Lean Legal: vägen till smart tillväxt

Den goda nyheten är att juridiken kan optimeras och bidra till affärsframgångar. Vi är här för att hjälpa företag och juridiska team att hitta ett bättre sätt att arbeta med juridik så att de kan växa smartare, trots allt tuffare affärsvillkor. Ett sätt att nå hållbar och ansvarsfull tillväxt är att använda konceptet Lean Legal. 

Lean Legal är ett ramverk för juridiska team och företag som hjälper dem att optimera juridiska processer så att de stödjer övergripande affärsmål. Resultatet är smart tillväxt – tillväxt som är hållbar, långsiktig och skalbar. I den här artikeln och flera andra kommer vi att introducera Miramis' (tidigare Pocketlaw) Lean Legal-ramverk, varför vi anser att det är affärskritiskt och vilka steg du kan ta för att komma igång på resan mot att bli lean.

Varför du behöver förbättra dina juridiska processer nu

Tillväxt sker inte utan juridik. Den behövs för att anställa, skydda mjukvara, vinna nya kunder, sälja varor och tjänster, säkerställa att du följer dataskyddslagar och mycket mer. När allt går snabbare än någonsin i affärsvärlden måste dina juridiska processer kunna hänga med och stötta den tillväxten – inte bromsa den. Konkurrensen finns alltid runt hörnet, eller så kan en ny lag dyka upp över en natt och börja gälla före årets slut, vilket kan påverka verksamheten. Du behöver kunna anpassa dig – snabbt. Det finns inget utrymme för (juridiska) flaskhalsar. 

Varje dag du inte förbättrar dina juridiska processer hämmar du företagets tillväxt. Tillväxt är nödvändig, men i dagens marknad är det inte längre ett tänk kring “tillväxt till varje pris”. Den måste vara hållbar, långsiktig och ansvarsfull och bidra till ett sunt resultat för företaget. Och ännu viktigare: kostnaderna måste hållas nere, vilket betyder att företag måste hitta nya sätt och arbeta smartare. 1+1 måste bli 3 eller 10, inte 1,5. 

Dessutom kommer pressen inte bara från myndigheter att ha full koll på juridiken – den kommer också från kunder och investerare. Kunder förväntar sig att varumärken de engagerar sig i följer regler fullt ut, är mer transparenta och säkra. Investerare förväntar sig samma sak. 

Juridik påverkar alla delar av verksamheten, och den har potential att vara en fullständig möjliggörare för framsteg och ett skyddsnät när bolaget växer. Ett sätt att börja bana väg för att juridik ska stötta tillväxt är genom Lean Legal. 

Vad är Lean Legal? 

Ta en snabb minut och tänk igenom några av de juridiska processer du har på plats i dag. Ta till exempel dina anställningsprocesser eller dina kommersiella avtal. Rita upp alla steg som krävs för att få det gjort och få det gjort rätt. Hur många steg är det? Och hur stor är risken för mänskliga fel? Hur mycket tid och resurser går till spillo varje dag?

Genom att inte optimera och minska antalet steg i dina juridiska processer slösar du tid, riskerar fel och riskerar att hamna efter och inte följa lagar när de uppdateras. Allt detta kan, och kommer sannolikt att, leda till förlorade pengar och möjligheter. Du ligger alltid lite (eller mycket) efter, även om du inte inser det. Att bara lägga till fler personer för att försöka lösa problemet har misslyckats tidigare – så nu är det dags för en förändring. 

I åratal har företag investerat i lean-processer i hela verksamheten, men försummat juridik. Ingen skulle drömma om att låta marknadsteamet lägga pengar på annonser utan att följa upp resultat, eller förlita sig på separata kalkylark på olika datorer för att sköta bokföringen. Ändå är det precis så de flesta företag väljer att hantera juridik. Varför? De flesta företag inser inte att en stor del av det dagliga juridiska arbetet kan automatiseras för att spara tid och minska risker, och därför investerar de inte i förbättringar. Det måste ändras nu.

