Policymall för flexibla arbetsformer, rutiner och riktlinjer

En policy för flexibelt arbete beskriver därför på vilka sätt och genom vilka processer en organisation ger sina medarbetare viss flexibilitet i hur, var och när de arbetar. 

I den här guiden hjälper vi dig att förstå de viktigaste delarna i en policy för flexibelt arbete och hur du inför den effektivt i ditt företag.

Viktigaste delarna i en policy för flexibelt arbete

Policyer för flexibelt arbete lyfter fram flera viktiga delar när du ska hantera dina medarbetares arbetssätt och arbetstider.

Några av de viktigaste delarna är:

✅ Flexibelt arbete gör det lättare för dina medarbetare att hantera jobbet tillsammans med personliga ansvar, fritidsintressen och ledighet, vilket skapar bättre balans mellan arbetsliv och privatliv.

✅När medarbetare har kontroll över sina arbetsscheman och arbetsmiljöer tenderar de att vara nöjdare med sina jobb. Den ökade nöjdheten kan leda till högre produktivitet.

✅Flexibelt arbete, särskilt i form av distansarbete, kan kraftigt minska – eller helt eliminera – tiden och kostnaderna för pendling, vilket ger både ekonomiska fördelar och mer personlig tid för dina medarbetare.

✅ Att erbjuda flexibla arbetsalternativ kan göra en organisation mer attraktiv för kandidater och hjälpa till att behålla nuvarande personal genom att möta deras föränderliga behov och förväntningar.

✅Medarbetare med flexibla arbetsupplägg har ofta lägre frånvaro, eftersom de kan anpassa sina arbetstider för läkarbesök, skolaktiviteter eller återhämtning hemma vid sjukdom utan att behöva ta en hel dag ledigt. 

Det gör att de kan hantera personliga nödsituationer mer effektivt och samtidigt leverera samma resultat för verksamheten.

Vad är en policy för flexibelt arbete, och vad är syftet?

En policy för flexibelt arbete beskriver processen för hur medarbetare kan använda sin lagstadgade rätt att begära flexibelt arbete.

I Storbritannien får till exempel bara medarbetare med minst 26 veckors anställningstid lämna en sådan begäran.

Dessutom måste du / medarbetaren vara anställd, inte omfattas av ett rådgivaravtal eller ett konsultavtal, och får inte ha lämnat en begäran om flexibelt arbete under de senaste 12 månaderna enligt det lagstadgade regelverket för flexibelt arbete. 

Så fungerar flexibelt arbete

Flexibelt arbete kan omfatta olika upplägg, till exempel:

• Distansarbete

• Flextid

• Komprimerade arbetstider

• Delad tjänst

• Deltidsarbete

Målet är alltid att skapa en arbetsmiljö som stöttar olika behov och preferenser och samtidigt stärker både medarbetarnas välmående och organisationens resultat.

Är flexibelt arbete samma sak som hemarbete, hybridarbete eller agilt arbete?

Även om termerna ofta används som om de betyder samma sak finns det flera viktiga skillnader, till exempel:

Agilt arbete

Agilt arbete syftar på metoder och arbetssätt som skapar flexibilitet på arbetsplatsen genom olika arbetsmodeller och ett mer aktivitetsbaserat upplägg. 

Flexibelt arbete

Flexibelt arbete handlar mer om när dina medarbetare arbetar och om att anpassa traditionella arbetstider för att skapa en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Till exempel kan flexibilitet innebära att man arbetar delvis hemma, delvis på kontoret eller helt på kontoret, men vid olika tider.

Hybrid- och hemarbete

Hybrid- och hemarbete definierar däremot tydligare var arbetet utförs för dina medarbetare – genom att kombinera distansarbete med arbete på kontoret.

Det här upplägget uppmuntrar en mix av miljöer för att skapa bästa möjliga arbetsförhållanden och ta vara på fördelarna i båda alternativen.

Varför är en policy för flexibelt arbete viktig?

Det är viktigt att dina medarbetare känner till sin rätt att begära flexibelt arbete och att både medarbetare och linjechefer känner till processen som följer om en sådan begäran lämnas in.

Inte avtalsbunden 

Utan en tydlig process ökar risken för tvister om flexibelt arbete och påståenden om inkonsekvent behandling mellan olika medarbetare i organisationen. 

Därför är en policy för flexibelt arbete vanligtvis inte avtalsbunden.

Det betyder att en arbetsgivare kan ändra policyn utan medarbetarens godkännande. 

Det betyder också att om arbetsgivaren inte följer processen till punkt och pricka utgör det normalt inte ett avtalsbrott, och medarbetaren kan därför inte väcka talan mot arbetsgivaren enbart på den grunden.

