Policymall för flexibla arbetsformer, rutiner och riktlinjer

Därför beskriver en policy för flexibelt arbete de sätt och processer genom vilka en organisation ger sina medarbetare en viss grad av flexibilitet i hur, var och när de arbetar. 

I den här guiden hjälper vi dig att förstå de viktigaste delarna i en policy för flexibelt arbete och hur du inför den effektivt i ditt företag.

Viktiga delar i en policy för flexibelt arbete

Policyer för flexibelt arbete lyfter fram många viktiga delar när det gäller att hantera dina medarbetares arbetsmönster.

Några av de viktigaste är:

✅ Flexibelt arbete gör det möjligt för dina medarbetare att hantera sina arbetsåtaganden mer effektivt tillsammans med personligt ansvar, fritidsintressen och ledighet, vilket ger bättre balans mellan arbete och privatliv.

✅ När medarbetare har kontroll över sina arbetstider och arbetsmiljöer är de oftast mer nöjda med sitt jobb. Den ökade nöjdheten kan leda till högre produktivitet.

✅ Flexibelt arbete, särskilt i form av distansarbete, kan kraftigt minska – eller helt ta bort – tiden och kostnaden för pendling. Det ger både ekonomiska fördelar och mer personlig tid för dina medarbetare.

✅ Att erbjuda flexibla arbetssätt kan göra en organisation mer attraktiv för potentiella medarbetare och hjälpa dig att behålla nuvarande personal genom att möta deras förändrade behov och förväntningar.

✅ Medarbetare med flexibla upplägg har ofta lägre frånvaro, eftersom de kan anpassa sina arbetstider för läkarbesök, skolaktiviteter eller återhämtning hemma vid sjukdom utan att behöva ta hela dagen ledig. 

Det gör att de kan hantera personliga nödsituationer mer effektivt och samtidigt leverera samma resultat för verksamheten.

Vad är en policy för flexibelt arbete, och vad är syftet?

En policy för flexibelt arbete beskriver processen för hur medarbetare kan använda sin lagstadgade rätt att begära flexibelt arbete.

I Storbritannien får till exempel bara medarbetare med minst 26 veckors anställningstid lämna en sådan begäran.

Dessutom behöver du / medarbetaren vara formellt anställd, inte arbeta under ett rådgivaravtal eller ett konsultavtal, och inte ha lämnat en begäran om flexibelt arbete under de senaste 12 månaderna enligt det lagstadgade regelverket för flexibelt arbete. 

Så fungerar flexibelt arbete

Flexibelt arbete kan omfatta olika upplägg, till exempel:

• Distansarbete

• Flextid

• Komprimerad arbetstid

• Jobbdelning

• Deltidsarbete

Målet är alltid att skapa en arbetsmiljö som stödjer olika behov och preferenser och samtidigt stärker både medarbetarnas välmående och organisationens resultat.

Är flexibelt arbete samma sak som hemma-, hybrid- eller agilt arbete?

Även om de här begreppen ofta används som synonymer finns det flera viktiga skillnader, till exempel:

Agilt arbete

Agilt arbete syftar på de metoder och arbetssätt som skapar flexibilitet på arbetsplatsen. Det möjliggörs genom olika arbetsmodeller och är dessutom mer aktivitetsbaserat. 

Flexibelt arbete

Flexibelt arbete fokuserar mer på tidsaspekten för dina medarbetare och på anpassningar av traditionella arbetstider för att stödja en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Flexibilitet kan till exempel innebära att man arbetar delvis hemifrån, delvis på kontoret eller helt på kontoret, men vid olika tider.

Hybrid- & hemarbete

Hybrid- och hemarbete definierar däremot tydligare platsaspekten för organisationen och dina medarbetare genom att kombinera distansarbete och kontorsarbete.

Det här arbetssättet uppmuntrar en mix av miljöer för att skapa en optimal arbetsmiljö som drar nytta av fördelarna i båda uppläggen.

Varför är en policy för flexibelt arbete viktig?

Det är viktigt att dina medarbetare känner till sin rätt att begära flexibelt arbete och att både medarbetare och chefer känner till processen som följs om en sådan begäran lämnas in.

Ej avtalsbunden 

Utan en tydlig process är det större risk för tvister om flexibelt arbete och påståenden om inkonsekvent behandling mellan olika medarbetare i organisationen. 

Därför är en policy för flexibelt arbete vanligtvis ej avtalsbunden.

Det innebär att arbetsgivaren kan göra ändringar i policyn utan medarbetarens godkännande. 