Det är i optimeringen av den dagliga juridiken som Lean Legal kommer in. Lean Legal-ramverket består av 3 steg: Mät → Bedöm → Innovera

Att använda ramverket hjälper juridiska team och företagsledare att arbeta mer strategiskt och datadrivet med juridik. Med rätt insikter och data om juridiska processer kan du optimera arbetsflöden, agera snabbare på möjligheter och fördela resurser smartare. Resultatet är smart tillväxt – tillväxt som är hållbar, långsiktig och skalbar.

Låt oss titta närmare på varje steg, vad de innehåller och vilka åtgärder du kan ta för att bli lean. 

Mät 

För att förstå om det du gör ger avsedd effekt måste du mäta det. Att ha ett sätt att mäta framgång är redan standard i alla andra delar av verksamheten – sälj har mål och KPI:er som de mäts mot, och det gäller även marknad, customer success och produkt. Så varför mäter vi inte mer när det gäller juridik? 

Skulle det inte vara hjälpsamt att veta: 

• Hur lång tid tar det att ta fram ett avtal? 

• Hur många fel uppstår i genomsnitt under processen att ta fram ett avtal? 

• Hur lång tid tar det att få ett nytt avtal till kunden för signering? 

• Hur lång tid tar det att få ett avtal signerat efter att det har skickats? 

Detta, och mycket mer, är sådant vi kan mäta och förbättra i juridiska arbetsflöden.

Med Lean Legal-ramverket bör du, 

Sätta upp KPI:er. Bestäm vilka nyckeltal i företaget som är kopplade till dina juridiska processer och som du kan mäta framgång mot. Till exempel att minska tiden det tar att ta fram avtal, öka acceptansgraden för avtal med 10 % eller minska förhandlingstiden. Om ett team till exempel driver ett experiment för att minska förhandlingstiderna, se till att det finns mätetal på plats för det experimentet så att du kan mäta resultatet korrekt. 

Inkludera mjuka mätetal. Samla in intern feedback från medarbetare och kunder om avtalsprocessen. Dessa mer kvalitativa datapunkter hjälper till att ge kontext till dina KPI:er och det som påverkar dem.  

Skapa företagsbenchmarks. Benchmarks för juridik hjälper dig att fortsätta mäta och förbättra prestationen. Du vill till exempel inte att tiden för att ta fram ett avtal ska överstiga 15 minuter under vissa omständigheter, eftersom du då vet att du inte använder automatisering på bästa sätt. Benchmarks ger också teamen ett mål att sträva mot och hjälper till att bygga en kultur av ständig förbättring. 

När du väl har mätt finns det sannolikt områden där du vill omvärdera och förbättra. 

Bedöm 

Vi bad dig nyligen att tänka igenom din nuvarande juridiska process för ett affärsbehov. Tänk nu på alla punkter i den processen där något kan gå fel eller tappas bort på vägen. När tydliga processer saknas och flera intressenter är inblandade kan det snabbt bli rörigt, så du behöver ett sätt att behålla kontrollen. 

Bedöm var det finns slöseri eller ineffektivitet så att du kan få kontroll och minska risker. För att göra det,

Skapa en juridisk source of truth. Du behöver ha allt lagrat på en central plats med tydlig struktur och tydligt ägarskap. När allt finns på ett ställe slipper du huvudvärken med att inte veta var avtal lagras och om de lagras säkert. Om du i dag lagrar dina avtal i Google Drive eller något liknande, bedöm hur säker och riskutsatt den processen är. 

Automatisera uppgifter där du kan och ta bort onödiga processer fram och tillbaka. När långa och komplexa processer finns på plats tar de ofta mer resurser än nödvändigt. Det mest effektfulla sättet att fördela resurser bättre är att automatisera repetitiva uppgifter med låg komplexitet med verktyg som hjälper dig med vardagliga juridiska avtal från initiering till lagring. Bedöm din nuvarande legal tech-stack – hjälper den dig att effektivisera processerna eller skapar den onödiga hinder? Använder du verktyg som hjälper dig att automatisera och minska administrationen? 

