Därför har vi tagit fram den här guiden om e-signering för att visa hur e-signering kan effektivisera dina affärsprocesser, säkerställa regelefterlevnad, stärka dokumentsäkerheten och snabba upp arbetet. Allt detta samtidigt som du och ditt företag får ett försprång på dagens snabbrörliga marknad.
Största fördelarna med e-signering
e-signering, eller elektronisk signering, ger många fördelar för både företag och privatpersoner. De sträcker sig från högre effektivitet till bättre säkerhet.
Här är några av de största fördelarna med e-signering:
☑ Effektiviserar processen för dokument och avtalssignering. Du kan skicka och signera dokument direkt, vilket kraftigt minskar tiden jämfört med traditionella pappersbaserade metoder och uppföljning.
Det här är särskilt värdefullt för tidskritiska överenskommelser och avtal.
☑ Tar bort många kostnader kopplade till traditionella signeringsmetoder, som utskrifter, papper, bläck, porto och budtjänster, för att nämna några.
Mindre behov av fysiska resurser kan snabbt ge stora besparingar – särskilt för företag som hanterar stora dokumentvolymer.
☑ Signering kan göras i princip var som helst, när som helst, så länge undertecknaren har internetuppkoppling.
Den här flexibiliteten är avgörande i distansarbetsmiljöer och när du gör affärer över geografiska gränser.
☑ Elektroniska signaturer har säkerhetsfunktioner som kryptering och unika digitala identifierare, vilket stärker säkerheten och integriteten i företagets dokument ytterligare.
Du får också ett tydligt revisionsspår – som visar vem som signerade dokumentet och när – vilket minskar risken för förfalskning och manipulation.
☑ e-signaturer är också juridiskt bindande i många jurisdiktioner världen över enligt lagar som eIDAS i EU, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (eSign) i USA och andra.
Det här juridiska erkännandet innebär att e-signerade dokument är giltiga och verkställbara.
Förstå e-signering och e-signaturer
Låt oss först reda ut vad e-signering faktiskt är. En e-signatur – eller elektronisk signatur – är ett juridiskt giltigt sätt att få samtycke eller godkännande på digitala dokument, avtal och formulär. Det är inte bara en digital version av din handskrivna signatur.
Det är ett bredare begrepp som omfattar flera olika metoder för elektronisk signering.
Vad är en e-signatur?
En e-signatur, eller elektronisk signatur, är ett juridiskt erkänt sätt att samtycka till eller godkänna ett digitalt dokument.
Den visar din – eller mottagarens – avsikt att godkänna innehållet i ett dokument eller en datamängd som signaturen hör till.
e-signaturer kan också ha olika former, som en skannad bild av en handskriven signatur, ett inskrivet namn eller ett klick på en "Jag accepterar"-knapp.
Är e-signering juridiskt bindande och kan e-signaturer användas internationellt?
Om du funderar på "Kan jag använda e-signaturer för internationella avtal?" är svaret enkelt: ja. e-signaturer är juridiskt bindande i många länder världen över, inklusive USA, Storbritannien, EU och många fler.
Den här rättsliga statusen för e-signaturer stöds av specifika lagar och regler i dessa jurisdiktioner.
Här är en kort översikt över några av de viktigaste jurisdiktionerna för juridiskt giltig e-signering:
USA
Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (eSign, 2000) och Uniform Electronic Transactions Act (UETA) fastställer den juridiska giltigheten för elektroniska signaturer i hela USA.
Dessa lagar säkerställer att e-signaturer inte kan nekas rättsverkan, giltighet eller verkställbarhet enbart för att de är elektroniska.
Europeiska unionen
EU-förordningen eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) ger en tydlig ram för elektronisk identifiering och e-signaturer i EU:s medlemsstater.
Den här förordningen säkerställer att e-signaturer har samma rättsliga status som handskrivna signaturer och erkänns i hela EU.
Storbritannien
Trots Brexit fortsätter Storbritannien, i skrivande stund, att erkänna den juridiska giltigheten för e-signaturer, enligt Electronic Communications Act 2000 och med ytterligare stöd i eIDAS-förordningen.