Det innebär också att om arbetsgivaren inte följer processen till punkt och pricka räknas det inte som ett avtalsbrott, och medarbetaren kan därför inte väcka talan mot arbetsgivaren på den grunden.

Viktiga delar i policyn för flexibelt arbete

En policy för flexibelt arbete kan delas upp i flera centrala områden, till exempel:

Behörighet

Ett avsnitt om behörighet definierar vem som kan få flexibelt arbete. 

Även om det är fördelaktigt att erbjuda flexibilitet till alla medarbetare kan vissa roller kräva fysisk närvaro eller fasta kärntider i större utsträckning än andra.

Typer av flexibilitet som erbjuds

Policyn bör tydligt beskriva vilka former av flexibelt arbete som finns tillgängliga. 

Det kan till exempel omfatta allt från distansarbetsalternativ till flexibla start- och sluttider.

Ansökningsprocess

Du bör etablera en enkel och transparent process för att begära flexibla arbetsupplägg. 

Det kan till exempel omfatta hur en begäran lämnas in, vilken dokumentation som krävs och hur godkännandeprocessen ser ut.

Testperioder

Överväg att införa testperioder för nya flexibla arbetsupplägg för att säkerställa att de möter både medarbetarnas och organisationens behov. 

På så sätt kan en testperiod visa hur förändringen påverkar medarbetarens leverans.

Prestationsuppföljning

Policyn kan också beskriva hur prestation ska mätas och följas upp. 

Det är avgörande att fokusera på resultat och produktivitet snarare än bara arbetade timmar.

Förväntningar på kommunikation

Du bör också sätta tydliga förväntningar på kommunikation. Det inkluderar tillgänglighet under vissa tider och vilka kommunikationssätt som föredras. Då förstår både du och dina medarbetare vad som förväntas när det gäller tillgänglighet.

Det kan till exempel ske via en digital meddelandeplattform som Teams Chat, Slack eller Google Chat.

Teknik och stöd

Teknik är nyckeln till distansarbete. Därför bör du beskriva vilken teknik och vilket stöd som finns för att möjliggöra flexibelt arbete.

Det kan till exempel inkludera fjärråtkomst till system, samarbetsverktyg och IT-support på distans.

Uppföljning och anpassning

Du bör också ha en mekanism i organisationen för att regelbundet se över och anpassa policyn vid behov. 

Det kan till exempel ske genom feedback från medarbetare, som ofta ger värdefulla insikter för förbättringar.

Hur inför du en policy för flexibelt arbete?

Att införa en policy för flexibelt arbete är lika viktigt som att ta fram den från början. 

Några steg du kan ta inom det här området är till exempel:

Stöd från ledningen

Om företagsledningen står bakom konceptet blir det lättare att införa policyn. 

Att till exempel visa fördelarna med flexibelt arbete, såsom högre produktivitet och nöjdare medarbetare, kan hjälpa dig här.

Kommunicera policyn

Kommunicera policyn tydligt till alla medarbetare. 

Det bör också tydligt framgå vilka fördelar policyn ger, varför den införs och hur den ska implementeras.

Utbildning

Låt HR-teamet ge dina chefer utbildning i hur flexibla team leds på ett effektivt sätt.

Det kan till exempel handla om att sätta tydliga mål, mäta prestation och hålla ihop samarbetet i teamet.

Följ upp och utvärdera effekten

Genom att regelbundet följa upp och utvärdera hur effektiv policyn är kan du samla in feedback från medarbetare och chefer och justera policyn vid behov för att möta organisationens mål.

Bygg en kultur av förtroende

Genom att skapa en kultur av förtroende och ömsesidig respekt i organisationen kommer dina medarbetare naturligt att känna sig mer engagerade och lojala.

Flexibelt arbete bygger också på förtroende mellan medarbetare och chefer för att arbetet ska bli gjort på ett bra sätt, oavsett plats eller tid på dagen.

Vilka är de vanligaste fallgroparna?

Det finns många vanliga fallgropar kring en policy för flexibelt arbete. Några exempel är:

Att inte ha en policy för flexibelt arbete

Utan en policy för flexibelt arbete känner dina medarbetare och chefer inte till det rättsliga ramverket för begäran om flexibelt arbete eller arbetsgivarens standardprocess när en sådan begäran kommer in.

Det kan i sin tur leda till olika behandling av personalen och därmed tvister, som i förlängningen kan bli juridiska tvister på grund av orättvis behandling av medarbetare.

Att ha en avtalsbunden policy för flexibelt arbete

Anställningsavtalet innehåller de villkor som styr en medarbetares anställning. Om policyn blir en del av anställningsavtalet kan ändringar därför normalt inte göras utan båda parters samtycke. 