Viktiga delar i en mall för policy för flexibelt arbete

När det gäller policyer för flexibelt arbete kan policyn delas upp i flera kärnområden, till exempel:

Vem som omfattas

Ett avsnitt om behörighet definierar vem som har rätt till flexibelt arbete. 

Även om det är bra att erbjuda flexibilitet till alla medarbetare kan vissa roller kräva fysisk närvaro eller fasta kärntider mer än andra.

Vilken flexibilitet som erbjuds

Det bör tydligt beskriva vilka typer av flexibla arbetsupplägg som finns tillgängliga. 

Det kan till exempel omfatta allt från distansarbetsalternativ till flexibla start- och sluttider.

Ansökningsprocess

Du bör etablera en enkel och transparent process för att begära flexibla arbetsupplägg. 

Det kan till exempel innehålla information om hur en begäran lämnas in, vilken dokumentation som krävs och hur godkännandeprocessen ser ut.

Testperioder

Överväg att införa testperioder för nya flexibla arbetsupplägg för att säkerställa att de möter behoven hos både medarbetarna och organisationen. 

På så sätt kan du under en testperiod se hur förändringen påverkar medarbetarens resultat.

Resultatstyrning

Det kan också beskriva hur prestation ska mätas och följas upp. 

Det är avgörande att fokusera på resultat och produktivitet, inte bara på antal arbetade timmar.

Förväntningar på kommunikation

Du bör också sätta tydliga förväntningar på kommunikationen. Det inkluderar tillgänglighet under vissa tider och föredragna kommunikationssätt. Då förstår både du och dina medarbetare vad som förväntas när det gäller tillgänglighet.

Det kan ske via en meddelandeplattform online som Teams Chat, Slack eller Google Chat.

Teknik och support

Teknik är avgörande för distansarbete. Därför bör du beskriva vilken teknik och vilket stöd som finns för att möjliggöra flexibelt arbete.

Det kan till exempel omfatta fjärråtkomst till system, samarbetsverktyg och IT-support på distans.

Uppföljning och anpassning

Du bör också inkludera en mekanism i organisationen för att regelbundet se över och anpassa policyn vid behov. 

Det kan till exempel ske genom feedback från medarbetare som kan ge värdefulla insikter om förbättringar.

Så inför du en policy för flexibelt arbete

Att införa en policy för flexibelt arbete är minst lika viktigt som att skapa den från början. 

Några steg du kan ta inom det här området är till exempel följande:

Stöd från ledningen

Om du får den högsta ledningen att ställa sig bakom konceptet blir det lättare att införa policyn. 

Att till exempel visa fördelarna med flexibelt arbete, som ökad produktivitet och högre medarbetarnöjdhet, kan hjälpa dig här.

Kommunicera policyn

Kommunicera policyn tydligt till alla medarbetare. 

Det bör också tydligt framgå vilka fördelar policyn ger, varför den införs och hur den ska implementeras.

Utbildning

Be HR-teamet att ge dina chefer utbildning i hur de leder flexibla team på ett effektivt sätt.

Det kan till exempel handla om att sätta tydliga mål, mäta prestation och behålla samarbetet i teamet.

Följ upp och utvärdera

Genom att regelbundet följa upp och utvärdera hur effektiv policyn är kan du samla in feedback från både medarbetare och chefer och justera policyn vid behov så att den stödjer organisationens mål.

Bygg en kultur av tillit

Genom att skapa en kultur präglad av tillit och ömsesidig respekt i organisationen kommer dina medarbetare naturligt att känna sig mer engagerade och mer lojala.

Flexibelt arbete bygger också på förtroende mellan medarbetare och chefer för att arbetet blir gjort på ett effektivt sätt, oavsett plats eller tid på dagen.

Vanliga fallgropar i en policy för flexibelt arbete

Det finns flera vanliga fallgropar när det gäller en policy för flexibelt arbete. Några exempel är:

Att inte ha en policy för flexibelt arbete

Utan en policy för flexibelt arbete känner dina medarbetare och linjechefer inte till det rättsliga ramverket för begäran om flexibelt arbete eller arbetsgivarens standardprocess när en sådan begäran kommer in.

Det kan i sin tur leda till skillnader i hur medarbetare behandlas och därmed till tvister, som i sin tur kan leda till rättsliga processer på grund av orättvis behandling.

Att göra policyn avtalsbunden

Anställningsavtalet innehåller de villkor som reglerar en medarbetares anställning. Om den här policyn blir en del av anställningsavtalet kan ändringar därför normalt inte göras utan båda parters samtycke. 