Law Commission of England and Wales har också bekräftat att elektroniska signaturer kan användas för att signera formella juridiska avtal enligt engelsk rätt.
e-signering i andra länder
Många andra länder världen över har också infört lagar och regler som erkänner e-signaturers juridiska giltighet.
Så inför du e-signering i ditt företag
När du väljer rätt e-signeringsplattform för ditt företag bör du leta efter lösningar som fungerar med dina processer, är enkla att använda, har hög säkerhet och uppfyller juridiska krav.
Erbjuder e-signeringsplattformen, som vår, till exempel fler funktioner som stark kryptering, juridiska dokumentmallar med ditt varumärke, möjlighet att spåra och validera signaturen och mer?
Hur säkert är e-signering?
Det beror helt på e-signeringsplattformen. Många behöver bli säkrare, medan plattformar som Miramis (tidigare Pocketlaw) har ett eget team av dedikerade utvecklare som ser till att plattformen förblir säker. Den ger dig säkerhetsåtgärder på hög nivå, som SSL-kryptering, tvåfaktorsautentisering och revisionsspår, för att säkerställa dokumentens integritet och konfidentialitet.
Vi följer alltid internationella säkerhetsstandarder för att skydda mot obehörig åtkomst och manipulation av elektroniska signaturer och dokument, och vi kan det här på djupet.
Kan e-signaturer användas för alla typer av dokument?
Du kan använda e-signaturer för många olika dokument, inklusive avtal, överenskommelser, onboardingformulär för anställda, NDA:er, säljdokument och mycket mer.
Några exempel är:
Vissa dokument, som testamenten, domstolsbeslut och vissa typer av juridiska inlagor, kan däremot kräva en traditionell handskriven signatur beroende på lagstiftningen i den jurisdiktion där de signeras.
Hur fungerar e-signering?
Vid e-signering väljer du ett dokument, väljer signaturtyp (som en ritad signatur, ett inskrivet namn eller en fördesignad stil) och skickar det till personen som ska fylla i dokumentet eller avtalet.
Hela processen sker i vår säkra e-signeringsplattform, som också verifierar undertecknarens identitet och automatiskt registrerar signeringsprocessen för revisionsändamål.
Är e-signering miljövänlig?
Ja, e-signering är mycket miljövänligt. Det minskar till exempel pappersanvändning, utskrifter och avfall – allt detta minskar klimatavtrycket från traditionella pappersbaserade signeringsprocesser.
Genom att digitalisera dina dokument stödjer e-signering ett mer hållbart och miljövänligt arbetssätt i företaget.
Går e-signaturer ut?
E-signaturer i sig går inte ut. Däremot kan dokumentets eller avtalets giltighet och innehåll vara kopplade till ett slutdatum eller särskilda villkor i överenskommelsen.
Det är viktigt att ta hänsyn till sammanhanget och innehållet i varje dokument innan du skickar det.
Kan e-signaturer förfalskas?
E-signaturer är generellt bättre skyddade mot förfalskning än handskrivna signaturer.
De kompletteras ofta med digitala spår och kryptering, vilket ger extra lager av säkerhet och spårbarhet – och gör förfalskning svårare än vid traditionell signering.
Hur vet jag om en e-signatur är giltig?
En e-signatur är giltig om den uppfyller relevanta lagar och regler i den jurisdiktion där den används.
Vår e-signeringsplattforms efterlevnadsstandarder hjälper dig också att bekräfta giltigheten med säkra autentiseringsmetoder och ett revisionsspår.
Finns det olika typer av e-signaturer?
Ja, det finns flera typer, inklusive enkla elektroniska signaturer – som en skannad bild av en signatur; avancerade elektroniska signaturer – som erbjuder högre säkerhet och kräver identitetsverifiering; och kvalificerade elektroniska signaturer – de säkraste – som kräver en kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster.
Hur säkerställer jag att min signatur följer lagen?
För att säkerställa regelefterlevnad följer vår e-signeringsplattform automatiskt reglerna i många jurisdiktioner – som eSign och UETA i USA eller eIDAS i EU.