Vanligtvis vill en arbetsgivare kunna uppdatera sina policyer och processer löpande och i vissa situationer också kunna avvika från dem utan att följa dem till punkt och pricka.

Därför bör policyn för flexibelt arbete vara ej avtalsbunden, så att den inte blir en del av anställningsavtalet och ändringar kan göras snabbare.

Annars behöver arbetsgivaren få personalens godkännande för varje ändring, hur liten den än är.

Policyn för flexibelt arbete bör därför tydligt ange att den inte är avtalsbunden, det vill säga att den inte utgör en del av anställningsavtalet.

ACAS uppförandekod för arbetsgivare

ACAS policy för flexibelt arbete i Storbritannien innehåller också en uppförandekod för arbetsgivare om hur begäran om flexibelt arbete ska hanteras – som arbetsgivare bör läsa – samt en tillhörande guide om flexibelt arbete och balans mellan arbete och privatliv, som också är värd att läsa,

För mycket juridiskt språk och detaljer

De bästa policyerna är tydliga, koncisa och lätta att hitta i och förstå.

Därför är det osannolikt att policyer som är långa, otympliga och fulla av jargong används eller förstås.

Att inte hålla policyn uppdaterad

Arbetsrätten förändras ofta. Därför bör du regelbundet se över din färdiga, anpassade policy för att säkerställa att du som arbetsgivare fortsatt följer lagen när reglerna ändras.

Måste arbetsgivare tillåta flexibelt arbete?

Frågan om en arbetsgivare måste tillåta flexibelt arbete beror i praktiken på var dina medarbetare finns och vilken jurisdiktion de omfattas av.

Till exempel:

Flexibelt arbete i Storbritannien

I Storbritannien måste arbetsgivare behandla begäran om flexibelt arbete från medarbetare som har varit kontinuerligt anställda i 26 veckor på ett rimligt sätt. 

Arbetsgivare är inte skyldiga att godkänna varje begäran, men de måste följa en rättvis process och ange legitima affärsmässiga skäl för ett avslag.

Flexibelt arbete i USA

I USA finns inget federalt krav på att arbetsgivare måste tillåta flexibla arbetsarrangemang, men vissa delstater och lokala jurisdiktioner kan ha särskilda regler som uppmuntrar eller kräver viss flexibilitet. 

Om du har medarbetare som bor i en viss delstat bör du ta juridisk rådgivning för den regionen, för att vara på den säkra sidan när du avgör vad som ska ingå i policyn för dessa medarbetare.

Flexibelt arbete i EU

I EU uppmuntras arbetsgivare i allt högre grad att tillmötesgå flexibla arbetsarrangemang. De konkreta reglerna varierar dock från land till land.

Det beror på att EU-direktiv och lokala lagar ofta främjar balans mellan arbete och privatliv och signalerar att arbetsgivare bör överväga begäran om flexibelt arbete, utan att i alla lägen kräva att de godkänns.

Om du har medarbetare som är bosatta i ett EU-land bör du, precis som i USA, också ta juridisk rådgivning för deras region för att vara på den säkra sidan.

Måste en medarbetare ange skäl för flexibelt arbete?

I nästan alla jurisdiktioner måste medarbetare som begär flexibla arbetsarrangemang ange skälen till sin begäran – och i vissa fall, som i Storbritannien, kan det krävas mer detaljer än i andra.

Det hjälper arbetsgivare att bedöma genomförbarheten och påverkan av de föreslagna förändringarna i företaget som helhet.

Kravet på en motivering hjälper också till att matcha medarbetarnas behov med organisationens förmåga, styrkor och svagheter, så att verksamheten kan fungera på samma sätt och att teknik, redundansprocesser och reservlösningar finns på plats för att få det att fungera.

Avslutande tankar om policyn för flexibelt arbete

En genomarbetad policy för flexibelt arbete kan ge en mer motiverad, nöjd och produktiv arbetsstyrka som får mer gjort på samma tid. 

Genom att ta hänsyn till både organisationens och medarbetarnas behov kan du som arbetsgivare skapa en stödjande och flexibel arbetsmiljö som gynnar alla.

Kom bara ihåg att flexibilitet inte är en universallösning. Det handlar om att hitta rätt balans för varje unik situation och varje organisation.

Redo att komma igång?

Skapa din policy för flexibelt arbete på några minuter. Plattformen Miramis (tidigare Pocketlaw) erbjuder AI-stöd för avtalsskrivning, smart programvara för avtalshantering och e-signering. Du kan också automatisera dina egna juridiska mallar och förvandla dina standardmallar till dynamiska arbetsflöden.