Så skriver du ett brev om ändring av anställningsavtal

Vad är ett ändringsbrev för anställningsavtal?

Ett ändringsbrev, även kallat brev om avtalsändring eller ändringsbrev för avtal, är ett formellt dokument som beskriver ändringar i ett befintligt anställningsavtal. Det är ett viktigt verktyg för att säkerställa att både arbetsgivare och anställd har en tydlig och gemensam förståelse för nya villkor eller ändringar i avtalet.

Med andra ord: när parterna kommer överens om att göra något på ett annat sätt än vad som ursprungligen avtalades, medan resten av villkoren i det ursprungliga avtalet förblir oförändrade.

I den här guiden går vi igenom vad som behöver ingå, mallar, hur du lagrar och skickar den här typen av ändringsbrev, vanliga fallgropar och mycket mer.

Fördelar med ändringsbrev för anställningsavtal

☑ Ändringsbrev för avtal ger dig en juridisk ram för ändringar och säkerställer att båda parter är skyddade enligt lag. Det är särskilt viktigt för att uppfylla specifika arbetsrättsliga lagar och regler.

☑ Genom att tydligt beskriva ändringarna i avtalet säkerställer de här breven att både arbetsgivare och anställd fullt ut känner till de nya villkoren - vilket minskar risken för missförstånd och tvister.

☑ De gör det möjligt att justera anställningsavtal utifrån förändrade affärsbehov, marknadsförhållanden eller den anställdes situation - och ger dig flexibilitet att anpassa dig till nya förutsättningar.

☑ Som ett formellt underlag över överenskomna ändringar är de här breven viktiga för att hålla korrekta personaldokument. De kan också vara avgörande för att lösa framtida tvister eller missförstånd som senare behöver prövas formellt, till exempel.

☑ Ändringsbrev för avtal kräver samtycke från båda parter, vilket säkerställer att ändringar är ömsesidigt överenskomna och inte införs ensidigt.

☑ Genom att formalisera ändringar på ett professionellt och transparent sätt hjälper de här breven till att upprätthålla en positiv relation mellan arbetsgivare och anställd - med större transparens och tillit.

När bör du använda ett ändringsbrev för anställningsavtal?

Även om ändringar i anställningsavtal inte alltid måste vara skriftliga, rekommenderas det starkt att överenskomna ändringar dokumenteras skriftligt för att säkerställa tydlighet och transparens. 

Det är särskilt viktigt när det sker en förändring i ersättning, uppsägningstid eller skyldigheter efter att anställningen har upphört.

Om ändringarna är omfattande - eller om det ursprungliga anställningsavtalet upprättades före april 2020 (när det skedde betydande förändringar i lagstiftningen om anställningsavtal i länder som Storbritannien och inom EU) - bör arbetsgivaren överväga om ett nytt anställningsavtal ska ingås i stället för att använda ett sådant ändringsbrev.

Varför är ett ändringsbrev för anställningsavtal viktigt?

Att ha en skriftlig överenskommelse som dokumenterar ändringen i anställningsavtalet är viktigt av flera skäl, till exempel:

Tar bort osäkerhet

Det råder ingen osäkerhet eller tvist om vilka ändringar i villkoren som har avtalats eller när de börjar gälla.

Minskar risken för tvister

Med ett skriftligt ändringsbrev för anställningsavtal på plats är det mindre sannolikt att det uppstår en tvist mellan arbetsgivare och anställd, antingen under anställningen - eller efter att den har upphört - om vad parterna faktiskt kom överens om. 

Sådana meningsskiljaktigheter kan till exempel handla om vilka villkorsändringar som faktiskt avtalades - särskilt när muntliga diskussioner har pågått under en längre tid. 

Minskar förvirring

Det hjälper också till att minska förvirring, undviker oklarheter och osäkerhet och ger alla tydlighet och trygghet.