Vanligtvis vill en arbetsgivare kunna ändra sina policyer och processer löpande och i vissa situationer kanske man också vill undvika att följa dem till punkt och pricka.

Därför bör policyn för flexibelt arbete inte vara avtalsbunden, så att den inte blir en del av anställningsavtalet och ändringar kan göras snabbare.

Annars behöver arbetsgivaren få personalens godkännande för varje ändring, hur liten den än är.

Policyn för flexibelt arbete bör därför tydligt ange att den inte är avtalsbunden, det vill säga att den inte utgör en del av anställningsavtalet.

ACAS uppförandekod för arbetsgivare

ACAS policy för flexibelt arbete i Storbritannien innehåller också en uppförandekod för arbetsgivare om hur begäran om flexibelt arbete ska hanteras – som arbetsgivare bör läsa – samt en kompletterande guide om flexibelt arbete och balans mellan arbete och privatliv, som också är värd att läsa,

För mycket juridiskt språk och detaljer

De bästa policyerna är alltid tydliga, koncisa och lätta att hitta i och förstå.

Därför är det osannolikt att policyer som är långa, otympliga och fulla av jargong används eller förstås.

Att inte hålla policyn uppdaterad

Arbetsrätten ändras ofta. Därför bör du regelbundet se över din färdiga, anpassade policy för att säkerställa att du som arbetsgivare fortsätter att följa lagen när reglerna ändras.

Måste arbetsgivare tillåta flexibelt arbete?

Om en arbetsgivare måste tillåta flexibelt arbete beror i praktiken på var dina medarbetare finns och vilka jurisdiktioner de omfattas av.

Till exempel:

Flexibelt arbete i Storbritannien

I Storbritannien måste arbetsgivare hantera begäran om flexibelt arbete från medarbetare som har varit kontinuerligt anställda i 26 veckor på ett rimligt sätt. 

Arbetsgivare är inte skyldiga att godkänna varje begäran, men de måste följa en rättvis process och ge legitima affärsskäl för ett avslag.

Flexibelt arbete i USA

I USA finns inget federalt krav på att arbetsgivare måste tillåta flexibla arbetsupplägg, men vissa delstater och lokala jurisdiktioner kan ha särskilda regler som uppmuntrar eller kräver viss flexibilitet. 

Om du har medarbetare som bor i en viss delstat bör du ta juridisk rådgivning för deras region för att vara på den säkra sidan när du avgör vad som ska ingå i policyn för dessa medarbetare.

Flexibelt arbete i EU

I EU uppmuntras arbetsgivare i allt högre grad att tillmötesgå flexibla arbetsupplägg. De specifika reglerna varierar dock från land till land.

Det beror på att EU-direktiv och lokala lagar ofta främjar balans mellan arbete och privatliv, vilket signalerar till arbetsgivare att de bör överväga begäran om flexibelt arbete utan att kräva att alla begäranden godkänns.

Om du har medarbetare som är bosatta i ett EU-land bör du, precis som i USA, ta juridisk rådgivning för deras region för att vara på den säkra sidan.

Måste en medarbetare ange skäl för flexibelt arbete?

I nästan alla jurisdiktioner måste medarbetare som begär flexibla arbetsupplägg ange skäl för sin begäran – och i vissa fall, som i Storbritannien, kan kraven vara mer detaljerade än i andra.

Det hjälper arbetsgivare att bedöma genomförbarheten och påverkan av de föreslagna ändringarna i företaget som helhet.

Kravet på ett skäl hjälper också till att matcha medarbetarens behov med organisationens kapacitet, styrkor och svagheter, så att verksamheten kan fungera som vanligt och att teknik, redundansprocesser och backuplösningar finns på plats för att få det att fungera.

Slutsats om policy för flexibelt arbete

En väl utformad policy för flexibelt arbete kan leda till en mer motiverad, nöjd och produktiv arbetsstyrka som får mer gjort på samma tid. 

Genom att ta hänsyn till både organisationens och medarbetarnas behov kan du som arbetsgivare skapa en stöttande och flexibel arbetsmiljö som gynnar alla.

Kom bara ihåg att flexibilitet inte är en universallösning; det handlar om att hitta rätt balans för varje unik situation och varje organisation.

Redo att komma igång?

Skapa din policy för flexibelt arbete på några minuter. Miramis-plattformen (tidigare Pocketlaw) erbjuder AI-nativ hjälp med avtalsutkast, smart programvara för avtalshantering och e-signering. Du kan också automatisera dina egna juridiska mallar för att omvandla dina standardmallar till dynamiska arbetsflöden.