Dessutom får du korrekta register och ett revisionsspår för signaturen som du kan luta dig mot senare om det behövs.
Hur kommer jag igång med e-signering?
Skapa ett konto och testa gratis, ladda upp dokumentet som ska signeras och följ plattformens process för att skicka det till undertecknarna.
Eller varför inte boka en demo där vi visar dig runt i plattformen?
Utbildning och support från vårt team gör det också enkelt att få hela företaget att komma igång.
Kan jag använda e-signaturer på mobila enheter?
Ja, vår e-signeringsplattform erbjuder en mycket mobilvänlig lösning.
Det gör att den som ska signera kan göra det direkt på sin smartphone eller surfplatta – vilket ger extra smidighet och flexibilitet för undertecknare på språng.
Den här flexibiliteten gör att du kan hantera signaturer snabbt och få ut produkter och processer på marknaden betydligt snabbare än med traditionella metoder.
Var lagras e-signaturer?
När ett dokument har signerats elektroniskt lagras signaturen, tillsammans med det signerade dokumentet, säkert på plattformens servrar.
Vår plattform använder avancerad kryptering och säkerhetsprotokoll för att skydda dokument och signaturer mot obehörig åtkomst och manipulation.
Du kan sedan komma åt dokumenten och signaturerna via molnet i din webbläsare när du behöver se dem.
Får jag en notis när ett dokument har signerats?
När ett dokument har signerats skickar vår e-signaturplattform notiser i realtid till alla berörda parter.
Dessa notiser kan skickas via e-post eller via plattformens eget notissystem.
Det gör att alla parter snabbt får information när dokumentet har signerats eller om något uppdateras i signeringsprocessen.
Kan jag se i efterhand när det signerades?
Ja, självklart. Vår e-signeringsplattform ger dig ett komplett och detaljerat revisionsspår för varje dokument.
Revisionsspåret innehåller information om vem som signerade dokumentet, när det signerades samt vilken IP-adress eller enhet som användes vid signeringen.
Du kan också följa dokumentets status och se vem som har signerat och vem som fortfarande behöver signera om flera personer ska skriva under.
Den här nivån av insyn är avgörande både för transparens och juridiska syften, så att du får en tillförlitlig dokumentation av hela signeringsprocessen.
Vad är skillnaden mellan en digital signatur och en e-signatur?
En digital signatur är en typ av e-signatur som använder kryptografiska tekniker för säkerhet och autentisering.
Den säkerställer integriteten i det signerade innehållet och verifierar undertecknarens identitet.
Alla digitala signaturer är e-signaturer, men alla e-signaturer är inte digitala signaturer. Digitala signaturer används också ofta för säkrare och juridiskt mer känsliga dokument.
Relaterade artiklar om e-signering
Kort om e-signering
Att använda e-signering handlar både om att hänga med i teknikutvecklingen och om att ligga steget före i en konkurrensutsatt affärsmiljö.
Genom att använda våra e-signaturlösningar kan ditt företag få stora fördelar i form av effektivitet, kostnadsbesparingar, säkerhet och regelefterlevnad.
Redo att förändra hur du signerar dokument? Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta de bästa e-signeringslösningarna för ditt företags behov.
Ansvarsfriskrivning:
Observera: Miramis ersätter inte en advokat eller advokatbyrå. Om du har juridiska frågor om innehållet på den här sidan, kontakta en kvalificerad jurist.
Relaterade artiklar
Förenkla avtalsgranskning med AI: köparguide
Upptäck hur AI förändrar avtalsgranskning. Spara tid och pengar och minska riskerna. Hitta rätt lösning i vår köpguide för AI för avtalsgranskning
Plattform för avtalshantering: den kompletta guiden
Lär dig använda en plattform för avtalshantering med vår kompletta guide. Förbättra dina processer och arbeta effektivare. Se hur du kommer igång nu.
AI-märkning av metadata för enklare avtalshantering
Lyft din avtalshantering med AI-driven metadatamärkning. Effektivisera processer, öka precisionen och gör dokumenthanteringen enklare.