Ger arbetsgivaren tillräckligt skydd

Förutsatt att alla nödvändiga delar av anställningsavtalet uppdateras (särskilt med hänsyn till ändringarna i april 2020, som nämns längre upp och längre ned), kommer anställningsavtalet fortsatt att uppfylla lagkrav och fungera som avsett.

Stärker goda arbetsrelationer

Det stärker relationen mellan arbetsgivare och anställd. Det visar till exempel den anställde att arbetsgivaren tar frågan på allvar och vill få allt rätt.

Vad ska ingå i ett ändringsbrev?

Du bör ta med detaljer om de föreslagna ändringarna, datumet då de börjar gälla, en begäran om samtycke samt en hänvisning till det ursprungliga avtalet.

Så skriver du ett ändringsbrev

Att skriva ett ändringsbrev kräver en noggrann balans mellan tydlighet, juridisk precision och ömsesidig överenskommelse. Här är en steg-för-steg-guide för hur du tar fram ett effektivt ändringsbrev:

1. Börja med grundläggande information

Börja brevet med dagens datum så att det tydligt framgår när det upprättades. 

Ämnesraden bör också vara tydlig och rak så att den anställde direkt förstår brevets syfte. 

Adressera sedan brevet till den berörda personen - eller avdelningen - som hanterar avtalsfrågorna, och inkludera dina kontaktuppgifter så att de är lätta att hitta.

2. Hänvisa till det ursprungliga avtalet

I den här delen är det viktigt att hänvisa till det ursprungliga avtalet genom att ange datumet då det undertecknades och eventuella unika identifikationsnummer - det gör det tydligt vad som ändras.

Du kan till exempel ge en kort bakgrund för att sätta sammanhanget och förklara varför en ändring av det ursprungliga avtalet föreslås. 

Det hjälper till att tydliggöra kopplingen till det ursprungliga avtalet och varför ändringen är relevant.

3. Beskriv de föreslagna ändringarna tydligt

Beskriv de specifika ändringar du föreslår i avtalet med precision och tydlighet. 

Det kan till exempel handla om ändringar i avtalet som rör:

1. Villkor

2. Bestämmelser

3. Ansvarsområden

4. Andra delar

Ange också från vilket datum ändringarna gäller för att undvika missförstånd. 

Det är också bra att ange skälen till ändringarna. Det är inte ett krav, men det kan underlätta förståelsen och göra det lättare att nå en smidig överenskommelse.

4. Juridiska överväganden

Därefter behöver du säkerställa att de föreslagna ändringarna följer relevanta lagar och regler, vilket stärker brevets juridiska giltighet.

Det kan du göra genom att betona att ändringarna kräver ömsesidig överenskommelse och inte införs ensidigt, vilket understryker vikten av samtycke och gemensamt beslutsfattande i processen.

5. Be om bekräftelse och samtycke

När brevet är färdigskrivet och du har säkerställt att det uppfyller alla juridiska krav bör du uttryckligen be mottagaren att granska de föreslagna ändringarna, godkänna dem och lämna sitt samtycke genom att underteckna brevet. 

Det fungerar som en formell bekräftelse på de överenskomna ändringarna.

Hur lagrar du ändringsbrev på ett effektivt sätt?

Ett sätt är att skriva ut brevet och hoppas att det inte kommer bort. Ett annat är att spara det i mejlen och hoppas att det inte raderas.

Alternativt kan du använda plattformen Miramis (tidigare Pocketlaw) för att säkert lagra dina mallar för avtalsändringar och hantera utsedda mottagare i plattformen, vilket sedan kan loggas och följas upp.

Betydelsen av avtalsändringar & lagstiftningen

Avtalsändringar måste följa arbetsrätten noggrant för att skydda rättigheter och intressen för båda parter. 

Det säkerställer att alla ändringar i avtalsvillkoren är juridiskt hållbara och kan göras gällande - vilket minskar risken för rättsliga tvister.