Håll dig uppdaterad om förändringar i lagen.  Att vara uppdaterad gör att du kan anställa med de mest aktuella anställningsavtalen eller lansera marknadskampanjer på nya marknader utan att behöva oroa dig. Du kanske inte har den perfekta lösningen exakt när du behöver den, men du måste säkerställa att du följer regelverket tillräckligt väl så att du inte riskerar allvarliga böter eller skada på varumärket. 

När du får mer kontroll kan du också våga mer och ta större risker. De här två delarna är avgörande för att driva hypergrowth.

Innovera 

Omvandlingen av juridiska tjänster och processer har knappt börjat. E-signering och första generationens verktyg för avtalslivscykelhantering (CLM) har satt i gång en förändring, men är långt ifrån att kunna stötta behoven hos ambitiösa företag. De gamla arbetssätten måste utmanas och förbättras både ur ett teknikperspektiv och ur ett internt processperspektiv. 

Det fina är att du har fantastisk kompetens som kan hjälpa dig att utmana och kraftigt förbättra hur du arbetar med juridiska flaskhalsar och ineffektiviteter. Nyckeln är att skapa en arbetsmiljö där det uppmuntras. För att göra det, 

Lita på att teamen kan experimentera.  Ledare bör sätta upp ramar för varje team att följa för att skapa en kultur där det är okej att misslyckas och där team uppmuntras att experimentera och hitta bättre arbetssätt. För juridiska team betyder det att de får utrymme att testa nya sätt att arbeta och verktyg som hjälper dem att ta bort flaskhalsar. 

Skapa utrymme för medarbetare att utmana de nuvarande processerna. Uppmuntra andra team att prata om vad de upplever som ineffektivt i dagens processer och att starta en dialog om hur de kan bidra till förbättringar. Du kan också sätta upp enkla feedbackloopar, som en enkät som skickas internt för att samla in feedback och data anonymt. 

Uppdatera din legal tech-stack. Experimentera med hur du kan göra din tech-stack leanare och smartare. Experimentera med hur du kan använda de verktyg du har mer effektivt och/eller införa nya verktyg som ytterligare ökar effektiviteten. Du kommer att ha färre resurser under den här perioden, så se till att du har en lean tech-stack som hjälper dig hela vägen. 

Ett innovativt och modigt mindset och en sådan företagskultur är avgörande för Lean Legal. Om team uppmuntras att tänka kreativt i alla delar av sitt arbete, särskilt i juridiska sammanhang, kan företaget nå sina mål snabbare och överträffa konkurrenterna i innovation. Om du inte försöker förnya och hitta nya sätt kan vi garantera att det finns en konkurrent där ute som gör det. 

Lean Legal är inte linjärt – det är ett ramverk som är tänkt att stödja kontinuerliga förbättringar. Så när du har gått igenom ramverket en gång kan du göra det igen och mäta, bedöma och innovera. 

Nå smart tillväxt 

Smart tillväxt: tillväxt som är hållbar, byggd för långsiktig framgång och skalbar. 

Som vi sa tidigare – tillväxt är nödvändig, men det är inte längre hållbart att ha ett mindset om “tillväxt till varje pris”. Vi behöver vara smartare i hur vi fördelar och använder våra resurser, vilket betyder att du behöver få kontroll över ditt nuvarande juridiska arbete, odla ett innovativt mindset i företagskulturen och minska slöseri samt effektivisera processer för att öka effektiviteten. Det gör du genom att använda Lean Legal-ramverket. 

Vi kommer att fortsätta gå djupare i Lean Legal, och vi hoppas att du vill fortsätta lära dig också!