minskar ett arkiveringssystem kraftigt den tid och ansträngning som krävs för att komma åt historisk avtalsdata när verksamheten behöver den – vilket stärker den operativa effektiviteten och den juridiska beredskapen.

18. Möjliggör avtalsanalys, metadatataggning och insikter

Slutligen vore en genomgång av avtalssamarbete inte komplett utan att prata om avtalsanalys och hur viktig den är för dig och ditt team.

Det här är en central funktion i modern avtalshantering och ger företag djupa insikter i avtalens prestation och trender.

Genom att analysera data från olika avtal i stor skala kan organisationen identifiera standardklausuler, följa efterlevnad och bedöma riskexponering.

Det här analytiska arbetssättet stärker beslutsfattandet och visar var det finns utrymme att förbättra hur ni skriver och förhandlar avtal.

Det gör det också möjligt att följa upp nyckeltal (KPI:er), säkerställa att arbetet ligger i linje med affärsmålen och hjälpa dig att optimera avtalsvillkor i framtida överenskommelser.

Kort sagt förvandlar avtalsanalys rå avtalsdata till strategisk affärsinsikt som hjälper dig att bli bättre framåt.

Överväg att boka en kostnadsfri demo för att se hur Miramis (tidigare Pocketlaw) plattform för avtalssamarbete fungerar och upptäcka mer själv.

Bra exempel på avtalssamarbete

Några bra exempel på starkt avtalssamarbete är till exempel:

Bra avtalssamarbete hos Nicks

Nicks är ett företag som tillverkar och säljer snacksprodukter, från glass och proteinbars till konfektyrbars. De utmaningar vi möter här på Nicks, samtidigt som vi har vuxit så snabbt både affärsmässigt och organisatoriskt, har handlat om att säkerställa att vi håller oss uppdaterade ur ett juridiskt perspektiv och ett HR-perspektiv.

Processen med Miramis i dag har inneburit att vi kunnat automatisera många flöden och mycket avtalsarbete. Det har lett till färre fel för oss. Vi har definitivt sparat både pengar och tid, eftersom plattformen är så intuitiv att det är väldigt enkelt för mig att ge medarbetare åtkomst och låta dem gå in och hantera sina egna ärenden själva.

Bra avtalssamarbete hos Teya (tidigare SaltPay)

Med starkt avtalssamarbete hos Teya såg de följande:

"Till en början var en stor del av det juridiska arbetet fokuserat på M&A-aktiviteter. När Teya växte ökade också de juridiska behoven. Juridikteamet kunde inte längre lägga timmar på fram och tillbaka kring avtalsförhandlingar med låg komplexitet och lågt värde. Det stod klart att teamet inte använde sin tid på ett effektivt sätt. Teya behövde ett centraliserat system och ett standardiserat arbetssätt för att skriva, hantera och lagra avtal. När behovet av en heltäckande lösning för juridisk hantering blev tydligt valde Teya Miramis för att lösa sina utmaningar och förbättra effektiviteten."

Användningen av plattformar för avtalssamarbete

Användningen av plattformar för avtalssamarbete, som Miramis, drivs av behovet av snabbhet, träffsäkerhet och transparens i avtalshanteringen.

Webbaserad avtalsredigering och redlining

Vår plattform erbjuder till exempel funktioner som webbaserad redigering och redlining i vår programvara för avtalssamarbete, automatiserade avtalsmallar och kommentarer i realtid. Det effektiviserar inte bara processen för att skapa avtal, utan säkerställer också att alla parter är synkade.

Snabbare avtalsflöden

Dessutom ger plattformen betydligt bättre insyn i avtalets livscykel, med fördelar som snabbare avtalsflöden, mindre manuell administration och starkare säkerhet än tidigare.

Automatisera rutinuppgifter

Genom att automatisera rutinuppgifter och erbjuda ett centralt arkiv för all avtalsrelaterad data minskar våra verktyg risken för fel och förbiseenden, samtidigt som de säkerställer regelefterlevnad och stödjer bättre beslut i verksamheten.

Avtalssamarbete i stort

Kort sagt handlar avtalssamarbete inte bara om teknik. Det handlar om att förvandla avtalsprocessen till ett strategiskt, effektivt och samarbetsdrivet arbetssätt som möter de dynamiska behoven i en modern verksamhet.

De här tipsen hjälper dig därför att göra processen för avtalssamarbete effektiv, användarvänlig, juridiskt hållbar och säker. Dessutom kan de anpassas och byggas ut beroende på de specifika funktionerna och möjligheterna i vår plattform.

Överväg att boka en kostnadsfri demo för att se hur Miramis plattform för avtalssamarbete fungerar och upptäcka mer själv.