Därför är det avgörande att ändringarna respekterar lagstadgade rättigheter, som minimilön och arbetstid, och att de är ömsesidigt överenskomna. Det speglar en rimlig maktbalans och rättvisa i relationen mellan arbetsgivare och anställd, för att nämna några av de aspekter du behöver ta hänsyn till.

Viktiga saker att tänka på när du skriver ett ändringsbrev

När du utformar en avtalsändring är det avgörande att säkerställa att den följer arbetsrättsliga lagar och regler - inklusive sådana som gäller för avtalsanställningar i de lokala jurisdiktioner som kan bli aktuella om en tvist uppstår.

Därför är det viktigt att formulera ändringarna tydligt och utan tvetydighet för att undvika förvirring, och att spara kopior av alla ändringar är avgörande för framtida referens och dokumentation - vilket skyddar båda parters intressen på lång sikt.

Vilka vanliga fallgropar finns med ändringsbrev för anställningsavtal?

Att inte dokumentera ändringen skriftligt

Som förklarat ovan bör ändringar i ett anställningsavtal bekräftas och godkännas skriftligt för att undvika missförstånd eller tvister om vad som faktiskt avtalades.

Att inte uppdatera resten av avtalet

Som förklarat ovan bör arbetsgivaren, om det ursprungliga anställningsavtalet upprättades före april 2020 (när det skedde omfattande förändringar i lagstiftningen om anställningsavtal), ingå ett nytt anställningsavtal som speglar både lagändringarna från april 2020 och de överenskomna ändringarna i anställningsavtalet.

Att tappa bort den signerade kopian

Utan en signerad kopia av ändringsbrevet för anställningsavtalet finns det inget bevis på vilken ändring som har gjorts i de överenskomna anställningsvillkoren. Signerade avtalsändringar kan snabbt och enkelt sparas i Miramis CLM (tidigare Pocketlaw CLM) så att de lagras säkert.

Är avtalsändringar juridiskt bindande?

Ja, förutsatt att de görs i enlighet med relevanta lagar och att båda parter lämnar sitt samtycke, är avtalsändringar juridiskt bindande.

Hur begär jag en ändring i ett avtal?

Om du är anställd och vill ändra ditt avtal behöver du lämna in en skriftlig begäran till din arbetsgivare där du beskriver de föreslagna ändringarna, skälen till dem och ber om arbetsgivarens godkännande.

Kan ett avtal ändras muntligt?

Även om muntliga överenskommelser kan anses bindande är det mycket säkrare och rekommenderat att dokumentera ändringar skriftligt för att säkerställa tydlighet och undvika tvister längre fram.

Behöver jag en jurist eller advokat för att ändra ett avtal?

Det är inte alltid nödvändigt, men att rådgöra med en jurist kan säkerställa att ändringen uppfyller alla juridiska krav och skyddar dina intressen.

Hur påverkar en ändring det ursprungliga avtalet?

En ändring påverkar bara specifika villkor i det ursprungliga avtalet - men lämnar i regel resten av avtalet oförändrat.

Om du ser att mer än bara specifika villkor ändras kan ett nytt anställningsavtal eller en ny överenskommelse vara rätt väg.

Kan ett avtal ändras utan samtycke?

Nej, ändringar kräver ömsesidigt samtycke från alla avtalsparter.

Vad händer om en part inte godkänner en avtalsändring?

Om en part inte godkänner ändringen kan den inte genomdrivas, och villkoren i det ursprungliga avtalet fortsätter att gälla.

Kan en ändring återkallas?

Ja, om alla parter samtycker kan en ändring återkallas eller ändras ytterligare vid ett senare tillfälle.

Finns det en gräns för hur många ändringar ett avtal kan ha?

Det finns ingen juridisk gräns, men många ändringar kan tyda på att det behövs ett nytt avtal eller att en mer omfattande översyn vore bättre.

Vad är skillnaden mellan en avtalsändring och en variation?

Begreppen används ofta synonymt, men vanligtvis syftar en avtalsändring på en formell ändring av avtalsvillkoren, medan variation ibland används för mindre justeringar.